Автоматизация рекрутинга в 1 клик
Базовые действия в онлайн-сервисе для автоматизации подбора персонала FriendWork
Учимся работать в сервисе для автоматизации подбора персонала FriendWork
Как работать с сервисом: пошаговая инструкция
1.1. Вход в сервис FriendWork
Делаем первые шаги
Чтобы войти в сервис FriendWork, нажмите кнопку «Войти» в правом верхнем углу (Рис. 1). В появившемся окне введите свой логин и пароль. Если Вы забыли пароль, его можно восстановить, кликнув по надписи «Забыли пароль?» (Рис. 2).
Рис. 1 Вход в сервис FriendWork
Рис. 2 Пароль и восстановление пароля
1.2. Основные разделы и кнопки
После входа в сервис открывается главная страница (раздел «Кандидаты»). В меню представлены разделы:

  • Кандидаты
  • Вакансии
  • Календарь
  • Заказчики
  • Аналитика
  • Настройки
  • Отдельная вкладка для быстрого добавления/экспорта Кандидата, Вакансии и Заказчика
  • Вкладка с чатом со Службой поддержки и туториалом
  • Вкладка с информацией о профиле пользователя
Рис. 3 Главное меню
Для удобства пользователей — отдельная кнопка для быстрого добавления/экспорта Кандидата, Вакансии и Заказчика (Рис. 4).
Рис. 4 Отдельная вкладка для добавления/экспорта Кандидатов, Вакансий, Заказчиков
В разделе «Помощь» быстрые ссылки на чат со Службой поддержки сервиса и подробным туториалом по работе с FriendWork (Рис. 5).
Рис. 5 Вкладка «Помощь»
В нижней части вертикальной панели находится иконка пользователя: кликните на нее — и вы увидите базовую информацию об аккаунте, тарифе, количестве администраторов, рекрутеров и нанимающих менеджеров, а также название компании, количество денежных средств и количество смс, доступных к отправке. Также в этой вкладке можно сменить учетную запись (Рис. 6).
Рис. 6 Функциональная иконка пользователя
1.3. Установка Расширения для браузера
Удобнее всего начинать работу в сервисе FriendWork с установки Расширения для браузера (Google Chrome, Яндекс, Mozilla FireFox, Opera, Microsoft Edge на базе Chromium), с помощью которого можно импортировать резюме Кандидатов с работных сайтов/соцсетей и добавлять их в сервис.

В Mozilla FireFox расширение устанавливается из магазина приложений Mozilla FireFox. В других браузерах — из магазина приложений Chrome. Чтобы в браузере Opera установить расширение из магазина Chrome, необходимо предварительно установить в Opera специальное расширение, которое можно найти по ссылке (ссылка ведет на магазин приложений Chrome): https://addons.opera.com/ru/extensions/details/install-chrome-extensions/

Чтобы установить Расширение, нажмите на кнопку «Импортировать Кандидата» (отмечено на Рис. 4). В новом окне кликните на активную ссылку «Установить расширение» в поле «Для импорта резюме с работных сайтов и соцсетей установите расширение для браузера Google Chrome».
Рис. 7 Установка Расширения для браузера (1)
После этого откроется страница установки расширения в магазине приложений браузера, где необходимо нажать кнопку «Установить» в правом верхнем углу (Рис. 8). Перед Вами откроется новое окно, в котором также нужно нажать «Установить расширение» (Рис. 9).
Рис. 8 Установка Расширения для браузера (2)
Рис. 9 Установка Расширения для браузера (3)
После этого в правом верхнем углу браузера появится кнопка (Рис. 10), которая позволит в один клик добавлять Кандидатов с работных сайтов или из социальных сетей в сервис. Расширение на панели инструментов закрепляется автоматически, кроме Chrome — в нем оно сразу после установки скрывается. Чтобы его закрепить на панели инструментов, нужно кликнуть по иконке в виде мозаики, и закрепить расширение на панели инструментов.

Импорт Кандидатов возможен со следующих сайтов:

  • HeadHunter
  • SuperJob
  • LinkedIn
  • Хабр Карьера
  • Facebook
  • ВКонтакте
  • Rabota.ru
  • JobLab.ru
  • Work.ua
  • Rabota.ua
  • Avito
  • Zarplata.ru (включая НГС и другие региональные сайты)
  • Farpost
  • AmazingHirin
Частично поддерживаются (не все поля):

  • ДомКадров.ру
  • GitHub
Рис. 10 Установка расширения для браузера (4)
2. Работа со страницей Заказчики
2.1. Раздел «Заказчики»
В разделе «Заказчики» хранится вся информация по Заказчикам, для которых ведётся подбор. В верхнем левом углу система показывает, сколько Заказчиков сейчас отображено на странице в Вашем личном кабинете (Рис. 11). В поле для Поиска (Рис. 11) достаточно набрать необходимое наименование, и система выведет подходящих Заказчиков.
Рис. 11 Страница «Заказчики» (1)
На странице отображаются наименования Заказчиков с указанием региона (если регион был указан в карточке Заказчика) (Рис. 12). Справа от наименования Заказчиков находятся кнопки «Открытые» и «Все» (Рис. 12) Если Вы хотите посмотреть Вакансии конкретного Заказчика со Статусом «Открыта», кликните на кнопку «Открытые». Выберите кнопку «Все», если хотите увидеть все Вакансии конкретного Заказчика с различными Статусами — «Открыта», «Закрыта», «Приостановлена», «Отменена», «Черновик».
Рис. 12 Страница «Заказчики» (2)
Чтобы отредактировать или удалить карточку Заказчика, кликните по иконкам справа (Рис. 13 и Рис. 14).
Рис. 13 Редактирование Заказчика
Рис. 14 Удаление Заказчика (1)
Чтобы исключить возможность случайного удаления карточек Заказчиков, система запрашивает дополнительное подтверждение (Рис. 15 (1)).
Рис. 15 Удаление Заказчика (2)
Открыть карточку Заказчика в режиме редактирования можно еще одним способом: кликнув по названию Заказчика.
2.2. Создание карточки Заказчика
Чтобы добавить нового Заказчика, нажмите на значок «+» на вертикальной панели в левой части экрана.
Рис. 16 Создание карточки Заказчика
Также карточку заказчика можно создать, нажав на основную кнопку в верхнем правом углу вкладки в виде большого синего плюса.
Рис. 16.1 Создание карточки Заказчика (2)
После того, как Вы нажали «Заказчик», откроется страница для заполнения информации по новому Заказчику.

В карточке Заказчика указаны поля:

  • Название
  • Регион
  • Сайт
  • Адрес офиса
  • Описание
  • Комментарий
  • Контакты

Обязательное поле для заполнения — «Название», остальные заполняются по Вашему усмотрению. В поле «Регион» можно указывать не только российские, но и зарубежные города, если Вы ведёте подбор для Заказчиков из других стран.
Рис. 17 Заполнение карточки Заказчика
Чтобы прикрепить контакты Заказчика (их может быть неограниченное количество), кликните «Добавить», введите данные в появившихся полях и нажмите «Сохранить». Впоследствии на указанный адрес электронной почты можно будет отправлять Заказчикам письма.

Обратите внимание! Добавление в этот раздел данных о заказчиках не равноценно созданию аккаунтов заказчиков в сервисе (с доступом в сервис) (Рис. 18, 19).
Рис. 18 Добавление контактов (1)
Рис. 19 Добавление контактов (2)
2.3. Создание Шаблонов писем
Чтобы сформировать Шаблоны писем, нажмите на иконку «Настройки» на функциональной панели слева (Рис. 20) и на новой странице выберите подраздел «Шаблоны писем» (Рис. 21).
Рис. 19 Создание Шаблонов писем (1)
Рис. 20 Создание Шаблонов писем (2)
В сервисе реализована возможность добавлять в Шаблоны теги. При отправке письма система автоматически заменит теги на информацию из различных разделов сервиса.

Например, Вы создаете Шаблон письма, кликаете по тегу «Имя и Отчество кандидата» (Рис. 21), он добавляется в текст письма, затем сохраняете Шаблон (кнопка «Сохранить» внизу страницы) (Рис. 22). При отправке письма тег меняется на реальные имя и отчество Кандидата, из профиля которого Вы отправляете письмо.
Рис. 21 Добавление тегов
Рис. 22 Сохранение шаблона письма
Теги в разделе «Шаблоны писем» разделены на блоки:

  • Сотрудник
  • Статус Кандидата
  • Вакансия
  • Кандидат
  • Заказчик
Рис. 23 Тематические блоки тегов
Из всех полей система может автоматически «подтягивать» информацию в Шаблон письма по специальным тегам. Поэтому, если вы отправляете письмо(-а) Кандидату(-ам) с описанием компании, где ему предстоит работать, придерживайтесь следующего алгоритма:

  1. Заполните поле «Описание» в карточке Заказчика информацией о Заказчике.
  2. Создайте Шаблон письма, в который добавьте тег «Описание Заказчика». Система будет автоматически «подтягивать» информацию из поля «Описание Заказчика» в следующие письма.
3. Работа со страницей «Вакансии»
3.1. Вкладка «Вакансии»
В меню выберите раздел «Вакансии». Система автоматически покажет Вакансии, которые сейчас находятся у Вас в работе. Чтобы установить необходимый фильтр по Статусу Вакансий («Открыта», «Закрыта», «Приостановлена», «Изменена», «Черновик», «Все вакансии»), выберите его в поле слева (Рис. 24, 25).

    Рис. 24 Раздел «Вакансии». Выбор фильтров (1)
    Рис. 25 Раздел «Вакансии». Фильтр по статусу
    По аналогии выбираем фильтр по Сотрудникам. Вы можете выбрать коллегу, который есть в системе, или фильтр «Все сотрудники». После установки фильтров на странице отобразится общее число подходящих Вакансий (Рис. 26).
      Рис. 26 Раздел «Вакансии». Выбор фильтров (2)
      «Расширенный фильтр» расположен в правой части экрана. Его можно скрыть или оставить активным. В поле «Заказчик» можно выбрать нужный отдел из раздела «Заказчики», чтобы отсортировать Вакансии по нему. Фильтр «Группировка» влияет на аналитику, которую можно посмотреть в виде диаграммы или в табличном виде в разделе «Вакансии».

      Данная аналитика будет содержать информацию о количестве открытых, закрытых, просроченных (по дате планового закрытия), приостановленных, отмененных вакансий, а также о среднем количестве дней, которые уходят на закрытие вакансий и позиций по ним. Она строится по Ответственным рекрутерам или по Заказчикам, которые указаны в карточке Вакансии (Ответственный рекрутер указывается в поле «Ответственный рекрутер», им может быть как рекрутер, так и нанимающий менеджер, а Заказчик указывается в поле «Заказчик»).
      Рис. 27 Расширенный фильтр
      Выберите раздел сервиса, в котором вы хотите осуществить поиск, от вашего выбора будет зависеть характер выборки. Если вы хотите отфильтровать все Вакансии, зайдите во вкладку «Вакансии». В поле «Заказчик» можно отсортировать все вакансии по: всем заказчикам или отделам компании.

      Если вы хотите отфильтровать всех Кандидатов, зайдите во вкладку «Кандидаты» и выберите поля сортировки:

      • Ответственный за кандидата
      • Способы занесения
      • Блок сортировки по ключевым словам
      • По периоду занесения
      • По тегам, оставленным в карточке кандидата
      • По опыту работы
      • Региону
      • Возрасту
      • Опыту работы
      • Типу занятости
      • Графику работы
      • Полу
      • Наличию и виду водительских прав
      Рис. 27.1 Расширенный фильтр при поиске по Заказчикам
      Давайте рассмотрим работу Сортировки на примере установки Дат создания и открытия Вакансии на примере Вакансии «Менеджер по продажам». Кликаем по Вакансии. На открывшейся странице видим поле «Дата открытия», название поля «Дата открытия/закрытия» появляется, только если перевести вакансию в статус «Закрыта» (рядом с полем для «Даты открытия» появляется поле, куда можно ввести «Дату закрытия»). Здесь Рекрутер вручную выставляет дату (Рис. 28).

      От этой даты будет вестись подсчет, сколько дней Вакансия находится в работе (считаются все календарные дни). Если установить период приостановки, то дни приостановки не будут учитываться в общем количестве дней работы над Вакансией. При создании вакансии «Дата открытия Вакансии» будет равна «Дате создания Вакансии», но Вы можете изменить «Дату открытия Вакансии» в поле «Дата открытия». Дата создания Вакансии фиксируется автоматически в поле «История» (Рис. 29).
        Рис. 28 Дата открытия Вакансии
        Рис. 29 Дата создания Вакансии
        Дату закрытия Вакансии можно указать, только поставив Статус «Закрыта». Чтобы всегда знать, сколько дней осталось до Плановой даты закрытия Вакансии, её можно указать в соответствующем поле. Эта дата и количество дней, оставшихся до нее, будут отображаться как в самой вакансии, так и во вкладке «Вакансии».
          Рис. 30 Дата закрытия Вакансии
          Обратимся к фильтру, расположенному в правой части экрана. С его помощью вакансии также можно сортировать по периоду, когда они находились в Статусе «Открыта». Для этого кликните на поле «Все время». После того, как период выбран, нажмите «Применить». Отметим, даже если вакансия в выбранный период была в статусе Открыта, при условии ее нахождения в другом статусе, она попадет в результаты выборки (Рис. 31).
            Рис. 31 Настройка периода
            3.2. Информация по Вакансиям
            На странице «Вакансии» можно посмотреть краткую информацию по всем (или отсортированным) Вакансиям:

            Название Вакансии
            Статус (с указанием Даты открытия, от которой ведется подсчет, сколько дней Вакансия находится в работе. Если навести курсор на Дату, то во всплывающем окне отобразится Дата создания Вакансии и сколько дней Вакансия находится в работе)
            Плановое закрытие (зелёным цветом подсвечивается – если дата планового закрытия не просрочена, красным – если просрочена)
            Ответственный Рекрутер
            Сотрудники
            Заказчик (Вакансия привязывается к Заказчику из вкладки «Заказчики»)
            Кандидаты («Новые» и «Все»). После нажатия на кнопки «Новые» и «Все» Вы перейдете в раздел «Кандидаты» со списками кандидатов:

            • «Новые» — переход в раздел «Кандидаты», в котором выводятся Кандидаты, отобранные на данную Вакансию со статусом «Новый», и у которых нет других статусов по данной Вакансии
            • «Все» — переход во вкладку «Кандидаты», в которой выводятся все Кандидаты, отобранные на данную Вакансию (со всеми статусами, включая статус «Новый».
                Рис. 32 Информация по Вакансиям
                Для того, чтобы опубликовать/копировать/удалить Вакансию, нажмите на три точки справа от полей «Новые» и «Все».
                  Рис. 33 Дополнительные действия
                  Кнопка копирования используется, если Рекрутеру нужно создать в сервисе Вакансию, похожую на ранее созданную. Например, две одинаковые Вакансии, но с разными регионами. Чтобы не создавать каждый раз Вакансию заново с той же самой информацией, используйте кнопку «Копировать».

                  Вся информация из карточки ранее созданной Вакансии скопируется в новую, на странице которой Вы сможете отредактировать необходимые поля. После того, как Вы нажмёте «Сохранить», в сервисе появится копия Вакансии с внесенными изменениями, в предыдущей вакансии информация останется без изменений.
                    Рис. 34 Копирование Вакансии
                    3.4. Создание Вакансии
                    Для того, чтобы создать новую Вакансию, кликните на значок «+» в правом верхнем углу.
                      Рис. 35 Добавление новой Вакансии
                      Перед Вами появится карточка Вакансии со следующими полями:

                      Название Вакансии (является обязательным для заполнения)
                      Количество позиций (Вы можете указать, сколько людей нужно принять на работу по Вакансии, чтобы считать её закрытой)
                      Тип Вакансии (добавляется по запросу пользователя, начиная с тарифа «Стандартный». Список типов настраивается под Ваши требования). Типы используются в отчете «Экспорт по открытым позициям», который можно выгрузить из вкладки Вакансии
                      Регион (после начала ввода система предложит выбрать из списка подходящие под введенный текст населенные пункты)
                      Статус (открыта/закрыта/приостановлена/отменена/черновик)
                      Дата открытия (от неё ведется подсчет, сколько дней Вакансия находится в работе, учитываются все календарные дни)
                      Плановое закрытие (система будет отображать справа от поля с Датой планового закрытия, сколько дней осталось до закрытия Вакансии)
                      Добавить период приостановки (если добавить период приостановки, то дни приостановки не будут учитываться в количестве дней работы над Вакансией)
                      Заказчик (отображаются названия Заказчиков из вкладки «Заказчики». Это поле нужно, чтобы создать структуру в сервисе, привязать Вакансии к Заказчику, а также это влияет на подтягивание указанных в карточке Заказчика почтовых адресов в поле «Кому» в окне отправки письма)
                      Ответственный рекрутер (в этом поле доступны для выбора все пользователи, имеющие доступ в сервис. Можно сделать так, чтобы в этом поле отображались только Администраторы и Рекрутеры (вкладка «Настройки», раздел «Компания»), Нанимающие менеджеры отображаться не будут)
                      Сотрудники (в этом поле отображаются все пользователи, имеющие доступ в сервис)
                      Прикреплённые файлы (эти файлы можно прикреплять к письму в один клик при отправке из сервиса, чтобы сэкономить время и не искать сохраненные файлы на компьютере)
                      Описание (по специальному тегу из поля «Описание» можно подтянуть информацию в Шаблон письма. Теги находятся во вкладке «Настройки», раздел «Шаблоны писем». Также информация из поля «Описание» автоматически подтягивается в карточку публикации Вакансии. Это описание в карточке публикации можно изменить)
                      Комментарий (из этого поля нельзя подтянуть информацию в Шаблон письма, так как соответствующего тега в сервисе нет. Информация из этого поля выгружается в отчет «Экспорт» во вкладке «Вакансии»). Для создания вакансии нужно нажать кнопку «Сохранить».
                        Рис. 36 Заполнение полей карточки Вакансии (1)
                        Рис. 37 Заполнение полей карточки Вакансии (2)
                        Все уведомления по умолчанию включены у каждого пользователя сервиса. После нажатия кнопки «Сохранить» всем Сотрудникам и Ответственному рекрутеру, если они не являются создателями Вакансии, придёт уведомление. Отключить соответствующие уведомления можно в разделе «Настройки» в подразделе «Уведомления».
                          Рис. 38 Настройка Уведомлений (1)
                          На странице «Уведомления» Вы можете убрать галочки во всех необходимых полях или отключить все уведомления в один клик, использовав поле «Все уведомления отключены». Не забудьте нажать кнопку «Сохранить» внизу страницы.
                            Рис. 39 Настройка Уведомлений (2)
                            Обрати те внимание! Для автоматической загрузки откликов, необходимо у работных сайтов приобретать API или перед старом работы уточнить о такой необходимости. Для hh.ru и Superjob — это обязательно, например, для work.ua не нужно.
                              3.5. Публикация Вакансии
                              Для того, чтобы опубликовать Вакансию прямо со страницы Вакансий, кликните по значку справа и выберите пункт «Опубликовать» (Рис. 40). Или зайдите в карточку Вакансии и выберите пункт «Публикации» в меню слева (Рис. 41).
                                Рис. 40 Публикация Вакансии (1)
                                Рис. 41 Публикация Вакансии (2)
                                После того, как Вы нажали «Публикации», Вам будет предложено несколько ресурсов: – Карьерный портал FriendWork (через этот раздел можно опубликовать Вакансию также на сайте Indeed.com).

                                – SuperJob
                                – HeadHunter
                                – WORK.ua
                                – Rabota.ua.
                                  Рис. 42 Публикация на работных сайтах
                                  Кликнув на работный портал, например, HeadHunter, перейдите по активной ссылке вверху открывшейся страницы и обновите интеграцию между сервисом и HeadHunter, введя логин и пароль от Вашего Личного кабинета на HH, через который собираетесь публиковать Вакансии. Обновление интеграции происходит один раз перед первой публикацией на выбранном сайте.
                                    Рис. 43 Публикация Вакансии на Работном сайте
                                    Рис. 44 Обновление интеграции
                                    Далее на странице «Редактирование публикации» в сервисе (Рис. 43) необходимо заполнить все поля (обязательные поля отмечены «✱»).

                                    Внизу страницы можно настроить параметры загрузки Откликов в сервис в блоке «Настройки откликов», выбрав:

                                    • поле «Ответственный за Кандидата» (кто будет являться ответственным за Кандидата (во вкладке «Кандидаты» можно отфильтровать кандидатов по Ответственному за них. Также во вкладке «Кандидаты» есть фильтр по способу занесения Кандидата — Отклик или Активный поиск. Ответственного за Кандидата можно посмотреть в карточке Кандидата под его контактными данными))
                                    • поле «Автор Статуса» (кто будет являться автором (создателем) Статуса)
                                    • поле «Статус Кандидата» (какой Статус Кандидата должен назначаться Кандидату автоматически после загрузки отклики в сервис)
                                    • поле «Уведомление об откликах» (кому на почту должно приходить уведомление о том, что новый Отклик загрузился в сервис).
                                      Рис. 45 Ответственный за Кандидата
                                      3.6. Распределение Откликов
                                      Бывают ситуации, когда над закрытием Вакансий работают несколько Рекрутеров. Чтобы за каждого кандидата рекрутеры становились ответственными в системе поочередно, можно включить «Распределение откликов». В появившемся окне поставьте галочку рядом с графой «Включить распределение». После этого нажмите на поле «Добавить сотрудника».
                                        Рис. 46 Распределение Откликов (1)
                                        После этого выберите необходимого(-ых) Сотрудников из списка и нажмите «Сохранить».
                                          Рис 47 Распределение Откликов (2)
                                          3.7. Публикация на Карьерном портале и Indeed.com
                                          С Карьерного портала и Indeed.com загрузка Откликов в сервис осуществляется бесплатно (в отличие от HeadHunter и SuperJob). После того, как Вы кликнули на окно «Карьерный портал», сервис предложит Вам создать Публикацию и заполнить поля (принцип тот же, что при создании Вакансии в сервисе). Обязательные для заполнения поля отмечены «✱».
                                            Рис. 48 Создание Публикации на Карьерном портале (1)
                                            На этой странице Вы можете сгенерировать Форму отклика (отдельные поля исключить или сделать обязательными/необязательными для заполнения. Обратите внимание, что эта форма отклика отображается только на Карьерном портале FriendWork, на сайте Indeed.com будут отображаться следующие поля: «Полное имя», «Адрес электронной почты», «Номер телефона», «Резюме», «Дополнительные документы», «Сопроводительное письмо»).

                                            Также (начиная с тарифа «Стандартный») в сервисе можно создавать различные Формы опроса во вкладке «Настройки» — «Формы» (тип «Опрос») и прикреплять их к Публикации (только на Карьерном портале FriendWork).
                                              Рис. 49 Создание Публикации на Карьерном портале (2)
                                              После того, как все необходимые поля настроены, нажмите «Опубликовать на Indeed». Если не поставить галочку в чекбоксе «Опубликовать на Indeed» и опубликовать Вакансию, то публикация появится на Карьерном портале FriendWork.

                                              После публикации Вакансии на Карьерном портале, Вы можете разместить ссылку на нее для прямого доступа (например, на Вашем сайте или в социальных сетях), даже если в тариф не входит Карьерный портал. Рекомендуем использовать услугу «Публикация на Карьерном портале», если в Ваш тариф входит «Карьерный портал», так как в соответствующем разделе можно заполнить поле с информацией об обработке персональных данных, и эту информацию пользователь сможет увидеть при отклике на публикацию, опубликованную на Карьерном портале.
                                                Рис. 50 Публикация на Indeed.com
                                                Рис. 51 Копирование ссылки на Вакансию с Карьерного портала
                                                3.8. Создание Карьерного портала
                                                Вы можете использовать Карьерный портал для создания Карьерной страницы, если на сайте Вашей компании нет страницы с вакансиями. Эта функция доступна для всех пользователей, начиная с тарифа «Стандартный». Для этого зайдите в Настройки и выберите вкладку «Карьерный портал».
                                                  Рис. 52 Карьерный портал
                                                  Карьерный портал позволяет добавлять информацию о Соглашении на обработку персональных данных.

                                                  Кликнув на «Карьерный портал» (подробную инструкцию можно открыть, нажав на значок «?» в правом верхнем углу см. Рис. 53), Вы увидите следующие поля для заполнения:

                                                  • Адрес Карьерного портала (вторую часть ссылки в окошке можно изменить)
                                                  • Название компании (если логотипа нет, то при нажатии на название компании на Карьерном портале Вы попадете на страницу, ссылка на которую указана в поле «Ссылка на сайт компании»)
                                                  • Логотип (если кликнуть на логотип, откроется сайт компании, если логотипа нет, то при нажатии на название компании Вы попадете на страницу, ссылка на которую указана в поле «Ссылка на сайт компании»)
                                                  • Ссылка на сайт компании
                                                  • Описание компании
                                                  • Согласие на обработку персональных данных
                                                  • Язык Карьерного портала (русский или английский)
                                                  • Настройка откликов по умолчанию (эти настройки подтягиваются в каждую публикацию на Карьерном портале, но в каждой публикации их можно изменить, Рис. 54).
                                                    Рис. 53 Создание Карьерного портала
                                                    Рис. 54 Настройка откликов
                                                    3.9. Пример работы Карьерного портала
                                                    Зайдя на Карьерный портал, Кандидат увидит список Вакансий, которые опубликованы на карьерном портале FriendWork. В поле «Поиск» Кандидат сможет найти желаемую Вакансию (если она открыта в Вашей компании). Рядом с полем «Поиск» есть фильтр по регионам, чтобы Кандидат мог найти открытую Вакансию в желаемом регионе.
                                                      Рис. 55 Поиск по Карьерному порталу
                                                      3.10. Отклик на Вакансию на Карьерном портале
                                                      Кандидат может откликнуться на опубликованную(-ые) Вакансию(-и), кликнув по названию, например, на QA engineer. Далее Кандидат окажется на странице с описанием Вакансии, где есть кнопка «Пройти опрос».
                                                        Рис. 56 Отклик на Вакансию
                                                        К этой же странице Пользователь может дополнительно прикрепить Форму опроса, которую можно создать во вкладке «Настройки» — «Формы», чтобы Кандидат не только ввёл свои данные, но и ответил на дополнительные вопросы. Опрос можно использовать как «отсекающий» критерий: по ответам Пользователь будет понимать, хочет он видеть Кандидата на собеседовании или нет. Формы (Опросы) доступны с тарифа «Стандартный». Подробнее о формах мы расскажем в разделе 13. Формы.
                                                          Рис. 57 Формы
                                                          3.11. Настройка статусов
                                                          Настройка статусов под каждую Вакансию
                                                            Существует несколько способов настройки Статусов, по которым Вы будете проводить Кандидата.

                                                            Если Вы хотите настроить Статусы под конкретную Вакансию, например, «Менеджер по продажам», нажмите на поле «Настройки статусов» в карточке Вакансии.
                                                              Рис. 58 Настройки Статусов (1)
                                                              После этого откроется страница, где Вы сможете настроить Статусы под свои требования. Чтобы настроить необходимые Статусы, достаточно поставить галочки в выбранных полях и нажать «Сохранить». Также Вы можете скопировать уже имеющиеся Статусы из другой Вакансии, кликнув в правом верхнем углу на поле «Скопировать статусы из вакансии».

                                                              После того, как Вы создадите и сохраните список Статусов по конкретной Вакансии, в фильтре по последнему назначенному Статусу во вкладке «Кандидаты», в канбане в этой же вкладке (при условии, что в фильтре «По вакансиям» выбрана конкретная Вакансия), а также после того, как Вы отберете Кандидата на данную Вакансию, в поле «Добавить статус» в профиле Кандидата будут отображаться только Статусы из списка Статусов по конкретной Вакансии.
                                                                Рис. 59 Настройки Статусов (2)
                                                                Настройка общего списка Статусов
                                                                  Указать Статусы, которые Вам нужны при подборе Кандидатов, можно зайдя в Настройки и выбрав вкладку «Статусы» в правом верхнем углу. Сделать это может пользователь с правами Администратора, но изменения коснутся всех пользователей (см. также Раздел 15).
                                                                    Рис. 60 Выбор раздела «Статусы» в Настройках
                                                                    На странице «Статусы» Вы можете создать новые, отредактировать существующие или заархивировать неактуальные Статусы. В сервисе есть набор уже существующих Статусов, который Вы можете изменить (Рис. 61). Более подробную информацию по работе со Статусами можно получить, нажав на значок «?» в правом верхнем углу.
                                                                      Рис. 61 Работа со Статусами
                                                                      Статусы можно редактировать: менять тип, цвет, название, поменять местами с другими Статусами и заархивировать, то есть убрать из списка. Для архивации Статус не должен быть назначен последним по какой-либо Вакансии, то есть на нем не должно быть Кандидатов.

                                                                      Используйте массовые действия: переведите Кандидатов на другой Статус по той же Вакансии, по которой последним назначен Статус, который Вы хотите заархивировать, чтобы освободить и заархивировать нужный. При архивировании Статуса его Подстатусы архивируются вместе с ним.

                                                                      Во вкладке «Кандидаты» можно отсортировать Кандидатов по последнему назначенному Статусу для массового перевода на другие Статусы (подробнее см. пункт 5.5).
                                                                        3.12. Создание статусов
                                                                        К уже имеющимся Статусам можно добавить новые, кликнув «Создать статус» в правом верхнем углу (Рис. 62). После этого необходимо заполнить появившиеся поля и нажать «Создать». В этой же вкладке Вы можете создать Подстатусы. Есть три типа Статусов: без даты и времени, с датой и временем, диапазон дат. Обратите внимание, что уже после создания Статуса Вы можете изменить его название, тип (только у статуса) и цвет его отображения. Тип подстатусов соответствует типу статусов.
                                                                          Рис. 62 Создание статуса
                                                                          3.13. Аналитика по Вакансиям
                                                                          Для того, чтобы посмотреть Аналитику по Вакансиям, зайдите в раздел «Вакансии» и кликните на значок «Аналитика по Вакансиям» (Рис. 63). Перед вами появится информация по Ответственным Рекрутерам: сколько Вакансий у каждого было открыто/закрыто/просрочено/приостановлено/отменено, среднее время закрытия Вакансий и среднее время закрытия позиций по Вакансиям.
                                                                            Рис. 63 Аналитика по закрытию Вакансий (Ответственный Рекрутер)
                                                                            Чтобы посмотреть Аналитику не по Ответственному Рекрутеру, а по Заказчикам, нажмите на «Расширенный фильтр» и в разделе «Группировка» выберите поле «Заказчик».
                                                                              Рис. 64 Аналитика по Вакансиям (Заказчик)
                                                                              Также можно посмотреть диаграмму по работе компании по Ответственным рекрутерам или Заказчикам. Для этого нажмите на значок диаграммы в правом верхнем углу (Рис. 65). Перед Вами откроется диаграмма (Рис. 66), на которой будет показано:

                                                                              – сколько Вакансий в компании открыто/закрыто/просрочено/приостановлен/отменено
                                                                              – сколько Вакансий каждый из ответственных Рекрутеров или сколько Вакансий по каждому Заказчику было открыто/закрыто/просрочено/приостановлено/отменено.
                                                                                Рис. 65 Аналитика в виде диаграммы (1)
                                                                                Рис. 66 Аналитика в виде диаграммы (2)
                                                                                Вы можете настроить любой временной период, за который хотите посмотреть Аналитику по открытым Вакансиям. Для этого кликните по полю «Все время» и поставьте нужную Вам дату. Если за выбранный период Вакансия хотя бы один раз была открыта, то она попадет в выборку (независимо от того, какой у нее в настоящий момент Статус).
                                                                                  Рис 67 Выбор временного отрезка
                                                                                  Выгрузить отчеты в формате Excel можно, нажав на значок в правом верхнем углу (Рис. 68) и кликнув на «Экспорт» или «Экспорт по открытым вакансиям», после чего выбранный отчёт будет выгружен на Ваш компьютер.
                                                                                    Рис. 68 Экспорт отчётов
                                                                                    Отчёт «Экспорт» содержит информацию практически из всех полей карточки Вакансии. Здесь есть следующие поля:

                                                                                    – Id Вакансии
                                                                                    – Название Вакансии– Регион
                                                                                    – Тип Вакансии (подключается по запросу пользователей специалистами FriendWork. Доступно, начиная с тарифа «Профессиональный»)
                                                                                    – Заказчик
                                                                                    – Ответственный Рекрутер
                                                                                    – Сотрудники
                                                                                    – Статус
                                                                                    – Создатель Вакансии
                                                                                    – Дата создания
                                                                                    – Дата открытия
                                                                                    – Плановое закрытие (дней)
                                                                                    – Плановое закрытие (дата)
                                                                                    – Дней в работе
                                                                                    – Дней приостановки
                                                                                    – Дней просрочки
                                                                                    – Дата закрытия
                                                                                    – Открытые позиции
                                                                                    – Комментарий
                                                                                      Рис. 69 Отчёт «Экспорт» (1)
                                                                                      Рис. 70 Отчёт «Экспорт» (2)
                                                                                      Также Вы можете скачать Отчёт «Экспорт по открытым вакансиям». Он показывает количество позиций, которые нужно закрыть (Кандидатов, которых нужно принять на работу), по конкретному Заказчику и по Ответственному рекрутеру, а также по типам Вакансий (если это поле по Вашему запросу было добавлено в карточку Вакансии. Доступно, начиная с тарифа «Профессиональный»).
                                                                                        Рис. 71 Отчёт «Экспорт по открытым позициям»
                                                                                        4. Импорт Кандидата
                                                                                        4.1. Импорт Кандидата в сервис
                                                                                        Для того, чтобы перейти во вкладку добавления Кандидатов, нажмите на кнопку «Импортировать кандидатов» слева (Рис. 72).
                                                                                          Рис. 72 Импорт Кандидата
                                                                                          Добавить Кандидата в систему можно тремя способами:

                                                                                          1. Импорт из файла. Перетащите необходимое резюме в формате doc, docx, rtf, pdf в данное поле (Рис. 73) (возможен импорт Excel таблицы с данными по Кандидатам на стороне клиента. Таблицу необходимо настроить в соответствии со следующим примером: пример таблицы импорта (поддерживаемые форматы файлов: xlsx — стандартный формат Excel). Обратите внимание, что максимальное количество кандидатов, которое можно импортировать за 1 раз — 3000 (то есть в Excel-файле должно быть не более 3000 кандидатов).
                                                                                          2. Импорт из текста. Скопируйте текст резюме в данное поле и нажмите кнопку «Импорт» (Рис. 74).
                                                                                            Рис. 73 Добавление Кандидата тремя способами
                                                                                            3. Установка расширения для браузера, в котором Вы работаете. Чтобы добавить Кандидата (например, из Facebook) с помощью Расширения, надо выбрать подходящего Кандидата на работном сайте, открыть его резюме в отдельной вкладке и кликнуть левой кнопкой мыши по Расширению для браузера (Рис. 74). Если Кандидат уже был ранее добавлен в систему, сервис проинформирует Вас о Дубликате резюме (Рис. 75).
                                                                                              Рис. 74 Добавление Кандидата через Расширение
                                                                                              Рис. 75 Добавление Кандидата с использованием расширения для браузера
                                                                                              4.2. Расширение
                                                                                              В «Расширении» (Рис. 76) можно настроить действия системы после Импорта Кандидата (как должен открываться Профиль кандидата сразу после импорта — поставьте в нужном поле галочку):

                                                                                              – не открывать профиль кандидата
                                                                                              – открывать профиль кандидата в новой вкладке
                                                                                              – открывать профиль кандидата в текущей вкладке.
                                                                                                Рис. 76 «Расширение», раздел «Параметры» (1)
                                                                                                Рис. 77 «Расширение», раздел «Настройки» (2)
                                                                                                5. Работа со страницей «Кандидаты»
                                                                                                5.1. Список Кандидатов
                                                                                                Чтобы посмотреть имеющихся в системе Кандидатов, выберите в левой части страницы вкладку «Кандидаты». Перед вами откроется список Кандидатов с информацией по Вакансиям, на которые они были отобраны, и последними Статусами по ним, опытом работы и контактной информацией (Рис. 78).
                                                                                                  Рис. 78 Информация о Кандидатах во вкладке «Кандидаты»
                                                                                                  Вы можете использовать фильтры, чтобы сделать поиск удобнее: выберите Вакансию и Статус в соответствующих полях. Система отобразит количество Кандидатов и выдаст список подходящих. Фильтр по Статусу во вкладке «Кандидаты» работает по последнему назначенному Статусу по вакансии. Сбросить фильтры можно, нажав кнопку «Сбросить». Над списком Кандидатов отображается Воронка подбора (Канбан), по которой видно, сколько Кандидатов на каком этапе сейчас находится.
                                                                                                    Рис. 79 Просмотр Кандидатов и применение фильтров
                                                                                                    5.2. Расширенный поиск
                                                                                                    Для того, чтобы найти конкретного Кандидата, можно настроить более гибкие фильтры, нажав «Расширенный поиск» справа от поля «Поиск» (Рис. 80) и отметив нужные пункты.

                                                                                                    В Расширенном поиске есть поля:

                                                                                                    – ответственный за кандидата (фильтр)
                                                                                                    – способы занесения (фильтр)
                                                                                                    – настраиваемые поля (поиск по кастомным полям, если они есть в личном кабинете)
                                                                                                    – период
                                                                                                    – теги
                                                                                                    – зарплата
                                                                                                    – опыт работы
                                                                                                    – регион
                                                                                                    – знание языков
                                                                                                    – возраст
                                                                                                    – место работы
                                                                                                    – тип занятости
                                                                                                    – график работы
                                                                                                    – пол
                                                                                                    – категория водительских прав.

                                                                                                    При необходимости можно добавить новое поле, кликнув на «Добавить условие» (AND). Добавить можно неограниченное количество поисковых условий. Существуют и параметры гибкого поиска запросов по ключевым словам (аналог boolean search): можно выбирать такие параметры, как:

                                                                                                    – «все слова встречаются»;
                                                                                                    – «любое из слов встречается (OR)»;
                                                                                                    – «точная фраза встречается»;
                                                                                                    – «не встречаются (NOT)».

                                                                                                    Можно выбирать, в каком разделе профиля сервис будет осуществлять поиск — везде, только в названии резюме, в образовании, в ключевых навыках, в контактах, в тексте резюме, в опыте работы.
                                                                                                      Рис. 80 Расширенный фильтр
                                                                                                      5.3. Сортировка Кандидатов
                                                                                                      Для того, чтобы отсортировать Кандидатов, нажмите на поле «Сортировка» (Рис. 81) и выберите, каким образом Вы хотите отсортировать список Кандидатов. Ниже мы рассмотрим более подробно некоторые фильтры.

                                                                                                      По дате (Дата редактирования Профиля кандидата в системе. Во вкладке «Кандидаты» эта Дата отображается справа от Опыта работы и Последнего места работы. В Профиле кандидата она отображается чуть выше прикрепленных файлов к карточке Кандидата. Изначально Дата редактирования совпадает с Датой создания, но если зайти в режим редактирования и нажать на кнопку «Сохранить», Дата редактирования автоматически обновится).
                                                                                                        Рис. 80 (2) Информация о дате редактирования резюме Кандидата во вкладке «Кандидаты»
                                                                                                        – По рейтингу (он указывается в Профиле Кандидата под полем «Комментарий». Это субъективная оценка рекрутера, насколько Соискатель подходит под ту или иную Вакансию. Если использовать этот фильтр, то вверху списка будут выводиться кандидаты с самым высоким рейтингом);

                                                                                                        По Дате создания статуса (она указывается в Ленте событий под именем Кандидата)
                                                                                                        По Дате начала события (по ней Событие попадает в Календарь. Она отображается в Ленте событий справа от Статуса)
                                                                                                        По Дате обновления резюме (она импортируется с работного сайта и видна только в режиме редактирования Профиля Кандидата. Эту дату можно ввести вручную).
                                                                                                          Рис. 81 Сортировка Кандидатов
                                                                                                          Рис. 82 Сортировка Кандидатов по Дате создания статуса, по Дате начала события
                                                                                                          Рис. 83 Сортировка Кандидатов по рейтингу
                                                                                                          5.4. Виды списков Кандидатов
                                                                                                          Из списка Кандидатов можно поставить статус Кандидату двумя способами.

                                                                                                          Способ первый: нажмите на иконку в виде трех полосок с плюсом (иконка «Добавить статус») в боковом меню справа. В появившемся окне в поле «Статус» поставьте необходимый Статус. После добавления Статуса нажмите «Сохранить» (Рис. 84).
                                                                                                            Рис. 84 Проставление Статуса. Способ первый
                                                                                                            Способ второй: нажмите на уже назначенный Статус под именем и фотографией Кандидата. Откроется окно «Редактирование», в правой части окна нажмите на иконку трёх полос с плюсом (Рис. 85 (1)). У вас появится возможность добавить Статус в профиль Кандидата. После добавления Статуса нажмите «Сохранить» (Рис. 86 (2)).
                                                                                                              Рис. 85 Проставление Статуса. Способ второй (1)
                                                                                                              Рис. 86 Проставление Статуса. Способ второй (2)
                                                                                                              Нажмите на уже назначенный Статус под именем и фотографией Кандидата, откроется окно «Редактирование». В пустом поле внизу окна можно написать Комментарий, упомянуть Сотрудников через @, и ему автоматически придет письмо на почту с Вашим Комментарием. Кроме того, Вы можете выбрать Подстатус, создать Напоминание о Событии, добавить Событие в сторонний Календарь. Если нажать на кнопку «Сохранить и отправить письмо», откроется окно отправки Письма. После добавления Статуса и других элементов, если они необходимы, нажмите «Сохранить».
                                                                                                                Рис. 87 Редактирование Кандидата
                                                                                                                Список Кандидатов можно открыть в Обычном и Компактном виде, кликнув по одному из них в правом верхнем углу. В Компактном виде указаны только ФИО Кандидата, Контакты, последние Статусы, назначенные Кандидатам по Вакансиям, на которую они были отобраны, а также Комментарии, указанные в этих Статусах, и названия Вакансий (Рис. 88).
                                                                                                                  Рис. 88 Компактный вид
                                                                                                                  В Обычном — то же самое, плюс возраст и регион проживания (если указаны в Профиле кандидата), общий опыт работы, последнее место работы, информация по желаемой зарплате, дата редактирования профиля кандидата и иконка, которая информирует о том, был ли отправлен Кандидату запрос о разрешении на обработку персональных данных, согласился ли Кандидат или отказал (Рис. 89).
                                                                                                                    Рис. 89 Обычный вид
                                                                                                                    При наведении мышки на иконку появляется окно, в котором отображается дата отправки запроса, согласия или отказа. Подробнее о запросе на обработку персональных данных мы рассказываем в пункте 6.6.
                                                                                                                      Рис. 90 Дата получения согласия на обработку персональных данных
                                                                                                                      Чтобы из профиля Кандидата отправлять запрос на обработку персональных данных, в разделе «Настройки», в подразделе «Компания» необходимо внести юридические данные о своей компании и нажать на кнопку «Сохранить». Эти данные будут подгружаться в письмо Кандидату с запросом на обработку персональных данных, они отображаются в запросе у всех сотрудников компании. Эти данные нужно добавить, чтобы запрос имел юридическую силу.
                                                                                                                        5.5. Массовые действия
                                                                                                                        Сервис предоставляет возможность совершать следующие массовые действия:

                                                                                                                        – отправлять письмо одновременно от 1 до 20 Кандидатов
                                                                                                                        – добавлять Статусы одновременно от 1 до 20 Кандидатов
                                                                                                                        – отправлять в одном письме от 1 до 20 резюме выбранных Кандидатов, например, Нанимающему менеджеру или Заказчику, у которого нет доступа в сервис

                                                                                                                        Поставьте «✓» в окошках рядом с ФИ Кандидатов и выберите функцию (отправить письмо/резюме или добавить Статусы).
                                                                                                                          Рис. 91 Массовые действия
                                                                                                                          Массовая отправка писем Кандидатам будет работать только в том случае, если в разделе «Настройки» — «Личные» настроена интеграция через SMTP и IMAP или Microsoft Exchange. Подробную инструкцию можно посмотреть справа от этих полей. Массовое назначение статуса и массовая отправка резюме работать будут, даже если интеграция не настроена (подробнее о настройке почтового сервера читайте в пункте 9.2).
                                                                                                                            Рис. 92 (1) Настройка интеграции
                                                                                                                            Рис. 92 (2) Настройка интеграции
                                                                                                                            5.6. Экспорт лонг-листа
                                                                                                                            Скачать лонг-лист, содержащий информацию из профилей кандидатов, можно нажатием кнопки «Экспорт», файл выгружается в формате Excel. У всех новых компаний стоит ограничение на выгрузку лонг-листа свыше 10 000 Кандидатов. Можно отправить запрос в техническую поддержку на увеличение количества выгружаемых Кандидатов.
                                                                                                                              Рис. 93 Экспорт лонг-листа
                                                                                                                              В лонг-листе Вы увидите следующие поля:

                                                                                                                              – Номер Кандидата (порядковый номер Кандидата в списке)
                                                                                                                              – Название компании
                                                                                                                              – ФИО
                                                                                                                              – Гражданство
                                                                                                                              – Дата внесения Кандидата
                                                                                                                              – Текущая Позиция
                                                                                                                              – Вакансия (последняя Вакансия, на которую отобран Кандидат)
                                                                                                                              – Статус (последний Статус по последней Вакансии)
                                                                                                                              – Позиция (информация из поля «Предполагаемая должность» из Профиля кандидата)
                                                                                                                              – ЗП ожидания
                                                                                                                              – Комментарии
                                                                                                                              – Телефон
                                                                                                                              – E-mail.
                                                                                                                                Рис. 94 Лонг-лист (1)
                                                                                                                                Рис. 95 Лонг-лист (2)
                                                                                                                                6. Карточка Кандидата
                                                                                                                                6.1. Открытие Кандидата в новом окне
                                                                                                                                Чтобы перейти в профиль Кандидата, нажмите на иконку со стрелочкой справа от имени Кандидата, и Профиль откроется в отдельной вкладке.
                                                                                                                                  Рис. 96 Открыть Профиль кандидата
                                                                                                                                  6.2. Информация по Кандидату и главные кнопки
                                                                                                                                  Кликнув на ФИ Кандидата, Вы можете увидеть его/ее резюме и всю сохранённую информацию по конкретному Кандидату в режиме предпросмотра.

                                                                                                                                  В режиме предпросмотра удобно перемещаться между Кандидатами с помощью кнопок со стрелками в меню слева или вернуться во вкладку «Кандидаты», нажав на кнопку с крестиком.
                                                                                                                                    Рис. 97 Кнопки в режиме предпросмотра Кандидата
                                                                                                                                    Рис. 98 Карточка Кандидата (1)
                                                                                                                                    Рис. 99 Карточка Кандидата (2)
                                                                                                                                    Также можно:

                                                                                                                                    – редактировать карточку Кандидата (иконка с карандашом): добавить или удалить поля (Рис. 100)
                                                                                                                                      Рис. 100 Редактирование карточки Кандидата
                                                                                                                                      Рис. 101 Добавление полей в карточку Кандидата
                                                                                                                                      – отправить письмо из сервиса и, если нужно, использовать Шаблон, выбрав его из списка в поле «Шаблон» в окне отправки письма; если в Шаблоне письма есть теги «Название вакансии» и «Статус», выбранные Вакансия и Статус в соответствующих полях окна отправки письма подтянутся вместо соответствующих тегов в текст письма.

                                                                                                                                      Если теги автоматически не заменились на информацию из сервиса, это означает, что по ним нет данных в системе, поэтому письмо не отправится.
                                                                                                                                        Рис. 102 Отправка письма Кандидату
                                                                                                                                        Рис. 103 Отправка письма Кандидату с использованием шаблона
                                                                                                                                        Сервис выведет внизу текста письма сообщение о тегах, которые не удалось заменить. В этом случае Вы можете или удалить теги из текста письма и дописать вручную необходимую информацию, после чего отправить письмо, или можете добавить информацию в соответствующий раздел сервиса, сохранить изменения и повторить отправку.

                                                                                                                                        Письмо нельзя отправить без темы. Название темы можно указать при создании Шаблона писем, тогда после выбора шаблона она будет автоматически подтягиваться в поле «Тема». Также тему можно указать вручную в окне отправки письма. К Письму можно прикрепить:

                                                                                                                                        – файлы, сохраненные на компьютере
                                                                                                                                        – файлы, прикрепленные к Вакансии
                                                                                                                                        – резюме Кандидата в формате Doc и PDF
                                                                                                                                        – файлы, прикрепленные к Профилю кандидата из блока «Прикрепленные файлы».

                                                                                                                                        Резюме Кандидата и файлы, прикрепленные к профилю, прикрепляются нажатием на одну кнопку «Файлы кандидата».
                                                                                                                                          Рис. 104 Прикрепить файлы к письму
                                                                                                                                          – отправить СМС из сервиса (Рис. 105). Эта услуга подключается на любом тарифе. Баланс для отправки СМС можно посмотреть, нажав на иконку с вашими инициалами и выбрав поле «Пакет СМС» (Рис. 106). Если кликнуть на кнопку «Пакет СМС», откроется раздел сайта, где показаны расценки на отправку СМС по разным операторам и странам (Рис. 107). Для отправки СМС можно использовать те же Шаблоны, что и для писем.
                                                                                                                                            Рис. 105 Отправка СМС Кандидату
                                                                                                                                            Рис. 106 Проверка баланса для отправки СМС
                                                                                                                                            Рис. 107 Стоимость СМС
                                                                                                                                            – написать Кандидату в Telegram. Нажмите на значок Telegram. Перед Вами откроется окно с интеграцией Telegram по номеру телефона. Вам остаётся только ввести номер телефона, к которому привязан ваш аккаунт в Telegram, и проверочный код.
                                                                                                                                              Рис. 108 Интеграция с Telegram (1)
                                                                                                                                              Сообщения чередуются с проверочным кодом в Telegram и в SMS в рамках одного пользователя. Если по какой-то причине доступа к Telegram у пользователя нет, то сервис отправит код в SMS.

                                                                                                                                              Пройти авторизацию в Telegram можно с помощью разных видов подключения: и при двухфакторной аутентификации, и без неё. Если у вас установлена двухфакторная аутентификация Telegram, сервис после ввода кода подтверждения или облачных кодов показывает процесс обработки. При успешном подключении сервис добавляет в настройки телефон и ник.
                                                                                                                                                Рис. 109 Интеграция с Telegram (3)
                                                                                                                                                – сохранить/распечатать резюме Кандидата (на Рис. 110), скрыв (если требуется) нужную информацию; при отправке письма этих данных тоже не будет, если данные в карточке Кандидата были скрыты. Эти функции доступны только в том случае, если резюме было импортировано с работного сайта через расширение. Если резюме было импортировано из файла или из текста, при скачивании в резюме сохраняется только ФИО, телефон, почта, дата рождения и возраст. Если галочки проставить, то в резюме при скачивании не останется никакой информации, кроме даты рождения и возраста. Чтобы в таком случае увидеть полную версию резюме, скачайте его из Прикрепленных файлов в Карточке кандидата. Данные в таком резюме скрыты не будут.

                                                                                                                                                При отправки письма, если резюме было импортировано из файла или из текста, сервис предложит несколько вариантов отправки:

                                                                                                                                                • первые два (в них можно скрыть данные) — только с информацией, которая разнеслась по соответствующим полям, останутся только ФИО, дата рождения, возраст и контакты — телефон и почта
                                                                                                                                                • третий вариант (скрыть информацию в нем нельзя) — информация из поля текста резюме с вашими правками, если Вы внесете их в поле «Текст резюме» и сохраните изменения. Важно отметить, что прикрепить информацию из поля «Текст резюме» можно и без правок
                                                                                                                                                • четвертый вариант (скрыть информацию в нем нельзя) — файл, который Вы импортировали в сервис и который после импорта автоматически прикрепляется к профилю кандидата.
                                                                                                                                                  Рис. 110 Сохранение и печать резюме Кандидата
                                                                                                                                                  – удалить Кандидата (Рис. 111).
                                                                                                                                                    Рис. 111 Удаление Кандидата (1)
                                                                                                                                                    – добавить обычный Комментарий и/или приватный Комментарий при необходимости, нажав на соответствующую иконку (Рис. 112). Важно: перед добавлением приватных Комментариев отправьте на почту support@friendwork.ru список пользователей, которые должны или не должны видеть приватные Комментарии, дождитесь подтверждения от службы технической поддержки о подключении услуги, иначе приватные Комментарии будут видны всем пользователям;
                                                                                                                                                      Рис. 112 Добавление комментария и приватного комментария
                                                                                                                                                      – выставить рейтинг (Рис. 113). На общей странице Кандидатов можно сортировать Кандидатов по рейтингу, чтобы система вверху списка выводила Кандидатов с самым высоким рейтингом. Для этого нажмите кнопку «Сортировка» и выберите сортировку «По рейтингу» (Рис. 114);
                                                                                                                                                        Рис. 113 Рейтинг Кандидата
                                                                                                                                                        Рис. 114 Сортировка Кандидатов по рейтингу
                                                                                                                                                        – связаться с Кандидатом по телефону (без настроенной интеграции можно кликнуть по номеру телефона и совершить звонок через IP-телефонию, если она есть на Вашем компьютере), написать Кандидату в WhatsApp и в Viber прямо из сервиса (чаты с Кандидатом открываются в приложении, установленном на рабочем столе (десктопной версии)), кликнув на стрелочку справа от номера телефона. Начиная с тарифа «Стандартный», можно подключить интеграцию с IP-телефонией MANGO OFFICE. С её помощью записи исходящих звонков загружаются в Ленту событий. Звонки можно прослушивать, что удобно в тех случаях, когда необходимо провести контроль качества ведения разговоров;
                                                                                                                                                          Рис. 115 Способы связи с Кандидатом
                                                                                                                                                          – добавить теги, кликнув «+ тег». Можно сделать, например, тег «Star», чтобы отмечать подходящих Кандидатов, к которым необходимо вернуться в процессе подбора. После ввода тега нажмите на клавиатуре Enter, чтобы он добавился. Сервис запоминает ранее введенные теги, их можно выбирать из списка или искать по нему ранее добавленные теги (достаточно начать вводить название тега). Также, используя теги, удобно отслеживать ценных Кандидатов, которых ранее не удалось трудоустроить, но для которых открыта Вакансия на текущий момент.
                                                                                                                                                            Рис. 116 Добавление тегов
                                                                                                                                                            Во вкладке «Кандидаты» по тегам можно искать Кандидатов.
                                                                                                                                                              Рис. 117 Поиск Кандидатов по тегам
                                                                                                                                                              – ставить пользователям задачи, используя в поле «Комментарий» упоминание через «@». Ваш Коллега получит письмо на почту, где будет виден Ваш комментарий и ФИО Кандидата в виде активной ссылки, чтобы Коллега мог кликнуть по ней и перейти в профиль Кандидата для полной уверенности в том, о каком Кандидате идет речь. Ваш Коллега может ответить из почты или из профиля Кандидата, после чего ответ загрузится в Ленту событий в профиле Кандидата, а Ответственный за Кандидата получит уведомление с текстом ответа на почту. Уведомления приходят на почту, которую пользователи используют как логины для входа в сервис;
                                                                                                                                                                Рис. 118 Упоминание Коллег
                                                                                                                                                                – искать Кандидата по социальным сетям. Нажмите «+» в правом верхнем углу и система выведет список аккаунтов из социальных сетей, похожих на профиль пользователя в системе. Если соответствующий профиль найден, нажмите на галочку справа от него, и ссылка на соцсеть автоматически добавится в Профиль кандидата. Сервис осуществляет поиск по соцсетям ВКонтакте, Facebook и Одноклассники.
                                                                                                                                                                  Рис. 119 Поиск по социальным сетям (1)
                                                                                                                                                                  Рис. 120 Поиск по социальным сетям (2)
                                                                                                                                                                  – добавить статус.
                                                                                                                                                                    Рис. 121 Добавление Статуса Кандидата
                                                                                                                                                                    Во вкладке «Кандидаты» Вы можете отсортировать Кандидатов по последнему назначенному Статусу.
                                                                                                                                                                      Рис. 122 Сортировка Кандидатов по Статусам
                                                                                                                                                                      Статусы попадают в Календарь как запланированное Событие. В меню выберите раздел «Календарь», после чего Вы перейдете на новую страницу. Чтобы посмотреть все этапы, по которым запланированы события с Кандидатами, нажмите «Выделить все» в меню со Статусами слева.
                                                                                                                                                                        Рис. 123 Отслеживание этапов подбора по Календарю (1)
                                                                                                                                                                        Если необходимо увидеть определённое Событие в Календаре, поставьте «✓» в выбранном окне рядом с наименованием Статуса. Можно выбрать конкретный день/неделю/месяц или любой другой период. Вы можете использовать фильтры по сотрудникам и по Вакансиям. Они находятся в меню слева над Статусами.
                                                                                                                                                                          Рис. 124 Отслеживание этапов подбора по Календарю (2)
                                                                                                                                                                          Со Статусами можно работать прямо из Календаря, если нажать на Событие: выставить Подстатусы, написать Комментарий, поставить Напоминания, создать новый Статус, упомянуть Сотрудника через @, выставить рейтинг, отправить письмо.
                                                                                                                                                                            Рис. 125 Как работать со Статусами из Календаря
                                                                                                                                                                            6.3. Настройка функционала по конкретному Статусу
                                                                                                                                                                            Поставив Кандидату Статус, например, «Интервью», откроется окно «Добавить статус». В поле «Ответственный» выберите ФИО Сотрудника, которого собираетесь назначить Ответственным за Статус, если хотите, чтобы он провёл Интервью. На почту Коллеги, которую он использует как логин, придёт уведомление. Событие отобразится и у Вас, и у Коллеги в Календаре.
                                                                                                                                                                              Рис. 126 Поле «Ответственный»
                                                                                                                                                                              В поле «Вакансия» выберите Вакансию, по которой назначаете Статус. Под полем «Вакансия» есть два чекбокса — «Мои вакансии» (Вакансии, в которых Вы указаны как Ответственный Рекрутер или Сотрудник) и «Только открытые» (Вакансии со Статусом «Открытые»). Они влияют на Вакансии, которые отображаются в поле «Вакансия» в окне назначения Статуса. Галочки каждый раз выставлять не нужно, система их запомнит с первого раза.
                                                                                                                                                                                Рис. 127 Поле «Вакансия»
                                                                                                                                                                                Дату и время начала события можно настроить в соответствующих полях.
                                                                                                                                                                                  Рис. 128 Дата и время
                                                                                                                                                                                  Чтобы добавить «Интервью» в сторонний Календарь, нажмите «Добавить в календарь» и кликните по Google Calendar или Exchange Calendar (файл скачивается только при добавлении встречи в календарь Exchange). При выборе одного из Календарей скачается файл. Выберите в настройках автоматическое открытие файла. Тогда События будут заноситься в Календарь автоматически, но после этого потребуется вручную подтвердить добавление в календарь нового события.
                                                                                                                                                                                    Рис. 129 Дополнительные кнопки в окне «Добавить статус»
                                                                                                                                                                                    6.4. Настройка функции Напоминания
                                                                                                                                                                                    В Статусах можно создавать Напоминания, чтобы не забывать о планируемых Событиях. В окне Статуса Вы можете добавить Напоминание, нажав кнопку «Добавить» (Рис. 130). Рядом с данным полем находится значок «?», кликнув на который, можно получить детальную информацию о том, как работают Напоминания.
                                                                                                                                                                                      Рис. 130 Настройка функции Напоминания
                                                                                                                                                                                      Можно создать Напоминания, которые будут отправлены до и после События. Напоминания могут быть отправлены:

                                                                                                                                                                                      – Кандидату (например, о том, что на определённое время запланировано собеседование)
                                                                                                                                                                                      – Ответственному за Статус (в списке обозначен как «Ответственный»)
                                                                                                                                                                                      – Создателю Статуса
                                                                                                                                                                                      – Всем, кроме Создателя Статуса (Кандидату и Ответственному за Статус).

                                                                                                                                                                                      Система позволяет выбрать время, когда должно быть отправлено Напоминание, способ отправки – Email или СМС, Шаблон письма (который должен быть отправлен).

                                                                                                                                                                                      До События:

                                                                                                                                                                                      – в момент создания (после создания Статуса)
                                                                                                                                                                                      – в момент События (когда наступают Дата и Время начала События, указанные в Статусе)
                                                                                                                                                                                      – за 15 минут (До Даты и Времени начала События, указанных в Статусе)
                                                                                                                                                                                      – за 30 минут (До Даты и Времени начала События, указанных в Статусе)
                                                                                                                                                                                      – за 45 минут (До Даты и Времени начала События, указанных в Статусе)
                                                                                                                                                                                      – за 1 час (До Даты и Времени начала События, указанных в Статусе)
                                                                                                                                                                                      – за 2 часа (До Даты и Времени начала События, указанных в Статусе)
                                                                                                                                                                                      – за 3 часа (До Даты и Времени начала События, указанных в Статусе)
                                                                                                                                                                                      – за 1 день (До Даты и Времени начала События, указанных в Статусе)
                                                                                                                                                                                      – за 2 дня (До Даты и Времени начала События, указанных в Статусе)
                                                                                                                                                                                      – за 3 дня (До Даты и Времени начала События, указанных в Статусе).
                                                                                                                                                                                        Рис. 131 Настройка Напоминаний До События
                                                                                                                                                                                        После События можно настроить Напоминания:

                                                                                                                                                                                        – через 1 час (После Даты и Времени начала События, указанных в Статусе)
                                                                                                                                                                                        – через 2 часа (После Даты и Времени начала События, указанных в Статусе)
                                                                                                                                                                                        – через 3 часа (После Даты и Времени начала События, указанных в Статусе)
                                                                                                                                                                                        – через 1 день (После Даты и Времени начала События, указанных в Статусе)
                                                                                                                                                                                        – через 2 дня (После Даты и Времени начала События, указанных в Статусе)
                                                                                                                                                                                        – через 3 дня (После Даты и Времени начала События, указанных в Статусе).
                                                                                                                                                                                          Рис. 132 Настройка Напоминаний после События
                                                                                                                                                                                          Кликнув на поле «Настройки» в левом нижнем углу (Рис. 133), можно настроить Напоминания по умолчанию (Рис. 134):

                                                                                                                                                                                          – для себя на конкретную Вакансию
                                                                                                                                                                                          – для себя на все Вакансии
                                                                                                                                                                                          – для всех пользователей на конкретную Вакансию
                                                                                                                                                                                          – для всех пользователей на все Вакансии.

                                                                                                                                                                                          Напоминания будут создаваться автоматически, без участия пользователя, сразу при создании Статуса.
                                                                                                                                                                                            Рис. 133 Настройки для автоматического создания Напоминаний
                                                                                                                                                                                            Рис. 134 Выбор настроек для автоматического создания Напоминаний
                                                                                                                                                                                            В окне создания Статуса Вы можете указать рейтинг Кандидата и оставить Комментарий. Вверху профиля кандидата в отдельном поле Комментарий можно упомянуть коллегу через @, но также это можно сделать в окне создания Статуса в поле Комментарий.
                                                                                                                                                                                              Рис. 135 Рейтинг и Комментарий
                                                                                                                                                                                              После того, как все поля заполнены, можно нажать на кнопку «Сохранить», после этого в сервисе будет создан Статус, он отобразится в Ленте событий Кандидата. Если нажать на кнопку «Сохранить и отправить», будет создан Статус и автоматически откроется окно отправки Письма.
                                                                                                                                                                                                6.5. Назначение Формы
                                                                                                                                                                                                Для того, чтобы назначить Форму (как создать Форму, мы рассказываем в пункте 13), на странице Кандидата кликните «Назначить форму» в правом верхнем углу (Рис. 136 (1)). В открывшемся окне в поле «Форма» выберите необходимую Форму и нажмите «Сохранить». Также в этом окне Вы можете выбрать Вакансию, по которой назначаете Кандидату Форму, и Ответственного за Форму.

                                                                                                                                                                                                Благодаря Формам Вы можете проводить опросы Кандидатов в режиме реального времени, например, во время Собеседования. Теперь Вы можете не беспокоиться о том, что забудете вопросы для Интервью. Все вопросы и варианты ответов будут указаны в Форме. После её заполнения Вы сможете сохранить результаты опроса. В любой момент Вы и Ваши коллеги сможете ознакомиться с информацией, сохраненной в Форме. Они доступны с тарифа «Стандартный».
                                                                                                                                                                                                  Рис. 136 Назначение формы (1)
                                                                                                                                                                                                  Рис. 137 Назначение формы (2)
                                                                                                                                                                                                  6.6. Запрос согласия на обработку персональных данных
                                                                                                                                                                                                  Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» с изменениями и дополнениями, вступившими в силу 01.03.2021, предусматривает запрос разрешения на обработку персональных данных в электронной форме. Это можно делать прямо из сервиса:

                                                                                                                                                                                                  1. Зайдите в Настройки и выберите подраздел «Компания».
                                                                                                                                                                                                    Рис. 138 Запрос на обработку персональных данных (1)
                                                                                                                                                                                                    2. В полях «Юридической название» и «Юридический адрес» введите данные вашей компании. После этого нажмите «Сохранить». Данные из этих полей будут отображаться в тексте Запроса на обработку персональных данных у всех пользователей сервиса Вашей компании. Если их не указать, запрос не будет иметь юридической силы.
                                                                                                                                                                                                      Рис. 139 Запрос на обработку персональных данных (2)
                                                                                                                                                                                                      3. На странице Кандидата в правом верхнем углу нажмите кнопку «Запросить согласие». В появившемся окне выберите, каким образом Вы хотите отправить запрос – по Email или СМС. После этого нажмите «Запросить согласие». СМС работает только при условии, что данная услуга приобретена. Она оплачивается отдельно, запросить счет можно у отдела аккаунтинга sales@friendwork.ru.
                                                                                                                                                                                                        Рис. 140 Запрос на обработку персональных данных (3)
                                                                                                                                                                                                        На почту Кандидату придёт запрос. Текст «Согласия на обработку персональных данных» появляется при нажатии Кандидатом на кнопку «Предоставить согласие». Кандидату необходимо нажать на кнопку «Я согласен», если он согласен. После того, как согласие будет подтверждено, в профиле Кандидата появится зелёная иконка с надписью «Получено согласие на обработку персональных данных».
                                                                                                                                                                                                          Рис. 141 Запрос на ОПД на почте Кандидата
                                                                                                                                                                                                          Рис. 142 Текст запроса на ОПД
                                                                                                                                                                                                          Рис. 143 Кнопки «Я согласен» и «Я не согласен»
                                                                                                                                                                                                          Рис. 144 Получено Согласие на обработку персональных данных
                                                                                                                                                                                                          Если Кандидат не дал согласие, то иконка будет красной.
                                                                                                                                                                                                            Рис. 145 Отказано в обработке данных
                                                                                                                                                                                                            6.7. Объединение Дубликатов резюме
                                                                                                                                                                                                            Совпадение Дубликатов происходит после импорта резюме или в режиме редактирования Кандидата. На новой странице будут отображены предполагаемые Дубликаты.

                                                                                                                                                                                                            Дубликаты определяются:

                                                                                                                                                                                                            – при совпадении ФИО и даты рождения у обоих Кандидатов
                                                                                                                                                                                                            – при совпадении ФИО, но дата рождения у одного Кандидата в сервисе указана, а у другого не указана
                                                                                                                                                                                                            – при совпадении ФИО, но у обоих кандидатов не указаны даты рождения.

                                                                                                                                                                                                            Также Дубликаты определяются при совпадении одного из следующих параметров:

                                                                                                                                                                                                            – телефон
                                                                                                                                                                                                            – почта
                                                                                                                                                                                                            – одна из 10 ссылок на социальные сети в Профиле кандидата («ВКонтакте», Facebook, LinkedIn, Google+, Twitter, Skype, Хабр Карьера, Одноклассники, Telegram, GitHub)
                                                                                                                                                                                                            – при совпадении ссылок на резюме у Профилей кандидатов, которые были импортированы с сайта hh.ru.

                                                                                                                                                                                                            Если резюме было импортировано с hh .ru, внутри сервиса Дубликат определяется по ссылке. Этот функционал позволяет экономить лимит на открытие контактов. Более подробно по ссылке: https://tutorial.friend.work/novoe-rasshirenie-friendwork.

                                                                                                                                                                                                            После импорта в окне расширения или при переходе в режим редактирования (при нажатии на иконку «Редактировать») система предложит список возможных Дубликатов. Для того, чтобы ознакомиться с профилем Кандидата, нажмите на кнопку «Показать кандидата». Профиль откроется в отдельной вкладке.
                                                                                                                                                                                                              Рис. 146 Найден Дубликат при импорте
                                                                                                                                                                                                              Рис. 147 Режим редактирования
                                                                                                                                                                                                              Рис. 148 Поиск Дубликатов
                                                                                                                                                                                                              Перед объединением Дубликатов рекомендуем убедиться, что оба Профиля относятся к одному и тому же Кандидату.
                                                                                                                                                                                                                Рис. 149 Сопоставление профилей
                                                                                                                                                                                                                Важно: после объединения Дубликатов отменить операцию будет невозможно. Если оба Профиля являются Дубликатами (относятся к одному Кандидату), то нажмите «Это он». В новом окне система предложит прикрепить к новому Профилю, который появится в результате объединения Дубликатов (объединяемые Дубликаты исчезнут из сервиса, но вся информация из них занесется в новый Профиль) файл с той информацией, которая была в резюме в сервисе до объединения Дубликатов, и обновить источник (изменение источника с LinkedIn на Facebook, к примеру).

                                                                                                                                                                                                                При необходимости поставьте галочки в этих полях и нажмите «Ок». Если поставить галочку «Обновить источник», то источник будет взят из импортируемого с сайта резюме. Этот источник отобразится в объединенном профиле. Информация об изменении источника заносится в Ленту событий.
                                                                                                                                                                                                                  Рис. 150 Объединение Дубликатов
                                                                                                                                                                                                                  7. Работа с Календарём
                                                                                                                                                                                                                  7.1. Отслеживание этапов подбора при помощи Календаря
                                                                                                                                                                                                                  Для того, чтобы ориентироваться в рабочем расписании, используйте «Календарь». На панели в левой части экрана выберите раздел «Календарь», после чего откроется новая страница. Чтобы посмотреть все События, которые Вы запланировали с Кандидатами в Календаре, нажмите «Выделить все» в меню со Статусами слева.
                                                                                                                                                                                                                    Рис.151 (1) Отслеживание этапов подбора по Календарю
                                                                                                                                                                                                                    Если Вам необходимо увидеть определённое календарное Событие, поставьте «✓» в выбранном окне рядом с наименованием Статуса. Можно выбрать конкретный день/неделю/месяц или любой другой период, который Вам необходим, чтобы проанализировать состоявшиеся/планируемые События. Список Событий представлен также в разделе «Расписание» в правом верхнем углу.
                                                                                                                                                                                                                      Рис. 151 (2) Выбор периода в Календаре
                                                                                                                                                                                                                      Вы можете отсортировать События в Календаре по двум фильтрам:

                                                                                                                                                                                                                      – по Пользователям (чтобы увидеть в Календаре Ваши События, выберите в Фильтре «Мои события»)
                                                                                                                                                                                                                      – по Вакансиям.
                                                                                                                                                                                                                        7.2. Подписка на Календарь
                                                                                                                                                                                                                        Чтобы проще отслеживать запланированные События, можно на них подписаться. Перед этим нужно выбрать фильтры в календаре FriendWork — события по выбранным перед подпиской фильтрам будут отображаться в другом календаре. Нажмите на поле «Подписаться на календарь» под списком Статусов (Рис. 152), появится ссылка на Календарь, скопируйте её. Эту ссылку можно добавить в другие Календари (например, Google, Outlook, Apple) или в Календарь на Вашем мобильном телефоне. События, добавленные в Календарь, будут отображаться в Вашем телефоне/стороннем календаре.
                                                                                                                                                                                                                          Рис. 152 Подписка на События
                                                                                                                                                                                                                          7.3. Инструкция по интеграции Календаря
                                                                                                                                                                                                                          Интеграция для Google

                                                                                                                                                                                                                          В сервисе FriendWork переходим в раздел «Календарь» и выбираем необходимые настройки отображения событий в меню слева.
                                                                                                                                                                                                                            Рис. 153 Выбираем настройки отображения Событий в Календаре
                                                                                                                                                                                                                            Нажимаем «Подписаться на календарь» и копируем появившуюся ссылку.
                                                                                                                                                                                                                              Рис. 154 Подписываемся на Календарь
                                                                                                                                                                                                                              Заходим в Google Календарь и нажимаем на «+», выбираем «Добавить по URL».
                                                                                                                                                                                                                                Рис. 155 Подписываемся на Календарь (2)
                                                                                                                                                                                                                                В появившееся окно вставляем скопированную ссылку и нажимаем «Добавить в календарь».
                                                                                                                                                                                                                                  Рис. 156 Настройка добавления событий в Календарь
                                                                                                                                                                                                                                  Интеграция для Outlook Web

                                                                                                                                                                                                                                  В сервисе FriendWork переходим в раздел «Календарь» и выбираем необходимые настройки отображения событий в меню слева.
                                                                                                                                                                                                                                    Рис. 157 Подписываемся на Календарь
                                                                                                                                                                                                                                    Нажимаем «Подписаться на календарь» и копируем появившуюся ссылку.
                                                                                                                                                                                                                                      Рис. 158 Подписываемся на Календарь (2)
                                                                                                                                                                                                                                      Заходим в Outlook и нажимаем на «Добавить календарь».
                                                                                                                                                                                                                                        Рис. 159 Добавляем Календарь
                                                                                                                                                                                                                                        В меню слева выберите «Подписаться с веб-страницы», вставьте скопированную ссылку на Календарь FriendWork. Затем присвойте календарю имя и импортируйте данные.
                                                                                                                                                                                                                                          Рис. 160 Добавляем Календарь (2)
                                                                                                                                                                                                                                          Интеграция для Outlook Desktop

                                                                                                                                                                                                                                          В сервисе FriendWork переходим в раздел «Календарь» и выбираем необходимые настройки отображения событий в меню слева.
                                                                                                                                                                                                                                            Рис. 161 Интеграция в Outlook Desktop (1)
                                                                                                                                                                                                                                            Нажимаем «Подписаться на календарь» и копируем появившуюся ссылку.
                                                                                                                                                                                                                                              Рис. 162 Интеграция в Outlook Desktop (2)
                                                                                                                                                                                                                                              Открываем десктопную версию Outlook, сверху нажимаем на «Открыть календарь» и выбираем календарь «Из интернета». Выбираем календарь внизу страницы.
                                                                                                                                                                                                                                                Рис. 163 Интеграция в Outlook Desktop (3)
                                                                                                                                                                                                                                                В появившееся окно вставляем скопированную ссылку и нажимаем «Ок».
                                                                                                                                                                                                                                                  Рис. 164 Интеграция в Outlook Desktop (4)
                                                                                                                                                                                                                                                  Интеграция для iPhone

                                                                                                                                                                                                                                                  В сервисе FriendWork переходим в раздел «Календарь» и выбираем необходимые настройки отображения событий в меню слева.
                                                                                                                                                                                                                                                    Рис. 165 Интеграция с IPhone (1)
                                                                                                                                                                                                                                                    Нажимаем «Подписаться на календарь» и копируем появившуюся ссылку.
                                                                                                                                                                                                                                                      Рис. 166 Интеграция с IPhone (1)
                                                                                                                                                                                                                                                      В iPhone открываем «Настройки» и выбираем «Календарь».
                                                                                                                                                                                                                                                        Рис. 167 Интеграция с IPhone (2)
                                                                                                                                                                                                                                                        В «Календаре» выбираем Учетные записи».

                                                                                                                                                                                                                                                        Нажимаем на «Новая учетная запись».
                                                                                                                                                                                                                                                          Рис. 168 Интеграция с IPhone (3)
                                                                                                                                                                                                                                                          В списке учетных записей выбираем «Другое».
                                                                                                                                                                                                                                                            Рис. 169 Интеграция с IPhone (4)
                                                                                                                                                                                                                                                            Выбираем «Подписной календарь».
                                                                                                                                                                                                                                                              Рис. 170 Интеграция с IPhone (5)
                                                                                                                                                                                                                                                              В поле «Сервер» добавляем скопированную ссылку на Календарь FriendWork.
                                                                                                                                                                                                                                                                Рис. 171 Интеграция с IPhone (6)
                                                                                                                                                                                                                                                                Интеграция для MacBook

                                                                                                                                                                                                                                                                В сервисе FriendWork переходим в раздел «Календарь» и выбираем необходимые настройки отображения событий в меню слева.
                                                                                                                                                                                                                                                                  Рис. 172 Интеграция с MacBook (1)
                                                                                                                                                                                                                                                                  Нажимаем «Подписаться на календарь» и копируем появившуюся ссылку.
                                                                                                                                                                                                                                                                    Рис. 173 Интеграция с MacBook (2)
                                                                                                                                                                                                                                                                    В Календаре MacBook выберите «Файл» -- «Новая подписка на календарь».
                                                                                                                                                                                                                                                                      Рис. 174 Интеграция с MacBook (3)
                                                                                                                                                                                                                                                                      В появившееся окно вставьте скопированную ссылку и нажмите «Подписаться».
                                                                                                                                                                                                                                                                        Рис. 175 Интеграция с MacBook (4)
                                                                                                                                                                                                                                                                        8. Работа со страницей «Аналитика»
                                                                                                                                                                                                                                                                        8.1. Распределение Кандидатов по Статусам
                                                                                                                                                                                                                                                                        Для того, чтобы проанализировать работу компании и коллег, выберите в меню в левой части экрана раздел «Аналитика». Выберите в поле пункт «Распределение Кандидатов по Статусам» (Аналитика формируется на основании Статусов, которые были назначены Кандидатам), чтобы посмотреть информацию по каждому Статусу, каждому Сотруднику и компании в целом. На графике отображается количество Кандидатов, которые прошли через этапы подбора (не количество Статусов).
                                                                                                                                                                                                                                                                          Рис. 176 Распределение Кандидатов по Статусам
                                                                                                                                                                                                                                                                          Если Вы хотите увидеть количество Статусов, которые назначили Кандидатам Вы и Ваши коллеги, или количество Событий, которые были запланированы или проведены (результат выгрузки зависит от выбора параметра в блоке «Учет даты статуса» внизу страницы «Аналитика»: «Дата создания» (Статуса) или «Дата начала события» (Статуса) соответственно), выгрузите один из трех отчётов, кликнув «Экспорт». Перед выгрузкой аналитики важно нажать кнопку «Обновить».
                                                                                                                                                                                                                                                                            Рис. 177 Экспорт отчётов
                                                                                                                                                                                                                                                                            Рис. 178 Учёт даты статуса
                                                                                                                                                                                                                                                                            Вы можете выбрать Линейный график или Кольцевую диаграмму, кликнув на соответствующее поле под графиком.
                                                                                                                                                                                                                                                                              Рис. 179 Кольцевая диаграмма
                                                                                                                                                                                                                                                                              8.2. Выбор периода
                                                                                                                                                                                                                                                                              Период, за который Вы хотите посмотреть Аналитику, можно настроить, выбрав из стандартных предложенных полей — «день», «неделя», «месяц», «прошлая неделя», «прошлый месяц» — или выбрав вручную определённый период.
                                                                                                                                                                                                                                                                                Рис. 180 Выбор периода
                                                                                                                                                                                                                                                                                8.3. Параметры
                                                                                                                                                                                                                                                                                Параметры, по которым выводится Аналитика, можно скорректировать под Ваши требования, выбрав необходимые Статусы, Сотрудников, Источники, Вакансии, Способ занесения: Активный поиск и Отклик, Учет даты статуса: Дата создания и Дата начала события, Когортный анализ: По наличию рекрутера и По дате первого Статуса, Учет сотрудника: Создатель статуса и Ответственный за Статус.
                                                                                                                                                                                                                                                                                  Рис. 181 Настройка параметров
                                                                                                                                                                                                                                                                                  У каждого Кандидата, которого Вы добавляете в сервис, автоматически проставляется Статус «Новый» («Без вакансии»). Чтобы посмотреть количество Кандидатов, добавленных в систему всей Компанией и определёнными Рекрутерами, сбросьте все Статусы в столбике «Статусы», оставив выбранным только Статус «Новый». В столбике Вакансии сбросьте все, за исключением пункта «Без вакансии». В столбиках «Сотрудники» и «Источники» выберите все пункты (кнопка «Все»). Также после выбора пунктов не забудьте нажать кнопку «Обновить».
                                                                                                                                                                                                                                                                                    Рис. 182 Настройка параметров для просмотра добавленных Кандидатов
                                                                                                                                                                                                                                                                                    Рис. 183 Информация по добавленным Кандидатам
                                                                                                                                                                                                                                                                                    8.4. Дополнительные параметры
                                                                                                                                                                                                                                                                                    Внизу страница «Аналитика» можно выбрать способ занесения:

                                                                                                                                                                                                                                                                                    – активный поиск
                                                                                                                                                                                                                                                                                    – отклик.
                                                                                                                                                                                                                                                                                      Рис. 184 Дополнительные параметры
                                                                                                                                                                                                                                                                                      Учёт даты Статуса (Рис. 185):

                                                                                                                                                                                                                                                                                      – Дата создания (кликните, если хотите увидеть, сколько Статусов было создано в определенный день или период Вашими коллегами, затем выберите необходимые параметры и выгрузите отчет «Экспорт»)
                                                                                                                                                                                                                                                                                      – Дата начала События (кликните, если хотите увидеть, сколько Событий было запланировано на конкретную дату в Календаре и сколько из них состоялось, затем выгрузите отчет «Экспорт»)
                                                                                                                                                                                                                                                                                      – Перед выгрузкой отчета не забывайте нажимать кнопку «Обновить» для обновления данных.

                                                                                                                                                                                                                                                                                      Когортный анализ (Рис. 185):

                                                                                                                                                                                                                                                                                      Кликните, если хотите посмотреть, как изменился процесс подбора после участия конкретного Рекрутера. После того, как Вы поставили галочку рядом с этим полем, отметьте на странице нужные Статусы, ФИ, Источники и Вакансии. Далее нажмите «Обновить» и «Расширенный экспорт».


                                                                                                                                                                                                                                                                                        Рис. 185 Когортный анализ «По наличию Рекрутера»
                                                                                                                                                                                                                                                                                        – «По наличию рекрутера» (отчет и его экспорты в Excel будут строиться на основе следующего поведения: хоть один из выбранных в фильтрах аналитики Статусов Кандидатов попадают под выбранные условия фильтров, то остальные выбранные статусы этих кандидатов тоже показываются в аналитике вне зависимости от того, какие у них даты создания/назначения и кто их создал) – «По дате первого Статуса» (В этом случае аналитика работает как в примере «По наличию рекрутера», но с той разницей, что система выводит в Расширенный экспорт только те Статусы, которые были назначены после выбранного во вкладке «Аналитика» Статуса, и Статус, который попадает под выбранные критерии).

                                                                                                                                                                                                                                                                                        Учёт Сотрудника (Рис. 186):

                                                                                                                                                                                                                                                                                        – Создатель Статуса (это пользователь, который создал Статус)
                                                                                                                                                                                                                                                                                        – Ответственный за Статус (это пользователь, который был указан в поле «Ответственный» в окне создания Статуса).
                                                                                                                                                                                                                                                                                          Рис. 186 Создатель статуса
                                                                                                                                                                                                                                                                                          Рис. 187 Ответственный за Статус
                                                                                                                                                                                                                                                                                          8.5. Отчёты
                                                                                                                                                                                                                                                                                          В отчёты «Экспорт» выгружается информация по количеству Статусов, назначенных Кандидатам (если внизу страницы «Аналитика» в разделе «Учет даты статуса» выбрана «Дата создания», то в отчет выгрузится количество созданных Статусов за выбранный период. Если выбрана «Дата начала события», то в отчет выгрузится количество запланированных, состоявшихся и не состоявшихся событий за выбранный период — по Дате начала события Статусы отображаются в Календаре). Кликнув на иконку в виду стрелки рядом с полем «Экспорт», можно выбрать вариант Экспорта:

                                                                                                                                                                                                                                                                                          1. Общая воронка
                                                                                                                                                                                                                                                                                          2. Ежемесячная воронка
                                                                                                                                                                                                                                                                                          3. Ежедневная воронка.
                                                                                                                                                                                                                                                                                            Рис. 188 Экспорт
                                                                                                                                                                                                                                                                                            В отчёте по Общей воронке отображается ФИ Рекрутера, названия Вакансий, названия заказчиков из вкладки «Заказчики» и количество Статусов. В столбце Статуса «Новый» («Без вакансии») отображается, сколько раз Кандидаты были добавлены в систему конкретным Рекрутером за определённый период времени.
                                                                                                                                                                                                                                                                                              Рис. 189 Отчёт по Общей воронке
                                                                                                                                                                                                                                                                                              В отчёте по Ежемесячной воронке отображается информация по количеству созданных Статусов или запланированных Событий за конкретные месяцы каждым Рекрутером. Для того, чтобы перейти к следующему месяцу, передвиньте бегунок вправо.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                Рис. 190 Отчёт по Ежемесячной воронке
                                                                                                                                                                                                                                                                                                В отчёте по Ежедневной воронке отображается количество созданных Статусов по дням. В отчёте есть: период, ФИ Рекрутера, названия Статусов и общее количество проставленных Рекрутерами Статусов за каждый день. Статус «Новый» «без Вакансии» и с «Вакансией» суммируются — их значения находятся в одной ячейке.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                  Рис. 191 Отчёт по Ежедневной воронке
                                                                                                                                                                                                                                                                                                  Для того, чтобы получить информацию о том, как быстро Кандидат переходил с этапа на этап по конкретной Вакансии, выгрузите «Расширенный экспорт» (Рис. 192). В отчете можно увидеть, как быстро Кандидаты по выбранным Вакансиям двигались по этапам воронки подбора (Статусам).

                                                                                                                                                                                                                                                                                                  С тарифа «Стандартный» Вы можете бесплатно добавлять столбцы в отчёт. В выгруженном отчёте есть инструкция (Рис. 193), как настроить отчёт (после завершения настройки отчета готовый шаблон с добавленными ключами отправьте на почту support@friendwork.ru. Специалисты компании FriendWork подключат Ваш вариант отчета. Если появятся дополнительные вопросы по настройке, то Вы можете написать в техническую поддержку через раздел сайта со знаком вопроса (см. 15. Обучающие материалы по работе с сервисом FriendWork) или на почту support@friendwork.ru, или связаться по номеру телефона +7 (495) 150-25-70, доб. 2, +7 (812) 748-22-70, доб. 2).
                                                                                                                                                                                                                                                                                                    Рис. 192 Расширенный экспорт
                                                                                                                                                                                                                                                                                                    Рис. 193 Расширенный отчет (инструкция)
                                                                                                                                                                                                                                                                                                    Расширенный отчет включает в себя следующие поля (по умолчанию):

                                                                                                                                                                                                                                                                                                    – ID Кандидата («№»)
                                                                                                                                                                                                                                                                                                    – ФИО
                                                                                                                                                                                                                                                                                                    – Почта
                                                                                                                                                                                                                                                                                                    – Ответственный за кандидата
                                                                                                                                                                                                                                                                                                    – ID Вакансии
                                                                                                                                                                                                                                                                                                    – Вакансия
                                                                                                                                                                                                                                                                                                    – Заказчик
                                                                                                                                                                                                                                                                                                    – Дата создания Вакансии
                                                                                                                                                                                                                                                                                                    – Дата открытия Вакансии
                                                                                                                                                                                                                                                                                                    – Дата закрытия Вакансии
                                                                                                                                                                                                                                                                                                    – Ответственный за Вакансию
                                                                                                                                                                                                                                                                                                    – Сотрудники
                                                                                                                                                                                                                                                                                                    – Источник
                                                                                                                                                                                                                                                                                                    – Воронка Статусов с указанием даты и времени начала События.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                      8.6. Эффективность источников
                                                                                                                                                                                                                                                                                                      Для того, чтобы оценить эффективность Источников в процессе подбора, в правом верхнем углу выберите пункт «Эффективность источников».
                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Рис. 194 Эффективность источников
                                                                                                                                                                                                                                                                                                        На графике отображается количество Кандидатов, добавленных в сервис за определенный период из разных Источников, если во вкладке «Аналитика» выбран Статус «Новый» и «Без вакансии». Если во вкладке «Аналитика» выбран любой другой Статус, то на графике отображается количество Кандидатов с этим Статусом в разрезе Источников.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                        В отчет «Источники» (Рис. 195) выгружается количество Кандидатов, добавленных в сервис из разных источников, в разрезе Вакансий, на которые Кандидаты были отобраны.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                        В отчете сверху отображаются столбцы с названиями Источников, слева — с названиями Вакансий.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Кейс 1: Одному Кандидату с сайта HH было назначено два Статуса по одной Вакансии «Продавец» (названия Статусов и их количество не имеют значения). На пересечении столбцов «HH» и «Продавец» появится цифра 1.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Кейс 2: Одному Кандидату с сайта HH было назначено два Статуса по разным Вакансиям — «Продавец» и «Управляющий магазином» (названия статусов и их количество не имеют значения). На пересечении столбцов «HH» и «Продавец» и «HH» и «Управляющий магазином» появится цифра 1, то есть в отчёте Кандидат будет учтён дважды.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Поэтому показатели на графике и в отчете «Источники» могут отличаться.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Если Вы хотите посмотреть, из какого Источника быстрее всего закрываются Вакансии, в параметрах выберите Статус «Принят на работу» (или соответствующий ему Статус в Вашем личном кабинете), выберите интересующую Вас Вакансию(-и), необходимые «Источники» и Сотрудников. На диаграмме отобразится, какой работный сайт или социальная сеть самые эффективные.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                          Рис. 195 Отчёт по работе с Источниками
                                                                                                                                                                                                                                                                                                          8.7. Добавление Шаблона отчёта
                                                                                                                                                                                                                                                                                                          Для того, чтобы не выбирать необходимые параметры каждый раз, заходя в раздел «Аналитика», можно создать Шаблон отчёта: добавьте название Отчёта в одноименное поле, выберите, кому будет доступен Отчёт в поле «Общие», а затем кликните на «Добавить шаблон». После того, как отчёт будет составлен и сохранён, Вам будет достаточно кликнуть на него в меню слева, чтобы система автоматически проставила выбранные Вами ранее параметры.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                            Рис. 196 Добавление Шаблона отчёта
                                                                                                                                                                                                                                                                                                            Рис. 197 Сохраненные Шаблоны
                                                                                                                                                                                                                                                                                                            9. Раздел «Настройки». Подраздел «Личные»
                                                                                                                                                                                                                                                                                                            9.1. ФИ пользователя
                                                                                                                                                                                                                                                                                                            Установить необходимые параметры по Личному профилю можно в Настройках. Нажмите на иконку, которая расположена на функциональной панели в левой части экрана. Откроется раздел, в котором по умолчанию будет выбрана вкладка «Личные». В полях «Имя» и «Фамилия» отображаются ФИ, которые были указаны при создании профиля пользователя (данные из этих полей удалять нельзя, иначе Вы не сможете использовать фильтры, но можно отредактировать). Также можно добавить номер телефона в поле «Телефон». Информация из этих полей автоматически подтянется в Шаблон письма перед отправкой, если в Шаблон письма были добавлены соответствующие теги (см. 11. Шаблоны писем).
                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Рис. 198 «Личные»
                                                                                                                                                                                                                                                                                                              В разделе «Личные» можно подключить интеграцию с Telegram. Нажмите на кнопку «Подключить» возле поля «Интеграция с Telegram».
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                Рис. 199 Интеграция с Telegram через Настройки (1)
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                Рис. 200 Интеграция с Telegram через Настройки (2)
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                Рис. 201 Интеграция с Telegram через Настройки (3)
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                Рис. 202 Интеграция с Telegram через Настройки (4)
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                9.2. Почтовый сервер
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                По умолчанию у всех пользователей выбран Почтовый сервер FriendWork (Рис. 203), но мы рекомендуем настроить интеграцию через SMTP и IMAP или Microsoft Exchange, чтобы:

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                1. Массовая отправка писем стала доступной
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                2. Входящие письма от Кандидатов загружались в Профили кандидатов, и вся переписка хранилась в одном месте
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                3. Все письма, отправляемые сервером, дублировались в папку «Отправленные» на Вашей рабочей почте, с которой настроена интеграция.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                Для этого выберите SMTP и IMAP или Microsoft Exchange и заполните появившиеся поля в соответствии с инструкцией по настройке почты, которая находится в этом же разделе.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  Рис. 203 Настройка интеграции с SMTP и IMAP
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  Следуя инструкции, не забудьте проверить установку соединения по SMTP и IMAP (кнопки «Проверить SMTP-сервер и порт» и «Проверить IMAP-сервер и порт»). Если после выполнения настройки интеграции по инструкции соединение устанавливается, то нажмите «Сохранить» внизу страницы.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    Рис. 204 Сохранение настроек интеграции
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    Информация по настройке интеграции с почтовым сервером Microsoft Exchange также есть в инструкции.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      Рис. 205 Проверка интеграции с Microsoft Exchange
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      Также в этом разделе Вы можете подключить двухстороннюю синхронизацию с Календарем Microsoft Exchange. Если после настройки синхронизации добавить Статус в сервис, то он появится в Календаре Microsoft Exchange. Если изменить дату и время в Статусе в сервисе, то они изменятся в Календаре Microsoft Exchange и наоборот. Настройка интеграции с Microsoft Exchange не зависит от интеграции с Почтой, то есть можно настроить только интеграцию с Почтой или только с Календарем.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Рис. 206 Включение синхронизации с Календарем Microsoft Exchange
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Рис. 207 Проверка Exchange-сервера
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        9.3. Подпись письма
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        В Настройках можно включить «Подпись письма», выбрав «Включена» (Рис. 175). В открывшееся поле можно добавить картинки через URL, а также перетащить картинки с компьютера. Чтобы добавить картинку через URL, зайдите в браузер, найдите картинку в поисковике, кликните правой кнопкой мыши по картинке и выберите в открывшемся меню «Копировать URL картинки» (Рис. 208).
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          Рис. 208 Копирование URL картинки
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          Рис. 209 Подпись письма
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          В сервисе кликните на поле «Вставить», а затем «Image». В открывшемся окне в графу «Источник» вставьте скопированный URL картинки. При необходимости можно вручную выставить длину и ширину изображения в пикселях. Также размер изображения можно скорректировать, выделив её в сервисе мышкой и потянув за уголок. Когда размер будет отрегулирован, нажмите «Сохранить».
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            Рис. 210 Добавляем картинку
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            В полях «Статусы» и «Настройка интерфейса» Вы можете поставить галочки, чтобы:

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            1. При редактировании или добавлении Статусов не показывать Подстатусы в выпадающих списках. Эта настройка, если она была подключена во вкладке «Личные», действует только на аккаунте конкретного пользователя
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            2. При текстовом поиске сбрасывать все фильтры и сортировку на вариант по умолчанию.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Рис. 211 «Статусы» и «Настройка интерфейса»
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Вы можете настроить:

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              – количество Событий в ленте Кандидата (определите, сколько событий будет отображаться в Ленте событий). Обратите внимание, что остальные события также можно посмотреть, нажав на кнопку «Ещё»
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              – язык интерфейса (русский или английский)
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              – часовой пояс (влияет на дату и время События в Календаре).
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Рис. 212 Настройка количества Событий в ленте Кандидата, языка интерфейса и часового пояса
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              10. Раздел «Настройки». Подраздел «Компания»
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              10.1. Настройка полей «Юридическое название» и «Юридический адрес»
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              В подразделе «Компания» в полях «Юридическое название» и «Юридический адрес» укажите данные своей компании. Эти поля обязательны для заполнения, так как информация из них будет отображаться в Запросе на обработку персональных данных. В этом случае Запрос будет иметь юридическую силу. Текст Запроса согласован с юристом. Данные вводятся один раз, у всех пользователей Вашей компании эта информация будет отображаться в Запросах на обработку персональных данных. В самом Письме, которое придет Кандидату, есть возможность изменить язык текста «Согласия на обработку персональных данных» на английский язык (кнопка «English» вверху текста).
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Рис. 213 «Юридической название» и «Юридический адрес»
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              10.2. Настройка Форм обратной связи по Вакансии
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              С тарифа «Профессиональный» доступна функция отправки Формы обратной связи по Вакансии. Если Вы заранее выбрали в графе «Форма обратной связи по Вакансии, которая приходит всем Нанимающим менеджерам», необходимую Вам Форму, то после того, как Вы закрыли конкретную Вакансию, всем Нанимающим менеджерам, добавленным в эту(-и) Вакансию(-и), автоматически будет отправляться Форма для заполнения. Это позволяет Нанимающим менеджерам оценить качество процесса подбора.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Рис. 214 «Форма обратной связи по Вакансии, которая приходит всем Нанимающим менеджерам»
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Для того, чтобы скачать Аналитику по Формам, зайдите в подраздел «Формы» и справа от необходимой Формы нажмите «Экспорт результатов». После этого откройте выгруженный в Excel файл. Если зайти в режим редактирования Формы, кликнуть по ее названию и нажать «Сохранить», то ответы, внесенные в Форму до этого момента, перестанут выгружаться в Excel, так как система посчитает, что Форма была обновлена.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Рис. 215 Аналитика по Формам
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              10.3. Ограничение прав доступа
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              В сервисе можно ограничить права доступа к Вакансиям конкретным пользователей (они не будут видеть ни Вакансии, ни Кандидатов, отобранных на них, ни записи в ленте Событий по Вакансиям, к которым нет доступа, ни События в Календаре). Это делается с помощью назначения ролей пользователям во вкладке «Настройки» — «Аккаунты». На каждой роли действуют свои ограничения прав доступа. Существуют дополнительные параметры для ограничения прав доступа.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Любой компании в сервисе по умолчанию доступны 5 ролей. Список доступных ограничений указан в пункте 14.2. Запросы по доступным ограничениям прав доступа, а также по созданию новых ролей Вы можете отправить в техническую поддержку через раздел сайта с вопросительным знаком на боковой панели слева (см. 15. Обучающие материалы по работе с сервисом FriendWork) или на почту support@friendwork.ru, или связаться по номеру телефона +7 (495) 150-25-70, доб. 2, +7 (812) 748-22-70, доб. 2). Наши специалисты предоставят всю необходимую информацию.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Для того, чтобы пользователю с ограниченными правами доступа предоставить доступ к Вакансиям, Кандидатам, отобранным на нее, к записям в ленте Событий по этой Вакансии, а также к отображению Событий в Календаре по Вакансии, необходимо добавить пользователя в поля «Ответственный рекрутер» или «Сотрудники» в самой Вакансии. Но в сервисе есть возможность предоставить пользователю доступ ко всем Вакансиям, привязанным к карточке Заказчика из вкладки «Заказчики». Для этого во вкладке «Настройки» — «Компания» поставьте галочку в окошке рядом с полем «Сделать видимыми все Вакансии Заказчика для Сотрудников, которые к нему прикреплены» и нажмите «Сохранить».
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Рис. 216 «Сделать видимыми все Вакансии Заказчика для Сотрудников, которые к нему прикреплены»
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              После этого в подразделе «Аккаунты» выберите нужного Сотрудника и кликните справа от его ФИ «Редактировать» (Рис. 217). А затем укажите конкретного Заказчика и нажмите «Сохранить» (Рис. 218). После этого пользователю с ограниченными правами доступа к Вакансиям станут доступны к просмотру все Вакансии, привязанные к карточке конкретного Заказчика в сервисе, все Кандидаты, отобранные на данные Вакансии, а также записи в Ленте событий и События (Статусы) в Календаре по этой Вакансии.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Рис. 217 Подраздел «Аккаунты»
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Рис. 218 Права доступа конкретного пользователя
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              10.4. Настройка поля «При создании Вакансии в поле «Ответственный рекрутер» показывать только пользователей с правами Рекрутера и Администратора»
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Для того, чтобы в Вакансии в поле «Ответственный рекрутер» показывались только пользователи с правами Рекрутера и Администратора, поставьте галочку в окошке рядом с полем «При создании Вакансии в поле «Ответственный рекрутер» показывать только пользователей с правами Рекрутера и Администратора» и нажмите «Сохранить».
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Рис. 219 Поле «При создании Вакансии в поле «Ответственный рекрутер» показывать только пользователей с правами Рекрутера и Администратора»
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              10.5. Создание «Ответственного рекрутера» по умолчанию
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              При создании Вакансии Ответственным рекрутером по умолчанию становитесь Вы сами. Если хотите, чтобы при создании Вакансии другой Сотрудник по умолчанию становился Ответственным рекрутером, выберите нужное Вам ФИ Сотрудника в поле «Ответственный рекрутер» и нажмите «Сохранить». Эта настройка действует на аккаунтах всех Пользователей.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Рис. 220 Ответственный рекрутер по умолчанию
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              10.6 Настройка языка интерфейса для всех Новых Аккаунтов
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              В подразделе «Компания» можно выбрать язык интерфейса для всех Новых Аккаунтов. Так как в сервисе могут работать англоязычные пользователи, Администратор может выбрать в поле «Язык интерфейса для всех новых аккаунтов» английский язык («English») и нажать «Сохранить».
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Рис. 221 «Язык интерфейса для всех новых пользователей»
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Затем зайдите в подраздел «Аккаунты», создайте доступ для Нового Аккаунта, введите данные пользователя и нажмите «Создать». Обязательными являются поля Имя и Почта.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Рис. 222 Создание доступа для Нового Аккаунта
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Пользователю придёт письмо с доступами и ссылкой, ведущей на сайт. После авторизации по умолчанию интерфейс будет отображаться на английском языке.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              11. Шаблоны писем
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              11.1 Настройка основных полей
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              В подразделе «Шаблоны писем» заполните следующие поля:

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              название Шаблона (Название Шаблона будет отображаться только в сервисе, Кандидатам это название видно не будет)
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              видимость («Общие шаблоны» — Шаблон в сервисе будет доступен всем пользователям Вашей компании; «Только мои» — Шаблон в сервисе будет доступен только Вам)
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              тип получателя (чья почта будет автоматически подтягиваться в поле «Кому» – почту перед отправкой письма в этом поле при необходимости можно изменить)
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Статус Кандидата (можно сохранить Шаблон под определённый Статус. После сохранения Шаблона под Статус, если пользователь назначает Кандидату этот Статус и в окне назначения Статуса нажимает кнопку «Сохранить и отправить», автоматически открывается Окно отправки письма и сохраненный под определённый Статус Шаблон выбирается автоматически. Без проставленной галочки в чек-боксе «Отправлять после создания статуса» Шаблон не будет автоматически выбираться в окне отправки Письма). Если Вам необходима автоматическая отправка писем после создания Статусов, то можно воспользоваться функционалом Напоминаний. Более подробно по ссылке.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Рис. 223 Шаблоны писем. Основные поля
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              11.2. «Тема письма» и «Текст письма»
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Заполните поля «Тема письма» (без указания темы Письмо не отправится) и «Текст письма» (Рис. 224), при необходимости используя теги из списка (Рис. 225), и нажмите «Сохранить». Когда Вы будете отправлять Письмо, вместо тегов из различных разделов сервиса в текст Письма загрузится соответствующая информация.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Рис. 224 «Тема письма» и «Текст письма».
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Рис. 225 Теги
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              11.3. Прикрепление файлов
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              К Шаблону во вкладке «Шаблоны писем» можно прикрепить файлы (Рис. 226). Как только Вы в последующем выберете Шаблон, все файлы прикрепятся к Письму автоматически. К Шаблону можно прикрепить файлы общим размером 30 Мб — это максимальный размер файлов, который пропускают почтовые сервера (если прикреплять файлы из других разделов сервиса к Письму, их общий размер не должен превышать 5 Мб).
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Рис. 226 Прикрепление файлов
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              11.4. Добавление HTML-шаблонов письма
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Если Вы хотите создать Шаблон HTML-письма, кликните в окне «Текст письма» кнопку «Вставить HTML-код письма» в правом верхнем углу.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Рис. 227 HTML-код письма
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              11.5. Редактирование шаблонов
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Созданные Шаблоны будут отображаться во вкладке «Шаблоны писем» в левой части страницы. Чтобы отредактировать созданный Шаблон, кликните на него в меню. Отредактируйте необходимую информацию и нажмите «Сохранить».
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Рис. 228 Шаблоны
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              12. Подраздел «Безопасность»
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              В подразделе «Безопасность» можно изменить текущий пароль от аккаунта в сервисе.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Рис. 229 Подраздел «Безопасность»
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              13. Формы
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              13.1 Создание Формы
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              В этом подразделе можно создать Форму или отредактировать созданные ранее Формы. Для создания новой Формы кликните «Создать форму» в правом верхнем углу.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Рис. 230 Создание Формы
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              На открывшейся странице выберите, какой тип Формы Вы хотите создать:

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              опрос (Форма прикрепляется к Публикации на Карьерном портале)
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              обратная связь (Форма прикрепляется к профилю Кандидата).
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Рис. 231 Заполнение полей новой Формы
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              При выборе типа Формы «Обратная связь» доступны два дополнительных параметра для подключения: «Разрешить редактирование опубликованной и назначенной на другого формы» — если будет включен этот параметр, то после публикации (сохранения) заполненной Формы ее смогут редактировать все пользователи Вашей компании.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Автоматически считать «Общую оценку» как среднюю по всем 5-балльным оценкам — если включен этот параметр, то если в Форме есть другие вопросы с оценкой в 5 баллов, общий балл в конец Формы будет подсчитан автоматически.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Затем заполните поле «Название формы» и нажмите «Добавить вопрос» (Рис. 232). Вы можете выбрать тип ответа на вопрос, кликнув на необходимый из списка:

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              – В поле «Введите вопрос» под цифрой 1 на рисунке 201 можно ввести желаемый вопрос
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              – Под цифрой 2 находится кнопка «Дублировать вопрос»
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              – В поле под цифрой 3 можно выбрать формат ответа:

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              • Текст (строка)
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              • Текст (абзац)
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              • Один из списка
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              • Несколько из списка
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              • Оценка 5 баллов.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              – Иконка «*» под цифрой 4 позволяет сделать вопрос обязательным.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Рис. 232 Типы ответов на вопрос
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              После того, как Вы добавите необходимое количество вопросов и настроите их форматы, нажмите на кнопку «Сохранить». Теперь Ваша Форма появится в списке всех Форм.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              14. Подраздел «Аккаунты»
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              14.1 Создание новых Аккаунтов
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              «Аккаунты» – это подраздел доступный только Администраторам. В этом разделе можно создать новые Аккаунты, кликнув на «+» в правом верхнем углу.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Рис. 233 Создание нового Аккаунта
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              При создании аккаунта необходимо указать следующие данные:

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              – название (Фамилия и Имя)
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              – Email.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Поля ниже заполняются при необходимости:

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              – телефон
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              – тип аккаунта и роль (если роль не выбрана, то создастся аккаунт с ролью Администратора)
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              – поле «Заказчик» (см. пункт 10.3).
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Рис. 233 Создание нового Аккаунта
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Информацию по стандартным ролям, которые есть в системе, по правам доступа, действующим на них, можно посмотреть, кликнув на значок «?» вверху справа от поля «Тип аккаунта и роль». Роль — это сущность с определенными правами доступа, которые начинают действовать при ее назначении пользователю. Роли создаются технической поддержкой компании FriendWork.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Если текущие роли не подходят, то Вы можете написать в техническую поддержку (см. 15. Обучающие материалы по работе с сервисом FriendWork) или на почту support@friendwork.ru, или связаться по номеру телефона +7 (495) 150-25-70, доб. 2, +7 (812) 748-22-70, доб. 2) и наши специалисты создадут новую роль по Вашему запросу. Необходимые ограничения прав можно выбрать из списка ниже (см. 14.2. Разграничение прав доступа (список доступных ограничений).
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Рис. 235 Заполнение полей. Инструкция по распределению ролей
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              14.2. Разграничение прав доступа (список доступных ограничений)
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Два типа сотрудников — полный доступ и ограниченный.Роль для аккаунта Рекрутера: добавление новых Кандидатов доступно. Роль для аккаунта нанимающего менеджера/заказчика: добавление новых Кандидатов недоступно.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Сотрудники видят только те Вакансии, где они выбраны Ответственными или назначены на них/все Вакансии.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Создание Вакансий доступно/недоступно.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Редактирование видимых Вакансий доступно (только для видимых)/недоступно.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Удаление видимых Вакансий доступно (только для видимых)/недоступно.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Заказчики видны все, доступно их создание и редактирование/Заказчики недоступны.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Сотрудники видят Кандидатов, отобранных на видимые для них Вакансии и без Вакансий/Сотрудники видят только Кандидатов, отобранных на видимые для них Вакансии/всех Кандидатов, если видимость Вакансий не ограничивалась.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Редактирование видимых Кандидатов доступно/недоступно.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Удаление видимых Кандидатов доступно/недоступно.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Видны только события в Календаре и расписании (раздел Календаря) на доступные Вакансии.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              В видимых Кандидатах в лентах видны только События на доступные для просмотра Вакансии.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Создание и редактирование Событий и Комментариев — все/только свои/недоступно.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Удаление Событий и Комментариев — все/только свои/недоступно.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Видимость приватных Комментариев на доступные Вакансии: все/только свои/недоступно.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Создание и редактирование приватных Комментариев — все/только свои/недоступно.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Видимость записей в ленте Событий по Вакансиям, к которым нет доступа: да/нет.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Видимость контактов Кандидатов: да/нет.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Видимость зарплатных ожиданий Кандидатов: да/нет.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Экспорт лонг-листов и Расширенного отчета: да/нет.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Аналитика недоступна/доступна только по доступным для просмотра Вакансиям.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Шаблоны писем доступны, но редактирование общих Шаблонов запрещено.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              14.3. Сортировка и редактирование Аккаунтов
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Вы можете отсортировать Аккаунты. Сортировка возможна по:

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              – типу Аккаунта
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              – Роли
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              – Статусу
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              – Заказчику.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Рис. 236 Сортировка Аккаунтов
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Для того, чтобы отредактировать или заблокировать Аккаунт, нажмите на одну из иконок справа справа от ФИ Сотрудника (Рис. 237).
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Рис. 237 Редактирование и блокирование аккаунта Кандидата
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Чтобы разблокировать Аккаунт, нажмите на кнопку «Восстановить».
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Рис. 238 Как разблокировать Аккаунт
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              15.1 Редактирование Статусов и Подстатусов
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Редактировать Статусы и Подстатусы можно нажатием значка справа от их названия (Рис. 239). Отредактировать можно:

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              – название
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              – тип (только у Статуса)
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              – цвет.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Рис. 239 Редактирование Статуса (1)
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Рис. 240 Редактирование Статуса (2)
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Подробную инструкцию по работе со Статусами можно посмотреть, кликнув на значок «?» в правом верхнем углу (Рис. 240).
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              15.2 Создание Статусов
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              К уже имеющимся Статусам можно добавить новые, кликнув «Создать статус» в правом верхнем углу. После этого необходимо заполнить появившиеся поля:

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              – название Статуса
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              – тип Статуса
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              – сделать Подстатусом (если необходимо)
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              – цвет Статуса.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              После того, как информация внесена, нажмите «Создать».
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Рис. 241 Создание Статуса
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              15.3. Архивирование Статуса
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Статусы можно архивировать, нажав на значок «Архивировать» в меню справа (Рис. 242). Все заархивированные Статусы можно восстановить (Рис. 243). Заархивированные Статусы находятся под списком Статусов.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Рис. 242 Архивирование Статуса
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Рис. 243 Восстановление Статуса
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Если Статус является последним назначенным Кандидатам по какой-либо Вакансии, Вы не можете его заархивировать, пока не переведёте Кандидатов с архивируемого Статуса на Статус, который не планируете удалять, по той же вакансии. Вы можете отфильтровать Кандидатов по последнему назначенному Статусу во вкладке «Кандидаты» (подробнее в пункте 5.1) и, используя «Массовое назначение статусов», назначить другой Статус вместо удаляемого Статуса по той же Вакансии (см. пункт 5.5).
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Рис. 244 Запрет на архивирование последних назначенных Статусов
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              16. Обучающие материалы по работе с сервисом FriendWork
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Посмотреть видео и инструкции по функционалу сервиса FriendWork можно, кликнув на иконку с вопросительным знаком и выбрав в открывшемся меню (Рис. 245) на функциональной панели в левой части экрана. После этого откроется страница со списком обучающих видео и статей.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Рис. 245 «Помощь»
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Рис. 246 Страница со списком обучающих видео и статей
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              При возникновении вопросов свяжитесь с техподдержкой.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Чтобы связаться со службой технической поддержки, кликните на иконку с вопросительным знаком и выбрав в открывшемся меню (Рис. 247) на функциональной панели в левой части экрана. Для этого откройте чат и задайте вопросы специалисту (Рис. 248).
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Рис. 247 Техподдержка
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Рис. 248 Чат с техподдержкой