Автоматизация рекрутинга в 1 клик
Базовые действия в онлайн-сервисе для автоматизации подбора персонала FriendWork
Учимся работать в сервисе для автоматизации подбора персонала FriendWork
Как работать с сервисом: пошаговая инструкция
7. Работа с Календарём
7.1 Отслеживание этапов подбора при помощи Календаря
Для того, чтобы ориентироваться в рабочем расписании, используйте «Календарь». На панели в левой части экрана выберите раздел «Календарь», после чего откроется новая страница. Чтобы посмотреть все События, которые Вы запланировали с Кандидатами в Календаре, нажмите «Выделить все» в меню со Статусами слева.
    Рис.153 Отслеживание этапов подбора по Календарю (1)
    Если Вам необходимо увидеть определённое календарное Событие, поставьте «✓» в выбранном окне рядом с наименованием Статуса. Можно выбрать конкретный день/неделю/месяц или любой другой период, который Вам необходим, чтобы проанализировать состоявшиеся/планируемые События. Список Событий представлен также в разделе «Расписание» в правом верхнем углу.
      Рис. 154 Выбор периода в Календаре (2)
      Вы можете отсортировать События в Календаре по двум фильтрам:

      – по Пользователям (чтобы увидеть в Календаре Ваши События, выберите в Фильтре «Мои события»)
      – по Вакансиям.
        Рис. 155 Фильтры событий в Календаре по пользователям и вакансиям
        7.2 Подписка на Календарь
        Чтобы проще отслеживать запланированные События, можно на них подписаться. Перед этим нужно выбрать фильтры в календаре FriendWork — события по выбранным перед подпиской фильтрам будут отображаться в другом календаре. Нажмите на поле «Подписаться на календарь» под списком Статусов (Рис. 156), появится ссылка на Календарь, скопируйте её. Эту ссылку можно добавить в другие Календари (например, Google, Outlook, Apple) или в Календарь на Вашем мобильном телефоне. События, добавленные в Календарь, будут отображаться в Вашем телефоне/стороннем календаре.
          Рис. 156 Подписка на События
          7.3 Инструкция по интеграции Календаря
          Интеграция для Google

          В сервисе FriendWork переходим в раздел «Календарь» и выбираем необходимые настройки отображения событий в меню слева.
            Рис. 157 Выбираем настройки отображения Событий в Календаре
            Нажимаем «Подписаться на календарь» и копируем появившуюся ссылку.
              Рис. 158 Подписываемся на Календарь (1)
              Заходим в Google Календарь и нажимаем на «+», выбираем «Добавить по URL».
                Рис. 159 Подписываемся на Календарь (2)
                В появившееся окно вставляем скопированную ссылку и нажимаем «Добавить в календарь».
                  Рис. 160 Настройка добавления событий в Календарь (3)
                  Интеграция для Outlook Web

                  В сервисе FriendWork переходим в раздел «Календарь» и выбираем необходимые настройки отображения событий в меню слева.
                    Рис. 161 Подписываемся на Календарь (1)
                    Нажимаем «Подписаться на календарь» и копируем появившуюся ссылку.
                      Рис. 162 Подписываемся на Календарь (2)
                      Заходим в Outlook и нажимаем на «Добавить календарь».
                        Рис. 163 Добавляем Календарь (3)
                        В меню слева выберите «Подписаться с веб-страницы», вставьте скопированную ссылку на Календарь FriendWork. Затем присвойте календарю имя и импортируйте данные.
                          Рис. 164 Добавляем Календарь (4)
                          Интеграция для Outlook Desktop

                          В сервисе FriendWork переходим в раздел «Календарь» и выбираем необходимые настройки отображения событий в меню слева.
                            Рис. 165 Интеграция в Outlook Desktop (1)
                            Нажимаем «Подписаться на календарь» и копируем появившуюся ссылку.
                              Рис. 166 Интеграция в Outlook Desktop (2)
                              Открываем десктопную версию Outlook, сверху нажимаем на «Открыть календарь» и выбираем календарь «Из интернета». Выбираем календарь внизу страницы.
                                Рис. 167 Интеграция в Outlook Desktop (3)
                                В появившееся окно вставляем скопированную ссылку и нажимаем «Ок».
                                  Рис. 168 Интеграция в Outlook Desktop (4)
                                  Интеграция для iPhone

                                  В сервисе FriendWork переходим в раздел «Календарь» и выбираем необходимые настройки отображения событий в меню слева.
                                    Рис. 169 Интеграция с IPhone (1)
                                    Нажимаем «Подписаться на календарь» и копируем появившуюся ссылку.
                                      Рис. 170 Интеграция с IPhone (2)
                                      В iPhone открываем «Настройки» и выбираем «Календарь».
                                        Рис. 171 Интеграция с IPhone (3)
                                        В «Календаре» выбираем Учетные записи».

                                        Нажимаем на «Новая учетная запись».
                                          В списке учетных записей выбираем «Другое».
                                            Выбираем «Подписной календарь».
                                              Рис. 172 Интеграция с IPhone (4)
                                              В поле «Сервер» добавляем скопированную ссылку на Календарь FriendWork.
                                                Интеграция для MacBook

                                                В сервисе FriendWork переходим в раздел «Календарь» и выбираем необходимые настройки отображения событий в меню слева.
                                                  Рис. 173 Интеграция с MacBook (1)
                                                  Нажимаем «Подписаться на календарь» и копируем появившуюся ссылку.
                                                    Рис. 174 Интеграция с MacBook (2)
                                                    В Календаре MacBook выберите «Файл» -- «Новая подписка на календарь».
                                                      Рис. 175 Интеграция с MacBook (3)
                                                      В появившееся окно вставьте скопированную ссылку и нажмите «Подписаться».
                                                        Рис. 176 Интеграция с MacBook (4)
                                                        8. Работа со страницей «Аналитика»
                                                        8.1 Распределение Кандидатов по Статусам
                                                        Для того, чтобы проанализировать работу компании и коллег, выберите в меню в левой части экрана раздел «Аналитика». Выберите в поле пункт «Распределение Кандидатов по Статусам» (Аналитика в данном случае формируется на основе Статусов, которые были назначены Кандидатам), чтобы посмотреть информацию по каждому Статусу, каждому Сотруднику и компании в целом. На графике отображается количество Кандидатов, которые прошли через этапы подбора (не количество Статусов).
                                                          Рис. 177 Распределение Кандидатов по Статусам
                                                          Если Вы хотите увидеть количество Статусов, которые назначили Кандидатам Вы и Ваши коллеги, или количество Событий, которые были запланированы или проведены (результат выгрузки зависит от выбора параметра в блоке «Учет даты статуса» внизу страницы «Аналитика»: «Дата создания» (Статуса) или «Дата начала события» (Статуса) соответственно), выгрузите один из трех отчётов, кликнув «Экспорт». Перед выгрузкой аналитики важно нажать кнопку «Обновить».
                                                            Рис. 178 Экспорт отчётов
                                                            Рис. 179 Учёт даты статуса
                                                            Вы можете выбрать Линейный график или Кольцевую диаграмму, кликнув на соответствующее поле под графиком.
                                                              Рис. 180 Кольцевая диаграмма
                                                              8.2 Выбор периода
                                                              Период, за который Вы хотите посмотреть Аналитику, можно настроить, выбрав из стандартных предложенных вариантов — «день», «неделя», «месяц», «прошлая неделя», «прошлый месяц» — или выбрав вручную определённый период.
                                                                Рис. 181 Выбор периода
                                                                8.3 Параметры
                                                                Параметры, по которым выводится Аналитика, можно скорректировать под Ваши требования, выбрав необходимые Статусы, Сотрудников, Источники, Вакансии, Способ занесения: Активный поиск и Отклик, Учет даты статуса: Дата создания и Дата начала события, Когортный анализ: По наличию рекрутера и По дате первого Статуса, Учет сотрудника: Создатель статуса и Ответственный за Статус.
                                                                  У каждого Кандидата, которого Вы добавляете в сервис, автоматически проставляется Статус «Новый» («Без вакансии»). Чтобы посмотреть количество Кандидатов, добавленных в систему всей Компанией и определёнными Рекрутерами, сбросьте все Статусы в столбике «Статусы», оставив выбранным только Статус «Новый». В столбике Вакансии сбросьте все, за исключением пункта «Без вакансии». В столбиках «Сотрудники» и «Источники» выберите все пункты (кнопка «Все»). Также после выбора пунктов не забудьте нажать кнопку «Обновить».
                                                                    Рис. 182 Настройка параметров для просмотра добавленных Кандидатов
                                                                    Рис. 183 Информация по добавленным Кандидатам
                                                                    8.4 Дополнительные параметры
                                                                    Внизу страница «Аналитика» можно выбрать Способ занесения (Рис. 184):

                                                                    – активный поиск
                                                                    – отклик.
                                                                      Рис. 184 Дополнительные параметры
                                                                      Учёт даты Статуса (Рис. 184):

                                                                      – Дата создания (кликните, если хотите увидеть, сколько Статусов было создано в определенный день или период Вашими коллегами, затем выберите необходимые параметры и выгрузите отчет «Экспорт»)
                                                                      – Дата начала События (кликните, если хотите увидеть, сколько Событий было запланировано на конкретную дату в Календаре и сколько из них состоялось и не состоялось, затем выгрузите отчет «Экспорт»)
                                                                      – Перед выгрузкой отчета не забывайте нажимать кнопку «Обновить» для обновления данных.

                                                                      Когортный анализ (Рис. 184):

                                                                      Выберите один из параметров («По наличию рекрутера» или «По дате первого Статуса»), если хотите посмотреть, как изменился процесс подбора после участия конкретного Рекрутера. После того, как Вы поставили галочку рядом с выбранным параметром, отметьте на странице нужные Статусы, ФИ, Источники и Вакансии. Далее нажмите «Обновить» и «Расширенный экспорт» (результаты Когортного анализа выгружаются в отчет «Расширенный экспорт») (Рис 185).


                                                                        Рис. 185 Когортный анализ «По наличию Рекрутера»
                                                                        – «По наличию рекрутера» (отчет и его экспорты в Excel будут строиться на основе следующего поведения: хоть один из выбранных в фильтрах аналитики Статусов Кандидатов попадают под выбранные условия фильтров, то остальные выбранные статусы этих кандидатов тоже показываются в аналитике вне зависимости от того, какие у них даты создания/назначения и кто их создал. Таким образом в отчете будут видны Статусы, назначенные до Статуса, выбранного во вкладке «Аналитика», и после него, то есть будет видно, что происходило с процессом подбора до определенного этапа (Статуса) и после него.)
                                                                        – «По дате первого Статуса» (В этом случае аналитика работает как в примере «По наличию рекрутера», но с той разницей, что система выводит в Расширенный экспорт только Статус, который попадает под выбранные критерии, и те Статусы, которые были назначены после выбранного во вкладке «Аналитика» Статуса. Таким образом в отчете будут видно, что происходило с процессом подбора после назначения Статуса, выбранного во вкладке «Аналитика»).

                                                                        Учёт Сотрудника (Рис. 184):

                                                                        – Создатель Статуса (это пользователь, который создал Статус) (Рис. 186)
                                                                        – Ответственный за Статус (это пользователь, который был указан в поле «Ответственный» в окне создания Статуса). (Рис. 187)
                                                                          Рис. 186 Создатель статуса
                                                                          Рис. 187 Ответственный за Статус
                                                                          8.5 Отчёты
                                                                          В отчёты «Экспорт» выгружается информация по количеству Статусов, назначенных Кандидатам (если внизу страницы «Аналитика» в разделе «Учет даты статуса» выбрана «Дата создания», то в отчет выгрузится количество созданных Статусов за выбранный период. Если выбрана «Дата начала события», то в отчет выгрузится количество запланированных, состоявшихся и не состоявшихся событий за выбранный период — по Дате начала события Статусы отображаются в Календаре). Кликнув на иконку в виду стрелки рядом с полем «Экспорт», можно выбрать вариант Экспорта:

                                                                          1. Общая воронка
                                                                          2. Ежемесячная воронка
                                                                          3. Ежедневная воронка
                                                                              Рис. 188 Экспорт
                                                                              В отчёте по Общей воронке отображается ФИ Рекрутера, названия Вакансий, названия заказчиков из вкладки «Заказчики» и количество Статусов. В столбце Статуса «Новый» («Без вакансии») отображается, сколько раз Кандидаты были добавлены в систему конкретным Рекрутером за определённый период времени.
                                                                                Рис. 189 Отчёт по Общей воронке
                                                                                В отчёте по Ежемесячной воронке отображается информация по количеству созданных Статусов или запланированных Событий за конкретные месяцы каждым Рекрутером. Для того, чтобы перейти к следующему месяцу, передвиньте бегунок вправо.
                                                                                  Рис. 190 Отчёт по Ежемесячной воронке
                                                                                  В отчёте по Ежедневной воронке отображается количество созданных Статусов по дням. В отчёте есть: период, ФИ Рекрутера, названия Статусов и общее количество проставленных Рекрутерами Статусов за каждый день. Статус «Новый» «без Вакансии» и с «Вакансией» суммируются — их значения находятся в одной ячейке.
                                                                                    Рис. 191 Отчёт по Ежедневной воронке
                                                                                    Для того, чтобы получить информацию о том, как быстро Кандидат переходил с этапа на этап по конкретной Вакансии, выгрузите «Расширенный экспорт» (Рис. 192). В отчете можно увидеть, как быстро Кандидаты по выбранным Вакансиям двигались по этапам воронки подбора (Статусам).

                                                                                    С тарифа «Стандартный» Вы можете бесплатно добавлять столбцы в отчёт. В выгруженном отчёте есть инструкция (Рис. 193), как настроить отчёт (после завершения настройки отчета готовый шаблон с добавленными ключами отправьте на почту support@friendwork.ru. Специалисты компании FriendWork подключат Ваш вариант отчета. Если появятся дополнительные вопросы по настройке, то Вы можете написать в техническую поддержку через раздел сайта со знаком вопроса (см. пункт 16. Обучающие материалы по работе с сервисом FriendWork) или на почту support@friendwork.ru, или связаться по номеру телефона +7 (495) 150-25-70, доб. 2, +7 (812) 748-22-70, доб. 2).
                                                                                      Рис. 192 Расширенный экспорт
                                                                                      Рис. 193 Расширенный отчет (инструкция)
                                                                                      Расширенный отчет включает в себя следующие поля (по умолчанию):

                                                                                      – ID Кандидата («№»)
                                                                                      – ФИО
                                                                                      – Почта
                                                                                      – Ответственный за кандидата
                                                                                      – ID Вакансии
                                                                                      – Вакансия
                                                                                      – Заказчик
                                                                                      – Дата создания Вакансии
                                                                                      – Дата открытия Вакансии
                                                                                      – Дата закрытия Вакансии
                                                                                      – Ответственный за Вакансию
                                                                                      – Сотрудники
                                                                                      – Источник
                                                                                      – Воронка Статусов с указанием даты и времени начала События.
                                                                                        8.6 Эффективность источников
                                                                                        Для того, чтобы оценить эффективность Источников в процессе подбора, в правом верхнем углу выберите пункт «Эффективность источников».
                                                                                          Рис. 194 Эффективность источников
                                                                                          На графике отображается количество Кандидатов, добавленных в сервис за определенный период из разных Источников, если во вкладке «Аналитика» выбран Статус «Новый» и «Без вакансии». Если во вкладке «Аналитика» выбран любой другой Статус, то на графике отображается количество Кандидатов с этим Статусом в разрезе Источников.

                                                                                          В отчет «Источники» (Рис. 195) выгружается количество Кандидатов, добавленных в сервис из разных источников, в разрезе Вакансий, на которые Кандидаты были отобраны.

                                                                                          В отчете сверху отображаются столбцы с названиями Источников, слева — с названиями Вакансий.

                                                                                          Кейс 1: Одному Кандидату с сайта HH было назначено два Статуса по одной Вакансии «Продавец» (названия Статусов и их количество не имеют значения). На пересечении столбцов «HH» и «Продавец» появится цифра 1.

                                                                                          Кейс 2: Одному Кандидату с сайта HH было назначено два Статуса по разным Вакансиям — «Продавец» и «Управляющий магазином» (названия статусов и их количество не имеют значения). На пересечении столбцов «HH» и «Продавец» и «HH» и «Управляющий магазином» появится цифра 1, то есть в отчёте Кандидат будет учтён дважды.

                                                                                          Поэтому показатели на графике и в отчете «Источники» могут отличаться.

                                                                                          Если Вы хотите посмотреть, из какого Источника быстрее всего закрываются Вакансии, в параметрах выберите Статус «Принят на работу» (или соответствующий ему Статус в Вашем личном кабинете), выберите интересующую Вас Вакансию(-и), необходимые «Источники» и Сотрудников. На диаграмме отобразится, какой работный сайт или социальная сеть самые эффективные.
                                                                                            Рис. 195 Отчёт по работе с Источниками
                                                                                            8.7 Добавление Шаблона отчёта
                                                                                            Для того, чтобы не выбирать необходимые параметры каждый раз, заходя в раздел «Аналитика», можно создать Шаблон отчёта: добавьте название Отчёта и кому он будет доступен в соответствующих полях, а затем кликните на «Добавить шаблон». После того, как отчёт будет составлен и сохранён, Вам будет достаточно кликнуть на него в меню слева, чтобы система автоматически проставила выбранные Вами ранее параметры.
                                                                                              Рис. 196 Добавление Шаблона отчёта
                                                                                              Рис. 197 Сохраненные Шаблоны
                                                                                              9. Раздел «Настройки». Подраздел «Личные»
                                                                                              9.1 ФИ пользователя
                                                                                              Установить необходимые параметры по Личному профилю можно в Настройках. Нажмите на иконку, которая расположена на функциональной панели в левой части экрана. Откроется раздел, в котором по умолчанию будет выбрана вкладка «Личные». В полях «Имя» и «Фамилия» отображаются ФИ, которые были указаны при создании профиля пользователя (данные из этих полей удалять нельзя, иначе Вы не сможете использовать фильтры, но можно отредактировать). Также можно добавить номер телефона в поле «Телефон». Информация из этих полей автоматически подтянется в Шаблон письма перед отправкой, если в Шаблон письма были добавлены соответствующие теги (см. пункт 11. Шаблоны писем).
                                                                                                Рис. 198 «Личные»
                                                                                                В разделе «Личные» можно подключить интеграцию с Telegram. Нажмите на кнопку «Подключить» возле поля «Интеграция с Telegram».
                                                                                                  Рис. 199 Интеграция с Telegram через Настройки (1)
                                                                                                  Рис. 200 Интеграция с Telegram через Настройки (2)
                                                                                                  Рис. 201 Интеграция с Telegram через Настройки (3)
                                                                                                  Рис. 202 Интеграция с Telegram через Настройки (4)
                                                                                                  9.2 Почтовый сервер
                                                                                                  По умолчанию у всех пользователей выбран Почтовый сервер FriendWork (Рис. 203), но мы рекомендуем настроить интеграцию через SMTP и IMAP или Microsoft Exchange, чтобы:

                                                                                                  1. Массовая отправка писем стала доступной
                                                                                                  2. Входящие письма от Кандидатов загружались в Профили кандидатов, и вся переписка хранилась в одном месте
                                                                                                  3. Все письма, отправляемые сервером, дублировались в папку «Отправленные» на Вашей рабочей почте, с которой настроена интеграция.

                                                                                                  Для этого выберите SMTP и IMAP или Microsoft Exchange, и заполните появившиеся поля в соответствии с инструкцией по настройке почты, которая находится в этом же разделе.

                                                                                                  Рис. 203 Настройка интеграции с SMTP и IMAP
                                                                                                  Следуя инструкции, не забудьте проверить установку соединения по SMTP и IMAP (кнопки «Проверить SMTP-сервер и порт» и «Проверить IMAP-сервер и порт»). Если после выполнения настройки интеграции по инструкции соединение устанавливается, то нажмите «Сохранить» внизу страницы.
                                                                                                    Информация по настройке интеграции с почтовым сервером Microsoft Exchange также есть в инструкции. После настройки проверьте установку соединения (кнопка «Проверить Exchange-сервер»). Если соединение устанавливается, то нажмите «Сохранить» внизу страницы.
                                                                                                      Рис. 204 Проверка интеграции с Microsoft Exchange
                                                                                                      Также в этом разделе Вы можете подключить двухстороннюю синхронизацию с Календарем Microsoft Exchange. Если после настройки синхронизации добавить Статус в сервис, то он появится в Календаре Microsoft Exchange. Если изменить дату и время в Статусе в сервисе, то они изменятся в Календаре Microsoft Exchange и наоборот. Настройка интеграции с Microsoft Exchange не зависит от интеграции с Почтой, то есть можно настроить только интеграцию с Почтой или только с Календарем.
                                                                                                        Рис. 205 Включение синхронизации с Календарем Microsoft Exchange
                                                                                                        9.3 Подпись письма
                                                                                                        В Настройках можно включить «Подпись письма», выбрав «Включена» (Рис. 206).
                                                                                                          Рис. 206 Включение Подписи письма
                                                                                                          В открывшееся поле можно добавить картинки через URL, а также перетащить картинки с компьютера. Чтобы добавить картинку через URL, зайдите в браузер, найдите картинку в поисковике, кликните правой кнопкой мыши по картинке и выберите в открывшемся меню «Копировать URL картинки» (Рис. 207).
                                                                                                          Рис. 207 Копирование URL картинки
                                                                                                          В сервисе кликните на поле «Вставить», а затем «Image».
                                                                                                            Рис. 208 Добавляем картинку (1)
                                                                                                            В открывшемся окне в графу «Источник» вставьте скопированный URL картинки. При необходимости можно вручную выставить длину и ширину изображения в пикселях (Рис. 209).
                                                                                                            Рис. 209 Добавляем картинку
                                                                                                            Также размер изображения можно скорректировать, выделив его в сервисе мышкой и потянув за уголок (Рис. 210). Когда размер будет отрегулирован, нажмите «Сохранить».
                                                                                                            Рис. 210 Изменение размера картинки
                                                                                                            В полях «Статусы» и «Настройка интерфейса» Вы можете поставить галочки, чтобы:

                                                                                                            1. При редактировании или добавлении Статусов не показывать Подстатусы в выпадающих списках. Эта настройка, если она была подключена во вкладке «Личные», действует только на аккаунте конкретного пользователя
                                                                                                            2. При текстовом поиске сбрасывать все фильтры и сортировку на вариант по умолчанию
                                                                                                                Рис. 211 «Статусы» и «Настройка интерфейса»
                                                                                                                Вы можете настроить:

                                                                                                                – количество Событий в ленте Кандидата (определите, сколько событий будет отображаться в Ленте событий). Обратите внимание, что остальные события также можно посмотреть, нажав на кнопку «Ещё»
                                                                                                                – язык интерфейса (русский или английский)
                                                                                                                – часовой пояс (влияет на дату и время События в Календаре).
                                                                                                                Рис. 212 Настройка количества Событий в ленте Кандидата, языка интерфейса и часового пояса
                                                                                                                10. Раздел «Настройки». Подраздел «Компания»
                                                                                                                10.1 Настройка полей «Юридическое название» и «Юридический адрес»
                                                                                                                В подразделе «Компания» в полях «Юридическое название» и «Юридический адрес» укажите данные своей компании. Эти поля обязательны для заполнения, так как информация из них будет отображаться в Запросе на обработку персональных данных. В этом случае Запрос будет иметь юридическую силу. Текст Запроса согласован с юристом. Данные вводятся один раз, у всех пользователей Вашей компании эта информация будет отображаться в Запросах на обработку персональных данных.
                                                                                                                Рис. 213 «Юридической название» и «Юридический адрес»
                                                                                                                В самом Письме, которое придет Кандидату, есть возможность изменить язык текста «Согласия на обработку персональных данных» на английский язык (кнопка «English» вверху текста).
                                                                                                                Рис. 214 Изменение языка Запроса на английский
                                                                                                                10.2 Настройка Форм обратной связи по Вакансии
                                                                                                                С тарифа «Профессиональный» доступна функция отправки Формы обратной связи по Вакансии (про создание Форм см. пункт 13.1 Создание Формы). Если Вы заранее выбрали в графе «Форма обратной связи по Вакансии, которая приходит всем Нанимающим менеджерам», необходимую Вам Форму, то после того, как Вы закрыли конкретную Вакансию (изменили статус Вакансии на «Закрыта»), всем Нанимающим менеджерам, добавленным в эту(-и) Вакансию(-и), автоматически будет отправляться Форма для заполнения. Это позволяет Нанимающим менеджерам оценить качество процесса подбора.
                                                                                                                Рис. 215 «Форма обратной связи по Вакансии, которая приходит всем Нанимающим менеджерам»
                                                                                                                Для того, чтобы скачать Аналитику по Формам, зайдите в подраздел «Формы» и справа от необходимой Формы нажмите «Экспорт результатов». После этого откройте выгруженный в Excel файл. Если зайти в режим редактирования Формы, кликнуть по ее названию и нажать «Сохранить», то ответы, внесенные в Форму до этого момента, перестанут выгружаться в Excel, так как система посчитает, что Форма была обновлена.
                                                                                                                Рис. 216 Аналитика по Формам
                                                                                                                10.3 Ограничение прав доступа
                                                                                                                В сервисе можно ограничить права доступа к Вакансиям конкретным пользователям (они не будут видеть ни Вакансии, ни Кандидатов, отобранных на них, ни записи в ленте Событий по Вакансиям, к которым нет доступа (а также записи без указания вакансии), ни События в Календаре). Это делается с помощью назначения ролей пользователям во вкладке «Настройки» — «Аккаунты». На каждой роли действуют свои ограничения прав доступа.

                                                                                                                Любой компании в сервисе по умолчанию доступны 5 ролей. Список доступных ограничений указан в пункте 14.2. Запросы по доступным ограничениям прав доступа, а также по созданию новых ролей Вы можете отправить в техническую поддержку через раздел сайта с вопросительным знаком на боковой панели слева (см. пункт 16. Обучающие материалы по работе с сервисом FriendWork) или на почту support@friendwork.ru, или связаться по номеру телефона +7 (495) 150-25-70, доб. 2, +7 (812) 748-22-70, доб. 2). Наши специалисты предоставят всю необходимую информацию.

                                                                                                                Для того, чтобы пользователю с ограниченными правами доступа предоставить доступ к Вакансии, Кандидатам, отобранным на нее, к записям в ленте Событий по этой Вакансии, а также к отображению Событий в Календаре по Вакансии, необходимо добавить пользователя в поля «Ответственный рекрутер» или «Сотрудники» в самой Вакансии. Но в сервисе есть возможность предоставить пользователю доступ ко всем Вакансиям, привязанным к карточке Заказчика из вкладки «Заказчики». Для этого во вкладке «Настройки» — «Компания» поставьте галочку в окошке рядом с полем «Сделать видимыми все Вакансии Заказчика для Сотрудников, которые к нему прикреплены» и нажмите «Сохранить».
                                                                                                                Рис. 217 «Сделать видимыми все Вакансии Заказчика для Сотрудников, которые к нему прикреплены»
                                                                                                                После этого в подразделе «Аккаунты» выберите нужного Сотрудника и кликните справа от его ФИ «Редактировать» (Рис. 218). А затем укажите конкретного Заказчика и нажмите «Сохранить» (Рис. 219). После этого пользователю с ограниченными правами доступа к Вакансиям станут доступны к просмотру все Вакансии, привязанные к карточке конкретного Заказчика в сервисе, все Кандидаты, отобранные на данные Вакансии, а также записи в Ленте событий и События (Статусы) в Календаре по этой Вакансии.
                                                                                                                Рис. 218 Подраздел «Аккаунты»
                                                                                                                Рис. 219 Права доступа конкретного пользователя
                                                                                                                10.4 Настройка поля «При создании Вакансии в поле «Ответственный рекрутер» показывать только пользователей с правами Рекрутера и Администратора»
                                                                                                                Для того, чтобы в Вакансии в поле «Ответственный рекрутер» показывались только пользователи с правами Рекрутера и Администратора, поставьте галочку в окошке рядом с полем «При создании Вакансии в поле «Ответственный рекрутер» показывать только пользователей с правами Рекрутера и Администратора» и нажмите «Сохранить».
                                                                                                                Рис. 220 Поле «При создании Вакансии в поле «Ответственный рекрутер» показывать только пользователей с правами Рекрутера и Администратора»
                                                                                                                10.5 Создание «Ответственного рекрутера» по умолчанию
                                                                                                                При создании Вакансии Ответственным рекрутером по умолчанию становитесь Вы сами. Если хотите, чтобы при создании Вакансии другой Сотрудник по умолчанию становился Ответственным рекрутером, выберите нужное Вам ФИ Сотрудника в поле «Ответственный рекрутер» и нажмите «Сохранить». Эта настройка действует на аккаунтах всех Пользователей.
                                                                                                                Рис. 221 Ответственный рекрутер по умолчанию
                                                                                                                10.6 Настройка языка интерфейса для всех Новых Аккаунтов
                                                                                                                В подразделе «Компания» можно выбрать язык интерфейса для всех Новых Аккаунтов. Так как в сервисе могут работать англоязычные пользователи, Администратор может выбрать в поле «Язык интерфейса для всех новых аккаунтов» английский язык («English») и нажать «Сохранить».
                                                                                                                Рис. 222 «Язык интерфейса для всех новых пользователей»
                                                                                                                Затем зайдите в подраздел «Аккаунты», создайте доступ для Нового Аккаунта, введите данные пользователя и нажмите «Создать». Обязательными являются поля Имя и Почта.
                                                                                                                Рис. 223 Создание доступа для Нового Аккаунта
                                                                                                                Пользователю придёт письмо с доступами и ссылкой, ведущей на сайт. После авторизации по умолчанию интерфейс будет отображаться на английском языке.
                                                                                                                11. Шаблоны писем
                                                                                                                11.1 Настройка основных полей
                                                                                                                В подразделе «Шаблоны писем» заполните следующие поля:

                                                                                                                – название Шаблона (Название Шаблона будет отображаться только в сервисе, Кандидатам это название видно не будет)
                                                                                                                – видимость («Общие шаблоны» — Шаблон в сервисе будет доступен всем пользователям Вашей компании; «Только мои» — Шаблон в сервисе будет доступен только Вам)
                                                                                                                – тип получателя (чья почта будет автоматически подтягиваться в поле «Кому» в окне отправки письма – перед отправкой письма в поле «Кому» почту получателя можно изменить)
                                                                                                                – Статус Кандидата (можно сохранить Шаблон под определённый Статус. После сохранения Шаблона под Статус, если пользователь назначает Кандидату этот Статус и в окне назначения Статуса нажимает кнопку «Сохранить и отправить», автоматически открывается Окно отправки письма и сохраненный под определённый Статус Шаблон выбирается автоматически. Без проставленной галочки в чек-боксе «Отправлять после создания статуса» Шаблон не будет автоматически выбираться в окне отправки Письма).

                                                                                                                Если Вам необходима автоматическая отправка писем после создания Статусов, то можно воспользоваться функционалом Напоминаний. Более подробно по ссылке.
                                                                                                                Рис. 224 Шаблоны писем. Основные поля
                                                                                                                11.2 «Тема письма» и «Текст письма»
                                                                                                                Заполните поля «Тема письма» (без указания темы Письмо не отправится) и «Текст письма» (Рис. 225), при необходимости используя теги из списка (Рис. 226), и нажмите «Сохранить». Когда Вы будете отправлять Письмо, вместо тегов из различных разделов сервиса в текст Письма загрузится соответствующая информация.
                                                                                                                Рис. 225 «Тема письма» и «Текст письма».
                                                                                                                Рис. 226 Теги
                                                                                                                Рис. 227 Пример шаблона письма с добавленными тегами
                                                                                                                11.3 Прикрепление файлов
                                                                                                                К Шаблону во вкладке «Шаблоны писем» можно прикрепить файлы (Рис. 228). Как только Вы в последующем выберете Шаблон, все файлы прикрепятся к Письму автоматически. К Шаблону можно прикрепить файлы общим размером 30 Мб — это максимальный размер файлов, который пропускают почтовые сервера (если прикреплять файлы из других разделов сервиса к Письму, их общий размер не должен превышать 5 Мб).
                                                                                                                Рис. 228 Прикрепление файлов
                                                                                                                11.4 Добавление HTML-шаблонов письма
                                                                                                                Если Вы хотите создать Шаблон HTML-письма, кликните в окне «Текст письма» кнопку «Вставить HTML-код письма» в правом верхнем углу.
                                                                                                                Рис. 229 HTML-код письма
                                                                                                                11.5 Редактирование шаблонов
                                                                                                                Созданные Шаблоны будут отображаться во вкладке «Шаблоны писем» в левой части страницы. Чтобы отредактировать созданный Шаблон, кликните на него в меню. Отредактируйте необходимую информацию и нажмите «Сохранить».
                                                                                                                Рис. 230 Шаблоны
                                                                                                                12. Подраздел «Безопасность»
                                                                                                                12.1 Изменение пароля
                                                                                                                В подразделе «Безопасность» можно изменить текущий пароль от аккаунта в сервисе.
                                                                                                                Рис. 231 Подраздел «Безопасность»
                                                                                                                13. Формы
                                                                                                                13.1 Создание Формы
                                                                                                                В этом подразделе можно создать Форму или отредактировать созданные ранее Формы. Для создания новой Формы кликните «Создать форму» в правом верхнем углу.
                                                                                                                Рис. 232 Создание Формы
                                                                                                                На открывшейся странице выберите, какой тип Формы Вы хотите создать:

                                                                                                                – опрос (Форма прикрепляется к Публикации на Карьерном портале)
                                                                                                                – обратная связь (Форма прикрепляется к профилю Кандидата).
                                                                                                                Рис. 233 Заполнение полей новой Формы
                                                                                                                При выборе типа Формы «Обратная связь» доступны два дополнительных параметра для подключения: «Разрешить редактирование опубликованной и назначенной на другого формы» — если будет включен этот параметр, то после публикации (сохранения) заполненной Формы ее смогут редактировать все пользователи Вашей компании.

                                                                                                                Автоматически считать «Общую оценку» как среднюю по всем 5-балльным оценкам — если включен этот параметр, то если в Форме есть другие вопросы с оценкой в 5 баллов, общий балл в конец Формы будет подсчитан автоматически.

                                                                                                                Затем заполните поле «Название формы» и нажмите «Добавить вопрос» (Рис. 234). Вы можете выбрать тип ответа на вопрос, кликнув на необходимый из списка:

                                                                                                                – В поле «Введите вопрос» под цифрой 1 на рисунке 201 можно ввести желаемый вопрос
                                                                                                                – Под цифрой 2 находится кнопка «Дублировать вопрос»
                                                                                                                – В поле под цифрой 3 можно выбрать формат ответа:

                                                                                                                • Текст (строка)
                                                                                                                • Текст (абзац)
                                                                                                                • Один из списка
                                                                                                                • Несколько из списка
                                                                                                                • Оценка 5 баллов.

                                                                                                                – Иконка «*» под цифрой 4 позволяет сделать вопрос обязательным.
                                                                                                                Рис. 234 Типы ответов на вопрос
                                                                                                                После того, как Вы добавите необходимое количество вопросов и настроите их форматы, нажмите на кнопку «Сохранить». Теперь Ваша Форма появится в списке всех Форм.
                                                                                                                14. Подраздел «Аккаунты»
                                                                                                                14.1 Создание новых Аккаунтов
                                                                                                                «Аккаунты» – это подраздел доступный только Администраторам. В этом разделе можно создать новые Аккаунты, кликнув на «+» в правом верхнем углу.
                                                                                                                Рис. 235 Создание нового Аккаунта
                                                                                                                При создании аккаунта необходимо указать следующие данные:

                                                                                                                – Фамилию и Имя
                                                                                                                – Email.

                                                                                                                Поля ниже заполняются при необходимости:

                                                                                                                – телефон
                                                                                                                – тип аккаунта и роль (если роль не выбрана, то создастся аккаунт с ролью Администратора)
                                                                                                                – поле «Заказчик» (см. пункт 10.3 Ограничение прав доступа).
                                                                                                                Рис. 236 Создание нового Аккаунта
                                                                                                                Информацию по стандартным ролям, которые есть в системе, по правам доступа, действующим на них, можно посмотреть, кликнув на значок «?» вверху справа от поля «Тип аккаунта и роль». Роль — это сущность с определенными правами доступа, которые начинают действовать при ее назначении пользователю. Роли создаются технической поддержкой компании FriendWork.

                                                                                                                Если текущие роли не подходят, то Вы можете написать в техническую поддержку (см. пункт 16. Обучающие материалы по работе с сервисом FriendWork) или на почту support@friendwork.ru, или связаться по номеру телефона +7 (495) 150-25-70, доб. 2, +7 (812) 748-22-70, доб. 2) и наши специалисты создадут новую роль по Вашему запросу. Необходимые ограничения прав можно выбрать из списка ниже (см. пункт 14.2 Разграничение прав доступа (список доступных ограничений)).
                                                                                                                Рис. 237 Заполнение полей. Инструкция по распределению ролей
                                                                                                                14.2 Разграничение прав доступа (список доступных ограничений)
                                                                                                                Два типа сотрудников — полный доступ и ограниченный.Роль для аккаунта Рекрутера: добавление новых Кандидатов доступно. Роль для аккаунта нанимающего менеджера/заказчика: добавление новых Кандидатов недоступно.

                                                                                                                – Сотрудники видят только те Вакансии, где они выбраны Ответственными или назначены на них/все Вакансии.

                                                                                                                – Создание Вакансий доступно/недоступно.

                                                                                                                – Редактирование видимых Вакансий доступно (только для видимых)/недоступно.

                                                                                                                – Удаление видимых Вакансий доступно (только для видимых)/недоступно.

                                                                                                                – Заказчики видны все, доступно их создание и редактирование/Заказчики недоступны.

                                                                                                                – Сотрудники видят Кандидатов, отобранных на видимые для них Вакансии и без Вакансий/Сотрудники видят только Кандидатов, отобранных на видимые для них Вакансии/всех Кандидатов, если видимость Вакансий не ограничивалась.

                                                                                                                – Редактирование видимых Кандидатов доступно/недоступно.

                                                                                                                – Удаление видимых Кандидатов доступно/недоступно.

                                                                                                                – Видны только события в Календаре и расписании (раздел Календаря) на доступные Вакансии.

                                                                                                                – В видимых Кандидатах в лентах видны только События на доступные для просмотра Вакансии.

                                                                                                                – Создание и редактирование Событий и Комментариев — все/только свои/недоступно.

                                                                                                                – Удаление Событий и Комментариев — все/только свои/недоступно.

                                                                                                                – Видимость приватных Комментариев на доступные Вакансии: все/только свои/недоступно.

                                                                                                                – Создание и редактирование приватных Комментариев — все/только свои/недоступно.

                                                                                                                – Видимость записей в ленте Событий по Вакансиям, к которым нет доступа: да/нет.

                                                                                                                – Видимость контактов Кандидатов: да/нет.

                                                                                                                – Видимость зарплатных ожиданий Кандидатов: да/нет.

                                                                                                                – Экспорт лонг-листов и Расширенного отчета: да/нет.

                                                                                                                – Аналитика недоступна/доступна только по доступным для просмотра Вакансиям.

                                                                                                                – Шаблоны писем доступны, но редактирование общих Шаблонов запрещено.
                                                                                                                14.3 Сортировка и редактирование Аккаунтов
                                                                                                                Вы можете отсортировать Аккаунты. Сортировка возможна по:

                                                                                                                – типу Аккаунта
                                                                                                                – Роли
                                                                                                                – Статусу («Все аккаунты», «Активные», «Заблокированные»)
                                                                                                                – Заказчику.
                                                                                                                Рис. 238 Сортировка Аккаунтов
                                                                                                                Для того, чтобы отредактировать или заблокировать Аккаунт, нажмите на одну из иконок справа справа от ФИ Сотрудника (Рис. 239).
                                                                                                                Рис. 239 Редактирование и блокирование аккаунта Кандидата
                                                                                                                Чтобы разблокировать Аккаунт, нажмите на кнопку «Восстановить».
                                                                                                                Рис. 240 Как разблокировать Аккаунт
                                                                                                                15. Статусы
                                                                                                                15.1 Редактирование Статусов и Подстатусов
                                                                                                                Редактировать Статусы и Подстатусы можно нажатием значка справа от их названия (Рис. 241). Отредактировать можно:

                                                                                                                – название
                                                                                                                – тип (только у Статуса)
                                                                                                                – цвет.
                                                                                                                Рис. 241 Редактирование Статуса (1)
                                                                                                                Подробную инструкцию по работе со Статусами можно посмотреть, кликнув на значок «?» в правом верхнем углу (Рис. 242).
                                                                                                                Рис. 242 Редактирование Статуса (2)
                                                                                                                15.2 Создание Статусов
                                                                                                                К уже имеющимся Статусам можно добавить новые, кликнув «Создать статус» в правом верхнем углу. После этого необходимо заполнить появившиеся поля:

                                                                                                                – название Статуса
                                                                                                                – тип Статуса
                                                                                                                – сделать Подстатусом (если необходимо)
                                                                                                                – цвет Статуса.

                                                                                                                После того, как информация внесена, нажмите «Создать».
                                                                                                                Рис. 243 Создание Статуса
                                                                                                                15.3 Архивирование Статуса
                                                                                                                Статусы можно архивировать, нажав на значок «Архивировать» в меню справа (Рис. 244). Все заархивированные Статусы можно восстановить (Рис. 245). Заархивированные Статусы находятся под списком Статусов.
                                                                                                                Рис. 244 Архивирование Статуса
                                                                                                                Рис. 245 Восстановление Статуса
                                                                                                                Если Статус является последним назначенным Кандидатам по какой-либо Вакансии, Вы не можете его заархивировать, пока не переведёте Кандидатов с архивируемого Статуса на Статус, который не планируете удалять, по той же вакансии. Вы можете отфильтровать Кандидатов по последнему назначенному Статусу во вкладке «Кандидаты» (подробнее в пункте 5.1 Список Кандидатов) и, используя «Массовое назначение статусов», назначить другой Статус вместо удаляемого Статуса по той же Вакансии (см. пункт 5.5 Массовые действия).
                                                                                                                Рис. 246 Запрет на архивирование последних назначенных Статусов
                                                                                                                16. Обучающие материалы по работе с сервисом FriendWork
                                                                                                                16.1 Обучающие материалы
                                                                                                                Посмотреть видео и инструкции по функционалу сервиса FriendWork можно, кликнув на иконку с вопросительным знаком и выбрав в открывшемся меню пункт «Обучающие статьи и материалы» (Рис. 247). После этого откроется страница со списком обучающих видео и статей (Рис. 248).
                                                                                                                Рис. 247 «Помощь»
                                                                                                                Рис. 248 Страница со списком обучающих видео и статей
                                                                                                                16.2 Чат для связи с технической поддержкой
                                                                                                                При возникновении вопросов свяжитесь с техподдержкой.

                                                                                                                Чтобы связаться со службой технической поддержки, кликните на иконку с вопросительным знаком и выберите в открывшемся меню пункт «Чат с техподдержкой» (Рис. 249). В открывшемся чате Вы сможете задать вопросы специалисту (Рис. 250).
                                                                                                                Рис. 249 Техподдержка
                                                                                                                Рис. 250 Чат с техподдержкой