Автоматизация рекрутинга в 1 клик
Базовые действия в онлайн-сервисе для автоматизации подбора персонала FriendWork
Учимся работать в сервисе для автоматизации подбора персонала FriendWork
Как работать с сервисом: пошаговая инструкция
1. РАБОТА С СЕРВИСОМ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ РЕКРУТИНГА FRIENDWORK
1.1. Вход в сервис
Чтобы войти в сервис FriendWork, нажмите кнопку «Войти» в правом верхнем углу (Рис. 1). В появившемся окне введите свой логин и пароль. Если Вы забыли пароль, его можно восстановить, кликнув по надписи «Забыли пароль?» (Рис. 2).
Рис. 1 Вход в сервис FriendWork
Рис. 2 Восстановление пароля
1.2. Основные вкладки и кнопки
После входа в сервис открывается главная страница (вкладка «Кандидаты» - Рис. 3). В меню представлены вкладки:

  • Кандидаты
  • Вакансии
  • Календарь
  • Заказчики
  • Аналитика
  • Настройки
  • Отдельная кнопка для добавления Кандидатов, Вакансий, Заказчиков, и кнопка, которая позволяет перейти во вкладку импорта кандидатов: "Кандидат" - "Импортировать кандидата"
  • Кнопка с чатом со Службой поддержки и туториалом
  • Кнопка с информацией о профиле пользователя (Функциональная иконка пользователя
Рис. 3 Главное меню
Для удобства пользователей — отдельная кнопка для быстрого добавления/экспорта Кандидата, Вакансии и Заказчика, и кнопка, которая позволяет перейти во вкладку импорта кандидатов: "Кандидат" - "Импортировать кандидата" (Рис. 4).
Рис. 4 Отдельная кнопка для добавления Кандидатов, Вакансий, Заказчиков, и кнопка, которая позволяет перейти во вкладку импорта кандидатов: "Кандидат" - "Импортировать кандидата"
В разделе «Помощь» быстрые ссылки на чат со Службой поддержки сервиса и подробным туториалом по работе с FriendWork (Рис. 5).
Рис. 5 Раздел «Помощь»
В нижней части вертикальной панели находится иконка пользователя: кликните на нее — и вы увидите базовую информацию об аккаунте, тарифе, количестве администраторов, рекрутеров и нанимающих менеджеров, а также название компании, количество денежных средств, доступных для отправки смс. Также в этой вкладке можно сменить учетную запись (Рис. 6).
Рис. 6 Функциональная иконка пользователя
1.3. Установка Расширения для браузера
Удобнее всего начинать работу в сервисе FriendWork с установки Расширения для браузера (Google Chrome, Яндекс, Mozilla FireFox, Opera, Microsoft Edge на базе Chromium), с помощью которого можно импортировать резюме Кандидатов с работных сайтов/соцсетей и добавлять их в сервис.

В Mozilla FireFox расширение устанавливается из магазина приложений Mozilla FireFox. В других браузерах — из магазина приложений Chrome. Чтобы в браузере Opera установить расширение из магазина Chrome, необходимо предварительно установить в Opera специальное расширение, которое можно найти по ссылке: https://addons.opera.com/ru/extensions/details/install-chrome-extensions/

При первом входе в сервис в верхней части экрана отобразится поле, предлагающее установить расширение (Рис. 7). Нажмите кнопку "Установить".
Рис. 7 Установка Расширения для браузера (1)
Также можно перейти к установке расширения, нажав на кнопку «Импортировать Кандидата» (отмечена на Рис. 8). В новом окне кликните на активную ссылку «Установить расширение» в поле «Для импорта резюме с работных сайтов и соцсетей установите расширение для браузера Google Chrome».
Рис. 8 Установка Расширения для браузера (2)
После этого откроется страница установки расширения в магазине приложений браузера, где необходимо нажать кнопку «Установить» в правом верхнем углу (Рис. 9). Перед Вами откроется новое окно, в котором также нужно нажать «Установить расширение» (Рис. 10).
Рис. 9 Установка Расширения для браузера (3)
Рис. 10 Установка Расширения для браузера (4)
После этого в правом верхнем углу браузера появится кнопка (Рис. 11), которая позволит в один клик добавлять Кандидатов с работных сайтов или из социальных сетей в сервис. Расширение на панели инструментов закрепляется автоматически, кроме Chrome — в нем оно сразу после установки скрывается. Чтобы его закрепить на панели инструментов, нужно кликнуть по иконке в виде мозаики, и закрепить расширение на панели инструментов.

Импорт Кандидатов возможен со следующих сайтов:

  • HeadHunter
  • SuperJob
  • LinkedIn
  • Хабр Карьера
  • Facebook
  • Вконтакте
  • Rabota.ru
  • JobLab.ru
  • Work.ua
  • Rabota.ua
  • Avito
  • Zarplata.ru (включая НГС и другие региональные сайты)
  • Farpost
  • AmazingHiring
  • ДомКадров.ру
  • GitHub
Рис. 11 Установка расширения для браузера (5)
2. Работа со страницей Заказчики
2.1. Раздел «Заказчики»
В разделе «Заказчики» хранится вся информация по Заказчикам, для которых ведётся подбор. В верхнем левом углу система показывает, сколько Заказчиков сейчас отображено на странице в Вашем личном кабинете (Рис. 12). В поле для Поиска достаточно набрать необходимое наименование, и система выведет подходящих Заказчиков.
Рис. 12 Страница «Заказчики» (1)
На странице отображаются наименования Заказчиков с указанием региона (если регион был указан в карточке Заказчика). Справа от наименования Заказчиков находятся кнопки «Открытые» и «Все» (Рис. 13) Если Вы хотите посмотреть Вакансии конкретного Заказчика со Статусом «Открыта», кликните на кнопку «Открытые». Выберите кнопку «Все», если хотите увидеть все Вакансии конкретного Заказчика с различными Статусами — «Открыта», «Закрыта», «Приостановлена», «Отменена», «Черновик».
Рис. 13 Страница «Заказчики» (2)
Чтобы отредактировать или удалить карточку Заказчика, кликните по иконкам справа (Рис. 14 и Рис. 15).
Рис. 14 Редактирование Заказчика
Рис. 15 Удаление Заказчика (1)
Чтобы исключить возможность случайного удаления карточек Заказчиков, система запрашивает дополнительное подтверждение (Рис. 16).
Рис. 16 Удаление Заказчика (2)
Открыть карточку Заказчика в режиме редактирования можно еще одним способом: кликнув по названию Заказчика.
2.2. Создание карточки Заказчика
Чтобы добавить нового Заказчика, нажмите на значок «+» на вертикальной панели в левой части экрана (Рис. 17).
Рис. 17 Создание карточки Заказчика (1)
Также карточку заказчика можно создать, нажав на основную кнопку в верхнем правом углу вкладки в виде большого синего плюса (Рис. 18).
Рис. 18 Создание карточки Заказчика (2)
После того, как Вы нажали кнопку «Заказчик», откроется страница для заполнения информации по новому Заказчику.

В карточке Заказчика указаны поля:

  • Название
  • Регион
  • Сайт
  • Адрес офиса
  • Описание
  • Комментарий
  • Контакты

Обязательное поле для заполнения - «Название», остальные заполняются по Вашему усмотрению. В поле Регион можно указывать не только российские, но и зарубежные города, если Вы ведёте для Заказчиков из других стран.
Рис. 19 Заполнение карточки Заказчика
Чтобы прикрепить контакты Заказчика (их может быть неограниченное количество), кликните «Добавить», введите данные в появившихся полях и нажмите «Сохранить». Впоследствии на указанный адрес электронной почты можно будет отправлять Заказчикам письма (Рис. 20, 21).

Обратите внимание! Добавляя в этот раздел данные о заказчиках, Вы не предоставляете заказчикам доступ в сервис. Доступ в сервис предоставляется через создание аккаунтов во вкладке «Настройки», раздел «Аккаунты».
Рис. 20 Добавление контактов (1)
Рис. 21 Добавление контактов (2)
2.3. Создание Шаблонов писем
Чтобы сформировать Шаблоны писем, нажмите на иконку «Настройки» на функциональной панели слева (Рис. 22) и на новой странице выберите подраздел «Шаблоны писем» (Рис. 23).
Рис. 22 Создание Шаблонов писем (1)
Рис. 23 Создание Шаблонов писем (2)
В сервисе реализована возможность добавлять в Шаблоны теги. При отправке письма система автоматически заменит теги на информацию из различных разделов сервиса.

Например, Вы создаете Шаблон письма, кликаете по тегу «Имя и Отчество кандидата» (Рис. 24), он добавляется в текст письма, затем сохраняете Шаблон (кнопка «Сохранить» внизу страницы) (Рис. 25). При отправке письма тег меняется на реальные имя и отчество Кандидата, из профиля которого Вы отправляете письмо.
Рис. 24 Добавление тегов
Рис. 25 Сохранение шаблона письма
Теги вразделе «Шаблоны писем» разделены на блоки:

  • Сотрудник
  • Статус Кандидата
  • Вакансия
  • Кандидат
  • Заказчик
Рис. 26 Тематические блоки тегов
Из всех полей система может автоматически «подтягивать» информацию в Шаблон письма по специальным тегам. Поэтому, если вы отправляете письмо(-а) Кандидату(-ам) с описанием компании, где ему предстоит работать, придерживайтесь следующего алгоритма:

  1. Заполните поле «Описание» в карточке Заказчика информацией о Заказчике.
  2. Создайте Шаблон письма, в который добавьте тег «Описание Заказчика».

Система будет автоматически «подтягивать» информацию из поля «Описание Заказчика» в следующие письма
    3. Работа со страницей «Вакансии»
    3.1. Вкладка «Вакансии»
    В меню выберите раздел «Вакансии». Система автоматически покажет Вакансии, которые сейчас находятся у Вас в работе. Чтобы установить необходимый фильтр по Статусу Вакансий («Открыта», «Закрыта», «Приостановлена», «Изменена», «Черновик», «Все вакансии»), выберите его в поле слева (Рис. 27, 28).

      Рис. 27 Раздел «Вакансии». Выбор фильтров (1)
      Рис. 28 Раздел «Вакансии». Выбор фильтров. Фильтр по статусу (2)
      По аналогии выбираем фильтр по Сотрудникам. Вы можете выбрать коллегу, который есть в системе, или фильтр «Все сотрудники». После установки фильтров на странице отобразится общее число подходящих Вакансий (Рис. 29).
        Рис. 29 Раздел «Вакансии». Выбор фильтров. Фильтр по сотрудникам (3)
        «Расширенный фильтр» расположен в правой части экрана (Рис. 30). Его можно скрыть или оставить активным. В поле «Заказчик» можно выбрать нужный отдел из раздела «Заказчики», чтобы отсортировать Вакансии по нему (Рис. 31). Фильтр «Группировка» влияет на аналитику, которую можно посмотреть в виде диаграммы или в табличном виде в разделе «Вакансии».

        Данная аналитика будет содержать информацию о количестве открытых, закрытых, просроченных (по дате планового закрытия), приостановленных, отмененных вакансий, а также о среднем количестве дней, которые уходят на закрытие вакансий и позиций по ним. Она строится по Ответственным рекрутерам или по Заказчикам, которые указаны в карточке Вакансии (Ответственный рекрутер указывается в поле «Ответственный рекрутер», им может быть как рекрутер, так и нанимающий менеджер, а Заказчик указывается в поле «Заказчик»).
        Рис. 30 Расширенный фильтр (1)
        Рис. 31 Расширенный фильтр при поиске по Заказчикам (2)
        В сервисе есть возможность сортировать вакансии по разным параметрам:

        • по алфавиту
        • по дате создания
        • по дате открытия
        • по дате закрытия
        • по плановому закрытию

        Давайте рассмотрим работу Сортировки на примере установки Дат создания и открытия Вакансии на примере Вакансии «Менеджер по продажам». Кликаем по Вакансии. На открывшейся странице видим поле «Дата открытия», название поля «Дата открытия/закрытия» появляется, только если перевести вакансию в статус «Закрыта» (рядом с полем для «Даты открытия» появляется поле, куда можно ввести «Дату закрытия»). Здесь Рекрутер вручную выставляет дату открытия (Рис. 32).

        От этой даты будет вестись подсчет, сколько дней Вакансия находится в работе (считаются все календарные дни). Если установить период приостановки, то дни приостановки не будут учитываться в общем количестве дней работы над Вакансией. При создании вакансии «Дата открытия Вакансии» будет равна «Дате создания Вакансии», но Вы можете изменить «Дату открытия Вакансии» в поле «Дата открытия». Дата создания Вакансии фиксируется автоматически в поле «История» (Рис. 33). Дату создания изменить нельзя.
          Рис. 32 Дата открытия Вакансии
          Рис. 33 Дата создания Вакансии
          Дату закрытия Вакансии можно указать, только поставив Статус «Закрыта».
            Рис. 34 Дата закрытия Вакансии
            Чтобы всегда знать, сколько дней осталось до Плановой даты закрытия Вакансии, её можно указать в соответствующем поле. Эта дата и количество дней, оставшихся до нее, будут отображаться как в самой вакансии, так и во вкладке «Вакансии» (Рис. 35).
            Рис. 35 Дата планового закрытия
            Обратимся к фильтру, расположенному в правой части экрана. С его помощью вакансии также можно сортировать по периоду, когда они находились в Статусе «Открыта». Для этого кликните на поле «Все время». После того, как период выбран, нажмите «Применить». Отметим, если вакансия в выбранный период была в статусе «Открыта», даже если сейчас она находится в другом статусе, например в статусе «Закрыта», она попадет в результаты выборки (Рис. 36).
              Рис. 36 Настройка периода
              3.2. Информация по Вакансиям
              На странице «Вакансии» можно посмотреть краткую информацию по всем (или отсортированным) Вакансиям:

              Название Вакансии
              Статус (с указанием Даты открытия, от которой ведется подсчет, сколько дней Вакансия находится в работе. Если навести курсор на Дату, то во всплывающем окне отобразится Дата создания Вакансии и сколько дней Вакансия находится в работе)
              Плановое закрытие (зелёным цветом подсвечивается – если дата планового закрытия не просрочена, красным – если просрочена)
              Ответственный Рекрутер
              Сотрудники
              Заказчик (Вакансия привязывается к Заказчику из вкладки «Заказчики»)
              Кандидаты («Новые» и «Все»). После нажатия на кнопки «Новые» и «Все» Вы перейдете в раздел «Кандидаты» со списками кандидатов:

              • «Новые» — переход в раздел «Кандидаты», в котором выводятся Кандидаты, отобранные на данную Вакансию со статусом «Новый», и у которых нет других статусов по данной Вакансии
              • «Все» — переход во вкладку «Кандидаты», в которой выводятся все Кандидаты, отобранные на данную Вакансию (со всеми статусами, включая статус «Новый».
                  Рис. 37 Информация по Вакансиям
                  Для того, чтобы опубликовать/копировать/удалить Вакансию, нажмите на три точки справа от полей «Новые» и «Все».
                    Рис. 38 Дополнительные действия
                    Кнопка копирования используется, если Рекрутеру нужно создать в сервисе Вакансию, похожую на ранее созданную. Например, две одинаковые Вакансии, но с разными регионами. Чтобы не создавать каждый раз Вакансию заново с той же самой информацией, используйте кнопку «Копировать».

                    Вся информация из карточки ранее созданной Вакансии скопируется в новую, на странице которой Вы сможете отредактировать необходимые поля. После того, как Вы нажмёте «Сохранить», в сервисе появится копия Вакансии с внесенными изменениями, в предыдущей вакансии информация останется без изменений.
                      3.3. Создание Вакансии
                      Для того, чтобы создать новую Вакансию, кликните на значок «+» в правом верхнем углу.
                        Рис. 39 Добавление новой Вакансии
                        Перед Вами появится карточка Вакансии со следующими полями:

                        Название Вакансии (является обязательным для заполнения)
                        Количество позиций (Вы можете указать, сколько людей нужно принять на работу по Вакансии, чтобы считать её закрытой)
                        Тип Вакансии (добавляется по запросу пользователя, начиная с тарифа «Стандартный». Список типов настраивается под Ваши требования). Типы используются в отчете «Экспорт по открытым позициям», который можно выгрузить из вкладки «Вакансии»
                        Регион (после начала ввода система предложит выбрать из списка подходящие под введенный текст населенные пункты)
                        Статус (открыта/закрыта/приостановлена/отменена/черновик)
                        Дата открытия (от неё ведется подсчет, сколько дней Вакансия находится в работе, учитываются все календарные дни)
                        Плановое закрытие (система будет отображать справа от поля с Датой планового закрытия, сколько дней осталось до закрытия Вакансии)
                        Добавить период приостановки (если добавить период приостановки, то дни приостановки не будут учитываться в количестве дней работы над Вакансией)
                        Заказчик (отображаются названия Заказчиков из вкладки «Заказчики». Это поле нужно, чтобы создать структуру в сервисе, привязать Вакансии к Заказчику, а также это влияет на подтягивание указанных в карточке Заказчика почтовых адресов в поле «Кому» в окне отправки письма)
                        Ответственный рекрутер (в этом поле доступны для выбора все пользователи, имеющие доступ в сервис. Можно сделать так, чтобы в этом поле отображались только Администраторы и Рекрутеры (вкладка «Настройки», раздел «Компания»), Нанимающие менеджеры отображаться не будут)
                        Сотрудники (в этом поле отображаются все пользователи, имеющие доступ в сервис)
                        Прикреплённые файлы (эти файлы можно прикреплять к письму в один клик при отправке из сервиса, чтобы сэкономить время и не искать сохраненные файлы на компьютере)
                        Описание (по специальному тегу из поля «Описание» можно подтянуть информацию в Шаблон письма. Теги находятся во вкладке «Настройки», раздел «Шаблоны писем». Также информация из поля «Описание» автоматически подтягивается в карточку публикации Вакансии. Это описание в карточке публикации можно изменить)
                        Комментарий (из этого поля нельзя подтянуть информацию в Шаблон письма, так как соответствующего тега в сервисе нет. Информация из этого поля выгружается в отчет «Экспорт» во вкладке «Вакансии»).

                        Для создания вакансии нужно нажать кнопку «Сохранить».
                          Рис. 40 Заполнение полей карточки Вакансии (1)
                          Рис. 41 Заполнение полей карточки Вакансии (2)
                          Все уведомления по умолчанию включены у каждого пользователя сервиса. После нажатия кнопки «Сохранить» всем Сотрудникам и Ответственному рекрутеру, если они не являются создателями Вакансии, придёт уведомление. Отключить соответствующие уведомления можно во вкладке «Настройки» в разделе «Уведомления».
                            Рис. 42 Настройка Уведомлений
                            На странице «Уведомления» Вы можете убрать галочки во всех необходимых полях или отключить все уведомления в один клик, использовав поле «Все уведомления отключены». Не забудьте нажать кнопку «Сохранить» внизу страницы.
                              3.4. Публикация Вакансии
                              Обратите внимание! Перед публикацией вакансий для автоматической загрузки откликов необходимо у работных сайтов приобрести API или уточнить информацию о том, входит ли API в Ваш тарифный план. Для HeadHunter (публикация доступна на hh.ru и rabota.by ) и SuperJob — API обязательно, например, для Work.ua и Rabota.ua не нужно.
                              Для того, чтобы опубликовать Вакансию прямо со страницы Вакансий, кликните по значку справа и выберите пункт «Опубликовать» (Рис. 43). Или зайдите в карточку Вакансии и выберите пункт «Публикации» в меню слева (Рис. 44).
                                Рис. 43 Публикация Вакансии (1)
                                Рис. 44 Публикация Вакансии (2)
                                После того, как Вы нажали «Публикации», Вам будет предложено несколько ресурсов:

                                – Карьерный портал FriendWork (через этот раздел можно опубликовать Вакансию также на сайте Indeed.com).
                                – SuperJob
                                – HeadHunter
                                – WORK.ua
                                – Rabota.ua.
                                  Рис. 45 Публикация на работных сайтах
                                  Кликнув на работный портал, например, HeadHunter, перейдите по активной ссылке вверху открывшейся страницы и обновите интеграцию между сервисом и HeadHunter, введя логин и пароль от Вашего Личного кабинета на HH, через который собираетесь публиковать Вакансии. Обновление интеграции происходит один раз перед первой публикацией на выбранном сайте.
                                    Рис. 46 Публикация Вакансии на Работном сайте
                                    Рис. 47 Обновление интеграции
                                    Далее на странице «Редактирование публикации» в сервисе (Рис. 46) необходимо заполнить все обязательные поля (отмечены «✱»).

                                    Внизу страницы можно настроить параметры загрузки Откликов в сервис в блоке «Настройки откликов», выбрав:

                                    • поле «Ответственный за Кандидата» (кто будет являться ответственным за Кандидата (во вкладке «Кандидаты» можно отфильтровать кандидатов по Ответственному за них. Также во вкладке «Кандидаты» есть фильтр по способу занесения Кандидата — Отклик или Активный поиск. Ответственного за Кандидата можно посмотреть в карточке Кандидата под его контактными данными))
                                    • поле «Автор Статуса» (кто будет являться автором (создателем) Статуса)
                                    • поле «Статус Кандидата» (какой Статус Кандидата должен назначаться Кандидату автоматически после загрузки отклики в сервис)
                                    • поле «Уведомление об откликах» (кому на почту должно приходить уведомление о том, что новый Отклик загрузился в сервис).

                                      Рис. 48 Ответственный за Кандидата
                                      3.5. Распределение Откликов
                                      Бывают ситуации, когда над закрытием Вакансий работают несколько Рекрутеров. Чтобы за каждого кандидата рекрутеры становились ответственными в системе поочередно, можно включить «Распределение откликов». В появившемся окне поставьте галочку рядом с графой «Включить распределение». После этого нажмите на поле «Добавить сотрудника».
                                        Рис. 49 Распределение Откликов (1)
                                        После этого выберите необходимого(-ых) Сотрудников из списка и нажмите «Сохранить».
                                          Рис 50 Распределение Откликов (2)
                                          3.6. Публикация на Карьерном портале и Indeed.com
                                          С Карьерного портала и Indeed.com загрузка Откликов в сервис осуществляется бесплатно (API для этого не нужно). После того, как Вы кликнули на окно «Карьерный портал», сервис предложит Вам создать Публикацию и заполнить поля (принцип тот же, что при создании Вакансии в сервисе). Обязательные для заполнения поля отмечены «✱».
                                            Рис. 51 Создание Публикации на Карьерном портале (1)
                                            На этой странице Вы можете сгенерировать Форму отклика (отдельные поля исключить или сделать обязательными/необязательными для заполнения. Обратите внимание, что эта форма отклика отображается только на Карьерном портале FriendWork, на сайте Indeed.com будут отображаться следующие поля: «Полное имя», «Адрес электронной почты», «Номер телефона», «Резюме», «Дополнительные документы», «Сопроводительное письмо»).

                                            Также (начиная с тарифа «Стандартный») в сервисе можно создавать различные Формы опроса во вкладке «Настройки» — «Формы» (тип «Опрос») и прикреплять их к Публикации (только на Карьерном портале FriendWork).
                                              Рис. 52 Создание Публикации на Карьерном портале (2)
                                              После того, как все необходимые поля настроены, нажмите «Опубликовать на Indeed». Если не поставить галочку в чекбоксе «Опубликовать на Indeed» и опубликовать Вакансию, то публикация появится на Карьерном портале FriendWork.

                                              После публикации Вакансии на Карьерном портале, Вы можете разместить ссылку на нее для прямого доступа (например, на Вашем сайте или в социальных сетях), даже если в тариф не входит Карьерный портал. Рекомендуем использовать услугу «Публикация на Карьерном портале», если в Ваш тариф входит «Карьерный портал», так как в соответствующем разделе можно заполнить поле с информацией об обработке персональных данных, и эту информацию пользователь сможет увидеть при отклике на публикацию, опубликованную на Карьерном портале.
                                                Рис. 53 Публикация на Indeed.com
                                                Рис. 54 Открытие страницы с Вакансией с Карьерного портала
                                                3.7. Создание Карьерного портала
                                                Вы можете использовать Карьерный портал для создания Карьерной страницы, если на сайте Вашей компании нет страницы с вакансиями. Эта функция доступна для всех пользователей, начиная с тарифа «Стандартный». Для этого зайдите в Настройки и выберите вкладку «Карьерный портал».
                                                  Рис. 55 Карьерный портал
                                                  Карьерный портал позволяет добавлять информацию о Соглашении на обработку персональных данных.

                                                  Кликнув на «Карьерный портал» (подробную инструкцию можно открыть, нажав на значок «?» в правом верхнем углу см. Рис. 56), Вы увидите следующие поля для заполнения:

                                                  • Адрес Карьерного портала (вторую часть ссылки в окошке можно изменить)
                                                  • Название компании (если логотипа нет, то при нажатии на название компании на Карьерном портале Вы попадете на страницу, ссылка на которую указана в поле «Ссылка на сайт компании»)
                                                  • Логотип (если кликнуть на логотип, откроется сайт компании, если логотипа нет, то при нажатии на название компании Вы попадете на страницу, ссылка на которую указана в поле «Ссылка на сайт компании»)
                                                  • Ссылка на сайт компании
                                                  • Описание компании
                                                  • Согласие на обработку персональных данных
                                                  • Язык Карьерного портала (русский или английский)
                                                  • Настройка откликов по умолчанию (эти настройки подтягиваются в каждую публикацию на Карьерном портале, но в каждой публикации их можно изменить, Рис. 56).

                                                    Рис. 56 Создание Карьерного портала
                                                    Рис. 57 Настройка откликов
                                                    3.8. Пример работы Карьерного портала
                                                    Зайдя на Карьерный портал, Кандидат увидит список Вакансий, которые опубликованы на карьерном портале FriendWork. В поле «Поиск» Кандидат сможет найти желаемую Вакансию (если она открыта в Вашей компании). Рядом с полем «Поиск» есть фильтр по регионам, чтобы Кандидат мог найти открытую Вакансию в желаемом регионе.
                                                      Рис. 58 Поиск по Карьерному порталу
                                                      3.9. Отклик на Вакансию на Карьерном портале
                                                      Кандидат может откликнуться на опубликованную(-ые) Вакансию(-и), кликнув по названию, например, на QA engineer. Далее Кандидат окажется на странице с описанием Вакансии, где есть кнопка «Откликнуться». Нажав на эту кнопку Кандидат окажется на странице отклика, где сможет заполнить поля из Формы отклика и нажать кнопку "Отправить" для отправки отклика (или кнопка «Пройти опрос», если к публикации была прикреплена Форма опроса).
                                                        Рис. 59 Отклик на Вакансию
                                                        К этой же странице Пользователь может дополнительно прикрепить Форму опроса, которую можно создать во вкладке «Настройки» — «Формы», чтобы Кандидат не только ввёл свои данные, но и ответил на дополнительные вопросы. Опрос можно использовать как «отсекающий» критерий: по ответам Пользователь будет понимать, хочет он видеть Кандидата на собеседовании или нет. В этом случае внизу страницы отклика будет отображаться кнопка «Пройти опрос» (вместо кнопки «Отправить») . Формы (Опросы) доступны с тарифа «Стандартный». Подробнее о формах мы расскажем в разделе 13. Формы.
                                                          Рис. 60 Формы
                                                          3.10. Настройка статусов
                                                          Настройка статусов под каждую Вакансию
                                                            Существует несколько способов настройки Статусов, по которым Вы будете проводить Кандидата.

                                                            Если Вы хотите настроить Статусы под конкретную Вакансию, например, «Менеджер по продажам», нажмите на поле «Настройки статусов» в карточке Вакансии.
                                                              Рис. 61 Настройки Статусов (1)
                                                              После этого откроется страница, где Вы сможете настроить Статусы под свои требования. Чтобы настроить необходимые Статусы, достаточно поставить галочки в выбранных полях и нажать «Сохранить». Также Вы можете скопировать уже имеющиеся Статусы из другой Вакансии, кликнув в правом верхнем углу на поле «Скопировать статусы из вакансии» (в этом случае кнопку «Сохранить» нажимать не нужно, изменения сохранятся автоматически).

                                                              После того, как Вы создадите и сохраните список Статусов по конкретной Вакансии, в фильтре по последнему назначенному Статусу во вкладке «Кандидаты», в канбане в этой же вкладке (при условии, что в фильтре «По вакансиям» выбрана конкретная Вакансия), а также после того, как Вы отберете Кандидата на данную Вакансию, в поле «Добавить статус» в профиле Кандидата будут отображаться только Статусы из списка Статусов по конкретной Вакансии.
                                                                Рис. 62 Настройки Статусов (2)
                                                                Настройка общего списка Статусов
                                                                  Указать Статусы, которые Вам нужны при подборе Кандидатов, можно зайдя во вкладку «Настройки» и выбрав раздел «Статусы» в правом верхнем углу. Сделать это может пользователь с правами Администратора, но изменения коснутся всех пользователей (см. также Раздел 15).
                                                                    Рис. 63 Выбор раздела «Статусы» в Настройках
                                                                    На странице «Статусы» Вы можете создать новые, отредактировать существующие или заархивировать неактуальные Статусы. В сервисе есть набор уже существующих Статусов, который Вы можете изменить (Рис. 64). Более подробную информацию по работе со Статусами можно получить, нажав на значок «?» в правом верхнем углу.
                                                                      Рис. 64 Работа со Статусами
                                                                      Статусы можно редактировать: менять тип, цвет, название, поменять местами с другими Статусами и заархивировать, то есть убрать из списка. Для архивации Статус не должен быть назначен последним по какой-либо Вакансии, то есть на нем не должно быть Кандидатов.

                                                                      Используйте массовые действия: переведите Кандидатов на другой Статус по той же Вакансии, по которой последним назначен Статус, который Вы хотите заархивировать, чтобы освободить и заархивировать нужный. При архивировании Статуса его Подстатусы архивируются вместе с ним.

                                                                      Во вкладке «Кандидаты» можно отсортировать Кандидатов по последнему назначенному Статусу для массового перевода на другие Статусы (подробнее см. пункт 5.5).
                                                                        3.11. Создание статусов
                                                                        К уже имеющимся Статусам можно добавить новые, кликнув «Создать статус» в правом верхнем углу (Рис. 65). После этого необходимо заполнить появившиеся поля и нажать «Создать». В этой же вкладке Вы можете создать Подстатусы. Есть три типа Статусов: без даты и времени, с датой и временем, диапазон дат. Обратите внимание, что уже после создания Статуса Вы можете изменить его название, тип (только у статуса) и цвет его отображения. Тип подстатусов соответствует типу статусов.
                                                                          Рис. 65 Создание статуса
                                                                          3.12. Аналитика по Вакансиям
                                                                          Для того, чтобы посмотреть Аналитику по Вакансиям, зайдите в раздел «Вакансии» и кликните на значок «Аналитика по Вакансиям» (Рис. 66). Перед вами появится информация по Ответственным Рекрутерам: сколько Вакансий у каждого было открыто/закрыто/просрочено/приостановлено/отменено, среднее время закрытия Вакансий и среднее время закрытия позиций по Вакансиям.
                                                                            Рис. 66 Аналитика по Вакансиям (Ответственный Рекрутер)
                                                                            Чтобы посмотреть Аналитику не по Ответственному Рекрутеру, а по Заказчикам, нажмите на «Расширенный фильтр» и в разделе «Группировка» выберите поле «Заказчик».
                                                                              Рис. 67 Аналитика по Вакансиям (Заказчик)
                                                                              Также можно посмотреть диаграмму по работе компании по Ответственным рекрутерам или Заказчикам. Для этого нажмите на значок диаграммы в правом верхнем углу (Рис. 68). Перед Вами откроется диаграмма (Рис. 69), на которой будет показано:

                                                                              – сколько Вакансий в компании открыто/закрыто/просрочено/приостановлен/отменено
                                                                              – сколько Вакансий каждый из ответственных Рекрутеров или сколько Вакансий по каждому Заказчику было открыто/закрыто/просрочено/приостановлено/отменено.
                                                                                Рис. 68 Аналитика в виде диаграммы (1)
                                                                                Вы можете настроить любой временной период, за который хотите посмотреть Аналитику по открытым Вакансиям. Для этого кликните по полю «Все время» и поставьте нужную Вам дату. Если за выбранный период Вакансия хотя бы один раз была открыта, то она попадет в выборку (независимо от того, какой у нее в настоящий момент Статус).
                                                                                  Рис 69 Выбор временного отрезка
                                                                                  Выгрузить отчеты в формате Excel можно, нажав на значок в правом верхнем углу (Рис. 70) и кликнув на «Экспорт» или «Экспорт по открытым позициям», после чего выбранный отчёт будет выгружен на Ваш компьютер.
                                                                                    Рис. 70 Экспорт отчётов
                                                                                    Отчёт «Экспорт» содержит информацию практически из всех полей карточки Вакансии. Здесь есть следующие поля:

                                                                                    – Id Вакансии
                                                                                    – Название Вакансии– Регион
                                                                                    – Тип Вакансии (подключается по запросу пользователей специалистами FriendWork. Доступно, начиная с тарифа «Профессиональный»)
                                                                                    – Заказчик
                                                                                    – Ответственный Рекрутер
                                                                                    – Сотрудники
                                                                                    – Статус
                                                                                    – Создатель Вакансии
                                                                                    – Дата создания
                                                                                    – Дата открытия
                                                                                    – Плановое закрытие (дней)
                                                                                    – Плановое закрытие (дата)
                                                                                    – Дней в работе
                                                                                    – Дней приостановки
                                                                                    – Дней просрочки
                                                                                    – Дата закрытия
                                                                                    – Открытые позиции
                                                                                    – Комментарий
                                                                                      Рис. 71 Отчёт «Экспорт»
                                                                                      Также Вы можете скачать Отчёт «Экспорт по открытым позициям». Он показывает количество позиций, которые нужно закрыть (Кандидатов, которых нужно принять на работу), по конкретному Заказчику и по Ответственному рекрутеру, а также по типам Вакансий (если это поле по Вашему запросу было добавлено в карточку Вакансии. Доступно, начиная с тарифа «Стандартный»).
                                                                                        Рис. 72 Отчёт «Экспорт по открытым позициям»