Автоматизация рекрутинга в 1 клик
Базовые действия в онлайн-сервисе для автоматизации подбора персонала FriendWork
Учимся работать в сервисе для автоматизации подбора персонала FriendWork
Как работать с сервисом: пошаговая инструкция
4. Импорт Кандидата
4.1 Импорт Кандидата в сервис
Для того, чтобы перейти во вкладку добавления Кандидатов, нажмите на кнопку «Импортировать кандидатов» слева (Рис. 73).
    Рис. 73 Импорт Кандидата
    Добавить Кандидата в систему можно тремя способами:

    1. Импорт из файла. Перетащите необходимое резюме в формате doc, docx, rtf, pdf в данное поле (Рис. 74) (возможен импорт Excel таблицы с данными по Кандидатам на стороне клиента. Таблицу перед импортом необходимо настроить в соответствии со следующим примером: пример таблицы импорта (поддерживаемые форматы файлов: xlsx — стандартный формат Excel). Обратите внимание, что максимальное количество кандидатов, которое можно импортировать за 1 раз — 3000 (то есть в Excel-файле должно быть не более 3000 кандидатов).
    2. Импорт из текста. Скопируйте текст резюме в данное поле и нажмите кнопку «Импорт» (Рис. 74).
        Рис. 74 Добавление Кандидата тремя способами
        3. Импорт с помощью расширения FriendWork (инструкцию по установке расширения в браузер см. в пункте 1.3 Установка Расширения для браузера). Чтобы добавить Кандидата (например, из Facebook) с помощью Расширения, надо выбрать подходящего Кандидата на работном сайте, открыть его резюме в отдельной вкладке и кликнуть левой кнопкой мыши по Расширению для браузера (Рис. 75). Если Кандидат уже был ранее добавлен в систему, сервис проинформирует Вас о Дубликате резюме (Рис. 76).
          Рис. 75 Добавление Кандидата через Расширение
          Рис. 76 Добавление Кандидата с использованием расширения для браузера
          4.2 Дополнительные настройки расширения
          В «Расширении» (Рис. 77) можно настроить действия системы после Импорта Кандидата (как должен открываться Профиль кандидата сразу после импорта). Для этого кликните правой кнопкой мыши по расширению, в открывшемся меню выберите пункт «Параметры», после чего выберите один из вариантов ниже — поставьте в нужном поле галочку:

          – не открывать профиль кандидата
          – открывать профиль кандидата в новой вкладке
          – открывать профиль кандидата в текущей вкладке.

          Затем нажмите кнопку «Сохранить».
            Рис. 77 «Расширение», раздел «Параметры» (1)
            Рис. 78 «Расширение», раздел «Настройки» (2)
            5. Работа со страницей «Кандидаты»
            5.1 Список Кандидатов
            Чтобы посмотреть имеющихся в системе Кандидатов, выберите в левой части страницы вкладку «Кандидаты». Перед вами откроется список Кандидатов с информацией по Вакансиям, на которые они были отобраны, и последними Статусами по ним, опытом работы и контактной информацией (Рис. 79).
              Рис. 79 Информация о Кандидатах во вкладке «Кандидаты»
              Вы можете использовать фильтры, чтобы сделать поиск удобнее: выберите Вакансию и Статус в соответствующих полях. Система отобразит количество Кандидатов и выдаст список подходящих под выбранные параметры. Фильтр по Статусу во вкладке «Кандидаты» работает по последнему назначенному Статусу по вакансии. Сбросить фильтры можно, нажав кнопку «Сбросить». Над списком Кандидатов отображается Воронка подбора (Канбан), по которой видно, сколько Кандидатов на каком этапе сейчас находится. Если в Канбане кликнуть по названию Статуса, то сервис покажет только Кандидатов, у которых выбранный Статус является последним назначенным по вакансии.
                Рис. 80 Просмотр Кандидатов, применение фильтров и Канбан
                5.2 Расширенный поиск
                Для того, чтобы найти конкретного Кандидата, можно настроить более гибкие фильтры, нажав «Расширенный поиск» справа от поля «Поиск» (Рис. 81) и отметив нужные пункты.

                В Расширенном поиске есть поля:

                – ответственный за кандидата (фильтр)
                – способы занесения (фильтр)
                – настраиваемые поля (поиск по кастомным полям, если они есть в личном кабинете)
                – период
                – теги
                – зарплата
                – опыт работы
                – регион
                – знание языков
                – возраст
                – место работы
                – тип занятости
                – график работы
                – пол
                – категория водительских прав.

                Можно искать Кандидатов по ключевым словам. При необходимости можно добавить новое поле (для ввода ключевых слов), кликнув на «Добавить условие» (AND). Добавить можно неограниченное количество поисковых условий. Существуют и параметры гибкого поиска запросов по ключевым словам (аналог boolean search): можно выбирать такие параметры, как:

                – «все слова встречаются»;
                – «любое из слов встречается (OR)»;
                – «точная фраза встречается»;
                – «не встречаются (NOT)».

                Можно выбирать, в каком разделе профиля сервис будет осуществлять поиск ключевых слов — везде, только в названии резюме, в образовании, в ключевых навыках, в контактах, в тексте резюме, в опыте работы.
                  Рис. 81 Расширенный фильтр
                  5.3 Сортировка Кандидатов
                  Для того, чтобы отсортировать Кандидатов, нажмите на поле «Сортировка» (Рис. 82) и выберите, каким образом Вы хотите отсортировать список Кандидатов. Ниже мы рассмотрим более подробно некоторые фильтры.
                    Рис. 82 Сортировка Кандидатов
                    – По дате (Дата редактирования Профиля кандидата в системе. Во вкладке «Кандидаты» эта Дата отображается справа от Опыта работы и Последнего места работы. В Профиле кандидата она отображается чуть выше прикрепленных файлов к карточке Кандидата. Изначально Дата редактирования совпадает с Датой создания, но если зайти в режим редактирования и нажать на кнопку «Сохранить», Дата редактирования автоматически обновится).
                    Рис. 83 Информация о дате редактирования резюме в профиле Кандидата
                    Рис. 84 Информация о дате редактирования резюме во вкладке «Кандидаты»
                    – По рейтингу (он указывается в Профиле Кандидата под полем «Комментарий». Это субъективная оценка рекрутера, насколько Соискатель подходит под ту или иную Вакансию. Если использовать этот фильтр, то вверху списка будут выводиться кандидаты с самым высоким рейтингом).
                      Рис. 85 Информация о рейтинге в профиле Кандидата
                      – По Дате создания статуса (она указывается в Ленте событий под именем Кандидата).
                      Рис. 86 Информация о дате создания Статуса в профиле Кандидата
                      – По Дате начала события (по ней Событие попадает в Календарь. Она отображается в Ленте событий справа от Статуса).
                      Рис. 87 Информация о дате начала события в Статусе в профиле Кандидата
                      – По Дате обновления резюме (она импортируется с работного сайта и видна только в режиме редактирования Профиля Кандидата. Эту дату можно ввести вручную).
                      Рис. 88 Информация о дате обновления резюме в режиме редактирования профиля Кандидата
                      5.4 Виды списков Кандидатов
                      Из списка Кандидатов можно поставить статус Кандидату двумя способами.

                      Способ первый: нажмите на иконку в виде трех полосок с плюсом (иконка «Добавить статус») в боковом меню справа. В появившемся окне в поле «Статус» поставьте необходимый Статус. После добавления Статуса нажмите «Сохранить» (Рис. 89).
                        Рис. 89 Проставление Статуса. Способ первый
                        Способ второй: нажмите на уже назначенный Статус под именем и фотографией Кандидата. Откроется окно «Редактирование», в правой части окна нажмите на иконку трёх полос с плюсом (Рис. 90). У вас появится возможность добавить Статус в профиль Кандидата. После добавления Статуса нажмите «Сохранить» (Рис. 91).
                          Рис. 90 Проставление Статуса. Способ второй (1)
                          Рис. 91 Проставление Статуса. Способ второй (2)
                          Нажмите на уже назначенный Статус под именем и фотографией Кандидата, откроется окно «Редактирование». В пустом поле внизу окна можно написать Комментарий, упомянуть Сотрудников через @, и им автоматически придет письмо на почту с Вашим Комментарием. Кроме того, Вы можете выбрать Подстатус, создать Напоминание о Событии, добавить Событие в сторонний Календарь. Если нажать на кнопку «Сохранить и отправить письмо», откроется окно отправки Письма. После добавления Статуса и других элементов, если они необходимы, нажмите «Сохранить».
                            Рис. 92 Редактирование Статуса
                            Список Кандидатов можно открыть в Обычном и Компактном виде, кликнув по одному из них в правом верхнем углу. В Компактном виде указаны только ФИО Кандидата, Контакты, последние Статусы, назначенные Кандидатам по Вакансиям, на которую они были отобраны, а также Комментарии, указанные в этих Статусах, и названия Вакансий (Рис. 93).
                              Рис. 93 Компактный вид
                              В Обычном — то же самое, плюс возраст и регион проживания (если указаны в Профиле кандидата), общий опыт работы, последнее место работы, информация по желаемой зарплате, дата редактирования профиля кандидата и иконка, которая информирует о том, был ли отправлен Кандидату запрос о разрешении на обработку персональных данных, согласился ли Кандидат или отказал (Рис. 94).
                                Рис. 94 Обычный вид
                                При наведении мышки на иконку появляется окно, в котором отображается дата отправки запроса, согласия или отказа. Подробнее о запросе на обработку персональных данных мы рассказываем в пункте 6.6.
                                  Рис. 95 Дата получения согласия на обработку персональных данных
                                  Чтобы из профиля Кандидата отправлять запрос на обработку персональных данных, в разделе «Настройки», в подразделе «Компания» необходимо внести юридические данные о своей компании и нажать на кнопку «Сохранить». Эти данные будут подгружаться в письмо Кандидату с запросом на обработку персональных данных, они отображаются в запросе у всех сотрудников компании. Эти данные нужно добавить, чтобы запрос имел юридическую силу.
                                    5.5 Массовые действия
                                    Сервис предоставляет возможность совершать следующие массовые действия:

                                    – отправлять письмо одновременно от 1 до 20 Кандидатов
                                    – добавлять Статусы одновременно от 1 до 20 Кандидатов
                                    – отправлять в одном письме от 1 до 20 резюме выбранных Кандидатов, например, Нанимающему менеджеру или Заказчику, у которого нет доступа в сервис

                                    Поставьте «✓» в окошках рядом с ФИ Кандидатов и выберите функцию (отправить письмо/резюме или добавить Статусы).
                                      Рис. 96 Массовые действия
                                      Массовая отправка писем Кандидатам будет работать только в том случае, если в разделе «Настройки» — «Личные» настроена интеграция через SMTP и IMAP или Microsoft Exchange. Подробную инструкцию можно посмотреть справа от этих полей. Массовое назначение статуса и массовая отправка резюме работать будут, даже если интеграция не настроена (подробнее о настройке почтового сервера читайте в пункте 9.2).
                                        Рис. 97 Настройка интеграции
                                        5.6 Экспорт лонг-листа
                                        Скачать лонг-лист, содержащий информацию из профилей кандидатов, можно нажатием кнопки «Экспорт», файл выгружается в формате Excel. У всех новых компаний стоит ограничение на выгрузку лонг-листа свыше 10 000 Кандидатов. Можно отправить запрос в техническую поддержку на увеличение количества выгружаемых Кандидатов.
                                          Рис. 98 Экспорт лонг-листа
                                          В лонг-листе Вы увидите следующие поля:

                                          – Номер Кандидата (порядковый номер Кандидата в списке)
                                          – Название компании
                                          – ФИО
                                          – Гражданство
                                          – Дата внесения Кандидата
                                          – Текущая Позиция
                                          – Вакансия (последняя Вакансия, на которую отобран Кандидат)
                                          – Статус (последний Статус по последней Вакансии)
                                          – Позиция (информация из поля «Предполагаемая должность» из Профиля кандидата)
                                          – ЗП ожидания
                                          – Комментарии
                                          – Телефон
                                          – E-mail.
                                            Рис. 99 Лонг-лист (1)
                                            6. Карточка Кандидата
                                            6.1 Открытие Кандидата в режиме предпросмотра и в новом окне
                                            Кликнув на ФИ Кандидата, Вы можете увидеть его/ее резюме и всю сохранённую информацию по конкретному Кандидату в режиме предпросмотра.

                                            В режиме предпросмотра удобно перемещаться между Кандидатами с помощью кнопок со стрелками в меню слева или вернуться во вкладку «Кандидаты», нажав на кнопку с крестиком.
                                              Рис. 100 Кнопки в режиме предпросмотра Кандидата
                                              Чтобы перейти в профиль Кандидата, нажмите на иконку со стрелочкой справа от имени Кандидата, и Профиль откроется в отдельной вкладке.
                                                Рис. 101 Открытие Профиля кандидата в отдельной вкладке
                                                6.2 Информация по Кандидату и главные кнопки
                                                В профиле Кандидата можно:

                                                – редактировать карточку Кандидата (иконка с карандашом): добавить или удалить поля в режиме редактирования (Рис. 102)
                                                  Рис. 102 Редактирование карточки Кандидата
                                                  Рис. 103 Добавление полей в карточку Кандидата
                                                  – отправить письмо из сервиса и, если нужно, использовать Шаблон, выбрав его из списка в поле «Шаблон» в окне отправки письма; если в Шаблоне письма есть теги «Название вакансии» и «Статус», выбранные Вакансия и Статус в соответствующих полях окна отправки письма подтянутся вместо соответствующих тегов в текст письма.

                                                  Если теги автоматически не заменились на информацию из сервиса, это означает, что по ним нет данных в системе, поэтому письмо не отправится.
                                                    Рис. 104 Отправка письма Кандидату
                                                    Рис. 105 Отправка письма Кандидату с использованием шаблона
                                                    Сервис выведет внизу текста письма сообщение о тегах, которые не удалось заменить. В этом случае Вы можете или удалить теги из текста письма и дописать вручную необходимую информацию, после чего отправить письмо, или можете добавить информацию в соответствующий раздел сервиса, сохранить изменения и повторить отправку.

                                                    Письмо нельзя отправить без темы. Название темы можно указать при создании Шаблона писем, тогда после выбора шаблона она будет автоматически подтягиваться в поле «Тема». Также тему можно указать вручную в окне отправки письма. К Письму можно прикрепить:

                                                    – файлы, сохраненные на компьютере
                                                    – файлы, прикрепленные к Вакансии
                                                    – резюме Кандидата в формате Doc и PDF
                                                    – файлы, прикрепленные к Профилю кандидата из блока «Прикрепленные файлы».

                                                    Резюме Кандидата и файлы, прикрепленные к профилю, прикрепляются нажатием на одну кнопку «Файлы кандидата».
                                                      Рис. 106 Прикрепить файлы к письму
                                                      – отправить СМС из сервиса (Рис. 107). Эта услуга подключается на любом тарифе. Баланс для отправки СМС можно посмотреть, нажав на иконку с вашими инициалами и выбрав поле «Пакет СМС» (Рис. 108). Если кликнуть на кнопку «Пакет СМС», откроется раздел сайта, где показаны расценки на отправку СМС по разным операторам и странам (Рис. 109). Для отправки СМС можно использовать те же Шаблоны, что и для писем.
                                                        Рис. 107 Отправка СМС Кандидату
                                                        Рис. 108 Проверка баланса для отправки СМС
                                                        Рис. 109 Стоимость СМС
                                                        – написать Кандидату в Telegram. Нажмите на значок Telegram. Перед Вами откроется окно с интеграцией Telegram по номеру телефона. Вам остаётся только ввести номер телефона, к которому привязан ваш аккаунт в Telegram, и проверочный код.
                                                          Рис. 110 Интеграция с Telegram (1)
                                                          Сообщения чередуются с проверочным кодом в Telegram и в SMS в рамках одного пользователя. Если по какой-то причине доступа к Telegram у пользователя нет, то сервис отправит код в SMS.

                                                          Пройти авторизацию в Telegram можно с помощью разных видов подключения: и при двухфакторной аутентификации, и без неё. Если у вас установлена двухфакторная аутентификация Telegram, после ввода кода подтверждения понадобится ввести облачный код (из-за двухфакторной аутентификации). При успешном подключении сервис добавляет в настройки телефон и ник.
                                                            Рис. 111 Интеграция с Telegram (3)
                                                            – сохранить/распечатать резюме Кандидата (Рис. 112), скрыв (если требуется) нужную информацию; при отправке письма этих данных тоже не будет, если данные в карточке Кандидата были скрыты. Эти функции доступны только в том случае, если резюме было импортировано с работного сайта через расширение. Если резюме было импортировано из файла или из текста, при скачивании в резюме сохраняется только ФИО, телефон, почта, дата рождения и возраст. Если галочки проставить, то в резюме при скачивании не останется никакой информации, кроме даты рождения и возраста. Чтобы в таком случае увидеть полную версию резюме, скачайте его из Прикрепленных файлов в Карточке кандидата. Данные в таком резюме скрыты не будут.

                                                            При отправки письма, если резюме было импортировано из файла или из текста, сервис предложит несколько вариантов отправки:

                                                            • первые два (в них можно скрыть данные) — только с информацией, которая разнеслась по соответствующим полям, останутся только ФИО, дата рождения, возраст и контакты — телефон и почта
                                                            • третий вариант (скрыть информацию в нем нельзя) — информация из поля текста резюме с вашими правками, если Вы внесете их в поле «Текст резюме» и сохраните изменения. Важно отметить, что прикрепить информацию из поля «Текст резюме» можно и без правок
                                                            • четвертый вариант (скрыть информацию в нем нельзя) — файл, который Вы импортировали в сервис и который после импорта автоматически прикрепляется к профилю кандидата
                                                                Рис. 112 Сохранение и печать резюме Кандидата
                                                                – удалить Кандидата (Рис. 113).
                                                                  Рис. 113 Удаление Кандидата (1)
                                                                  – добавить обычный Комментарий и/или приватный Комментарий при необходимости, нажав на соответствующую иконку (Рис. 114). Важно: перед добавлением приватных Комментариев отправьте на почту support@friendwork.ru список пользователей, которые должны или не должны видеть приватные Комментарии, дождитесь подтверждения от службы технической поддержки о подключении услуги, иначе приватные Комментарии будут видны всем пользователям;
                                                                    Рис. 114 Добавление комментария и приватного комментария
                                                                    – выставить рейтинг (Рис. 115). На общей странице Кандидатов можно сортировать Кандидатов по рейтингу, чтобы система вверху списка выводила Кандидатов с самым высоким рейтингом. Для этого нажмите кнопку «Сортировка» и выберите сортировку «По рейтингу» (Рис. 116);
                                                                      Рис. 115 Рейтинг Кандидата
                                                                      Рис. 116 Сортировка Кандидатов по рейтингу
                                                                      – связаться с Кандидатом по телефону (без настроенной интеграции можно кликнуть по номеру телефона и совершить звонок через IP-телефонию, если она есть на Вашем компьютере), написать Кандидату в WhatsApp и в Viber прямо из сервиса (чаты с Кандидатом открываются в приложении, установленном на рабочем столе (десктопной версии)), кликнув на стрелочку справа от номера телефона. Начиная с тарифа «Стандартный», можно подключить интеграцию с IP-телефонией MANGO OFFICE. С её помощью записи исходящих звонков загружаются в Ленту событий. Звонки можно прослушивать, что удобно в тех случаях, когда необходимо провести контроль качества ведения разговоров;
                                                                        Рис. 117 Способы связи с Кандидатом
                                                                        – добавить теги, кликнув «+ тег». Можно сделать, например, тег «Star», чтобы отмечать подходящих Кандидатов, к которым необходимо вернуться в процессе подбора. После ввода тега нажмите на клавиатуре Enter, чтобы он добавился. Сервис запоминает ранее введенные теги, их можно выбирать из списка или искать по нему ранее добавленные теги (достаточно начать вводить название тега). Также, используя теги, удобно отслеживать ценных Кандидатов, которых ранее не удалось трудоустроить, но для которых открыта Вакансия на текущий момент.
                                                                          Рис. 118 Добавление тегов
                                                                          Во вкладке «Кандидаты» по тегам можно искать Кандидатов.
                                                                            Рис. 119 Поиск Кандидатов по тегам
                                                                            – ставить пользователям задачи, используя в поле «Комментарий» упоминание через «@». Ваш Коллега получит письмо на почту, где будет виден Ваш комментарий и ФИО Кандидата в виде активной ссылки, чтобы Коллега мог кликнуть по ней и перейти в профиль Кандидата для полной уверенности в том, о каком Кандидате идет речь. Ваш Коллега может ответить из почты или из профиля Кандидата, после чего ответ загрузится в Ленту событий в профиле Кандидата, а Ответственный за Кандидата получит уведомление с текстом ответа на почту. Уведомления приходят на почту, которую пользователи используют как логины для входа в сервис;
                                                                              Рис. 120 Упоминание Коллег
                                                                              – искать Кандидата по социальным сетям. Нажмите «+» в правом верхнем углу и система выведет список аккаунтов из социальных сетей, похожих на профиль пользователя в системе. Если соответствующий профиль найден, нажмите на галочку справа от него, и ссылка на соцсеть автоматически добавится в Профиль кандидата. Сервис осуществляет поиск по соцсетям ВКонтакте, Facebook и Одноклассники.
                                                                                Рис. 121 Поиск по социальным сетям (1)
                                                                                – добавить статус.
                                                                                  Рис. 122 Добавление Статуса Кандидата
                                                                                  Во вкладке «Кандидаты» Вы можете отсортировать Кандидатов по последнему назначенному Статусу.
                                                                                    Рис. 123 Сортировка Кандидатов по Статусам
                                                                                    Статусы попадают в Календарь как запланированное Событие. В меню выберите раздел «Календарь», после чего Вы перейдете на новую страницу. Чтобы посмотреть все этапы, по которым запланированы события с Кандидатами, нажмите «Выделить все» в меню со Статусами слева.
                                                                                      Рис. 124 Отслеживание этапов подбора по Календарю (1)
                                                                                      Если необходимо увидеть определённое Событие в Календаре, поставьте «✓» в выбранном окне рядом с наименованием Статуса. Можно выбрать конкретный день/неделю/месяц или любой другой период. Вы можете использовать фильтры по сотрудникам и по Вакансиям. Они находятся в меню слева над Статусами.
                                                                                        Рис. 125 Отслеживание этапов подбора по Календарю (2)
                                                                                        Со Статусами можно работать прямо из Календаря, если нажать на Событие: выставить Подстатусы, написать Комментарий, поставить Напоминания, создать новый Статус (иконка в виде трех полосок с плюсом – кнопка «Добавить статус» вверху справа), упомянуть Сотрудника через @, выставить рейтинг, отправить письмо (кнопка «Сохранить и отправить»).
                                                                                          Рис. 126 Как работать со Статусами из Календаря
                                                                                          6.3 Настройка функционала по конкретному Статусу
                                                                                          Поставив Кандидату Статус, например, «Интервью», откроется окно «Добавить статус». В поле «Ответственный» (за статус) выберите ФИО Сотрудника, которого собираетесь назначить Ответственным за Статус, если хотите, чтобы он провёл Интервью. На почту Коллеги, которую он использует как логин, придёт уведомление. Событие отобразится и у Вас, и у Коллеги в Календаре.
                                                                                            Рис. 127 Поле «Ответственный» (за статус)
                                                                                            В поле «Вакансия» выберите Вакансию, по которой назначаете Статус. Под полем «Вакансия» есть два чекбокса — «Мои вакансии» (Вакансии, в которых Вы указаны как Ответственный Рекрутер или Сотрудник) и «Только открытые» (Вакансии со Статусом «Открытые»). Они влияют на Вакансии, которые отображаются в поле «Вакансия» в окне назначения Статуса. Галочки каждый раз выставлять не нужно, система их запомнит с первого раза.
                                                                                              Рис. 128 Поле «Вакансия»
                                                                                              Дату и время начала события можно настроить в соответствующих полях.
                                                                                                Рис. 129 Дата и время
                                                                                                Чтобы добавить «Интервью» в сторонний Календарь, нажмите «Добавить в календарь» и кликните по Google Calendar или Exchange Calendar (файл скачивается только при добавлении встречи в календарь Exchange). Выберите в настройках автоматическое открытие файла. Тогда События будут заноситься в Календарь автоматически, но после этого потребуется вручную подтвердить добавление в календарь нового события.
                                                                                                  Рис. 130 Дополнительные кнопки в окне «Добавить статус»
                                                                                                  6.4 Настройка функции Напоминания
                                                                                                  В Статусах можно создавать Напоминания, чтобы не забывать о планируемых Событиях. В окне Статуса Вы можете добавить Напоминание, нажав кнопку «Добавить» (Рис. 131). Рядом с данным полем находится значок «?», кликнув на который, можно получить детальную информацию о том, как работают Напоминания.
                                                                                                    Рис. 131 Настройка функции Напоминания
                                                                                                    Можно создать Напоминания, которые будут отправлены до и после События. Напоминания могут быть отправлены:

                                                                                                    – Кандидату (например, о том, что на определённое время запланировано собеседование)
                                                                                                    – Ответственному за Статус (в списке обозначен как «Ответственный»)
                                                                                                    – Создателю Статуса
                                                                                                    – Всем, кроме Создателя Статуса (Кандидату и Ответственному за Статус).

                                                                                                    Система позволяет выбрать время, когда должно быть отправлено Напоминание, способ отправки – Email или СМС, Шаблон письма (который должен быть отправлен).

                                                                                                    До События:

                                                                                                    – в момент создания (после создания Статуса)
                                                                                                    – в момент События (когда наступают Дата и Время начала События, указанные в Статусе)
                                                                                                    – за 15 минут (До Даты и Времени начала События, указанных в Статусе)
                                                                                                    – за 30 минут (До Даты и Времени начала События, указанных в Статусе)
                                                                                                    – за 45 минут (До Даты и Времени начала События, указанных в Статусе)
                                                                                                    – за 1 час (До Даты и Времени начала События, указанных в Статусе)
                                                                                                    – за 2 часа (До Даты и Времени начала События, указанных в Статусе)
                                                                                                    – за 3 часа (До Даты и Времени начала События, указанных в Статусе)
                                                                                                    – за 1 день (До Даты и Времени начала События, указанных в Статусе)
                                                                                                    – за 2 дня (До Даты и Времени начала События, указанных в Статусе)
                                                                                                    – за 3 дня (До Даты и Времени начала События, указанных в Статусе).
                                                                                                      Рис. 132 Настройка Напоминаний До События
                                                                                                      После События можно настроить Напоминания:

                                                                                                      – через 1 час (После Даты и Времени начала События, указанных в Статусе)
                                                                                                      – через 2 часа (После Даты и Времени начала События, указанных в Статусе)
                                                                                                      – через 3 часа (После Даты и Времени начала События, указанных в Статусе)
                                                                                                      – через 1 день (После Даты и Времени начала События, указанных в Статусе)
                                                                                                      – через 2 дня (После Даты и Времени начала События, указанных в Статусе)
                                                                                                      – через 3 дня (После Даты и Времени начала События, указанных в Статусе).
                                                                                                        Рис. 133 Настройка Напоминаний после События
                                                                                                        Кликнув на поле «Настройки» в левом нижнем углу (Рис. 134), можно настроить Напоминания по умолчанию (Рис. 135):

                                                                                                        – для себя на конкретную Вакансию
                                                                                                        – для себя на все Вакансии
                                                                                                        – для всех пользователей на конкретную Вакансию
                                                                                                        – для всех пользователей на все Вакансии.

                                                                                                        Напоминания будут создаваться автоматически, без участия пользователя, сразу при создании Статуса.
                                                                                                          Рис. 134 Настройки для автоматического создания Напоминаний
                                                                                                          Рис. 135 Выбор настроек для автоматического создания Напоминаний
                                                                                                          В окне создания Статуса Вы можете указать рейтинг Кандидата и оставить Комментарий. Вверху профиля кандидата в отдельном поле Комментарий можно упомянуть коллегу через @, но также это можно сделать в окне создания Статуса в поле Комментарий.
                                                                                                            Рис. 136 Рейтинг и Комментарий
                                                                                                            После того, как все поля заполнены, можно нажать на кнопку «Сохранить», после этого в сервисе будет создан Статус, он отобразится в Ленте событий Кандидата. Если нажать на кнопку «Сохранить и отправить», будет создан Статус и автоматически откроется окно отправки Письма.
                                                                                                              6.5 Назначение Формы
                                                                                                              Для того, чтобы назначить Форму (как создать Форму, мы рассказываем в пункте 13), на странице Кандидата кликните «Назначить форму» в правом верхнем углу (Рис. 137). В открывшемся окне в поле «Форма» выберите необходимую Форму и нажмите «Сохранить». Также в этом окне Вы можете выбрать Вакансию, по которой назначаете Кандидату Форму, и Ответственного за Форму.

                                                                                                              Благодаря Формам Вы можете проводить опросы Кандидатов в режиме реального времени, например, во время Собеседования. Теперь Вы можете не беспокоиться о том, что забудете вопросы для Интервью. Все вопросы и варианты ответов будут указаны в Форме. После её заполнения Вы сможете сохранить результаты опроса. В любой момент Вы и Ваши коллеги сможете ознакомиться с информацией, сохраненной в Форме. Они доступны с тарифа «Стандартный».
                                                                                                                Рис. 137 Назначение формы (1)
                                                                                                                Рис. 138 Назначение формы (2)
                                                                                                                6.6 Запрос согласия на обработку персональных данных
                                                                                                                Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» с изменениями и дополнениями, вступившими в силу 01.03.2021, предусматривает запрос разрешения на обработку персональных данных в электронной форме. Это можно делать прямо из сервиса:

                                                                                                                1. Зайдите в Настройки и выберите подраздел «Компания».
                                                                                                                  Рис. 139 Запрос на обработку персональных данных (1)
                                                                                                                  2. В полях «Юридической название» и «Юридический адрес» введите данные вашей компании. После этого нажмите «Сохранить». Данные из этих полей будут отображаться в тексте Запроса на обработку персональных данных у всех пользователей сервиса Вашей компании. Если их не указать, запрос не будет иметь юридической силы.
                                                                                                                    Рис. 140 Запрос на обработку персональных данных (2)
                                                                                                                    3. На странице Кандидата в правом верхнем углу нажмите кнопку «Запросить согласие». В появившемся окне выберите, каким образом Вы хотите отправить запрос – по Email или СМС. После этого нажмите «Запросить согласие». СМС работает только при условии, что данная услуга приобретена. Она оплачивается отдельно, запросить счет можно у отдела аккаунтинга sales@friendwork.ru.
                                                                                                                      Рис. 141 Запрос на обработку персональных данных (3)
                                                                                                                      На почту Кандидату придёт запрос. Текст «Согласия на обработку персональных данных» появляется при нажатии Кандидатом на кнопку «Предоставить согласие». Кандидату необходимо нажать на кнопку «Я согласен», если он согласен. После того, как согласие будет подтверждено, в профиле Кандидата появится зелёная иконка с надписью «Получено согласие на обработку персональных данных».
                                                                                                                        Рис. 142 Запрос на ОПД на почте Кандидата
                                                                                                                        Рис. 143 Текст запроса на ОПД
                                                                                                                        Рис. 144 Кнопки «Я согласен» и «Я не согласен»
                                                                                                                        Рис. 145 Ожидается Согласие на обработку персональных данных
                                                                                                                        Рис. 146 Получено Согласие на обработку персональных данных
                                                                                                                        Если Кандидат не дал согласие, то иконка будет красной.
                                                                                                                          Рис. 147 Отказано в обработке данных
                                                                                                                          6.7 Объединение Дубликатов резюме
                                                                                                                          Поиск и вывод списка Дубликатов происходит после импорта резюме в окне расширения или в режиме редактирования Кандидата. На новой странице будут отображены предполагаемые Дубликаты.

                                                                                                                          Система проверяет дубликаты по совпадению фамилии, имени, отчества и даты рождения. Если отчество или дата рождения в профиле кандидата не указаны, то система считает это за совпадение с таким же полем в профиле другого кандидата (даже если оно заполнено). Также сервис определяет дубликаты только по совпадению телефона, почты или 1 из 10 ссылок на социальные сети («ВКонтакте», Facebook, LinkedIn, Google+, Twitter, Skype, Хабр Карьера, Одноклассники, Telegram, GitHub).

                                                                                                                          При импорте с hh.ru (если на сайте скрыты контакты Кандидата), Дубликат определяется по ссылке на резюме.

                                                                                                                          Если в дубликате в сервисе указана почта или телефон, в окне расширения появится два варианта на выбор:

                                                                                                                          – «Скопировать контакты» (сервис импортирует резюме с hh.ru, не открывая контакты, и скопирует в новый профиль контакты из дубликата в сервисе, после импорта сервис предложит объединить дубликаты)

                                                                                                                          – «Это не он» (сервис откроет контакты в резюме на hh.ru и импортирует резюме с этими контактами)

                                                                                                                          Этот функционал позволяет экономить лимит на открытие контактов. Более подробно по ссылке: https://tutorial.friend.work/novoe-rasshirenie-friendwork.

                                                                                                                          После импорта в окне расширения или при переходе в режим редактирования (при нажатии на иконку «Редактировать») система предложит список возможных Дубликатов. Для того, чтобы ознакомиться с профилем Кандидата, нажмите на кнопку «Показать кандидата». Профиль откроется в отдельной вкладке.
                                                                                                                            Рис. 148 Найден Дубликат при импорте
                                                                                                                            Рис. 149 Режим редактирования
                                                                                                                            Рис. 150 Поиск Дубликатов
                                                                                                                            Перед объединением Дубликатов рекомендуем убедиться, что оба Профиля относятся к одному и тому же Кандидату.
                                                                                                                              Рис. 151 Сопоставление профилей
                                                                                                                              Важно: после объединения Дубликатов отменить операцию будет невозможно. Если оба Профиля являются Дубликатами (относятся к одному Кандидату), то нажмите «Это он». В новом окне система предложит прикрепить к новому Профилю, который появится в результате объединения Дубликатов (объединяемые Дубликаты исчезнут из сервиса, но вся информация из них занесется в новый Профиль) файл с той информацией, которая была в резюме в сервисе до объединения Дубликатов, и обновить источник (изменение источника с LinkedIn на Facebook, к примеру).

                                                                                                                              При необходимости поставьте галочки в этих полях и нажмите «Ок». Если поставить галочку «Обновить источник», то источник будет взят из импортируемого с сайта резюме. Этот источник отобразится в объединенном профиле. Информация об изменении источника заносится в Ленту событий.
                                                                                                                                Рис. 152 Объединение Дубликатов